So nutzen Sie ChatGPT für Gmail
GPT for Gmail ist ein Google-Add-on, das KI einsetzt, um überzeugendere E-Mails zu schreiben, die Ihre Botschaft auf den Punkt bringen und dabei stets frisch klingen.
Originalität trotz Wiederholung ist eine harte Nuss: Manche Aufgaben müssen immer wieder erledigt werden, aber jedes Mal anders. Sie müssen zum Beispiel regelmäßig Erinnerungs-E-Mails verschicken, möchten aber, dass jede einzelne davon frisch klingt. Und danach soll das Ganze noch einmal passieren, diesmal auf Spanisch. Genau hier kann KI Ihnen zu Hilfe eilen.
GPT for Gmail ist Teil der Tool-Suite GPT Workspace, die KI-Funktionen für Google Sheets, Google Docs, Google Slides und Gmail bereitstellt.
Was ist GPT for Gmail?
GPT for Gmail ist ein Google-Add-on zum Schreiben von E-Mails mit ChatGPT, das KI einsetzt, um überzeugendere E-Mails zu verfassen, die Ihre Botschaft auf den Punkt bringen und dabei stets frisch klingen. Zu den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten gehören Massenmitteilungen an Teammitglieder und Kunden sowie das Verfassen von Marketing-Mails und Einladungen in beliebiger Anzahl.
Wenn Sie beispielsweise in Ihrem Unternehmen für die Lead-Generierung zuständig sind, ist es Ihre Aufgabe, immer neue, gezielte Wege zu finden, um Menschen von Ihren Produkten zu überzeugen. Ihr Prompt könnte lauten: „Schreibe eine E-Mail, die die Leute darüber informiert, dass wir gerade ein Update unserer Buchhaltungssoftware veröffentlicht haben, das jetzt über eine Quickbooks-Integration verfügt.“
Sagen Sie dem Tool anschließend, dass es die CFOs mittelständischer Unternehmen im Mittleren Westen ansprechen soll, und Sie erhalten Inhalte, die genau auf diese Zielgruppe zugeschnitten sind.
Für wen ist es gedacht?
CMOs, die ein Tool für Inbound- und Outbound-E-Mail-Kampagnen benötigen, um Interessenten und potenzielle Neukunden zu kontaktieren.
Lehrkräfte, Universitäten und Bildungseinrichtungen, die ihren Studierenden am Ende der Woche, des Monats oder des Semesters Feedback geben oder Prüfungs- und Testergebnisse mitteilen möchten.
Vereine, NGOs und Clubs, die neue Mitglieder anwerben, einen Wettbewerb bewerben, einen Projekt-Aufruf starten oder den Kontakt zu ihrem Mitgliederbestand pflegen möchten.
Unternehmen und Profis jeder Art und Größe, die Wege suchen, um Kontakt zu einer Kaltakquise-Liste potenzieller Kunden aufzunehmen.
Und alle, die E-Mail-Inhalte an ein breites und vielfältiges Publikum ausliefern müssen.
Warum ist GPT for Gmail wichtig?
Professionell wirkende E-Mails schreiben
Der eigentliche Sinn von KI besteht darin, neue Ideen hervorzubringen, auf die Sie selbst vielleicht nicht gekommen wären. Das gelingt ihr, indem sie auf ein gewaltiges Datennetz zugreift und dieses mithilfe eines sogenannten neuronalen Netzwerks nach Lösungen für Fragen wie Ihrer durchsucht. Die gefundenen Lösungen überträgt sie dann auf Ihr Beispiel.
Da der KI so viele Beispiele zur Verfügung stehen, kann sie menschenähnliche Antworten und Formulierungen simulieren und Texte hervorbringen, die originell klingen und Ihre Botschaft für Sie transportieren. Das erhöht die Chance auf eine positive Resonanz und kann die gesamte Kommunikation mit Leads, Kunden und Partnern verbessern.
Zeit und Aufwand sparen
Mit GPT wird der E-Mail-Versand fast zur Nebensache. Entwürfe entstehen in Sekunden, was gerade für E-Mail-Marketer ein echter Gewinn ist, denn dort kommt es wirklich auf die Menge der versendeten E-Mails an. Und da sich zahlreiche Einstellungen anpassen lassen, erstellen Sie E-Mails, die für jeden einzelnen Empfänger richtig personalisiert sind, was die Chance auf Conversions erhöht.
Nützlich ist das allerdings nicht nur für E-Mail-Marketer: Von GPT for Gmail kann jeder profitieren. Wer seine E-Mail-Prozesse automatisiert, kann seine Prioritäten auf andere Aufgaben legen.
Wie verwenden Sie GPT for Gmail?
Ist GPT for Gmail schwer zu bedienen? Nein, folgen Sie einfach diesen drei Schritten, um loszulegen:
Das Add-on installieren
Sie können GPT for Gmail direkt über den Google Workspace Marketplace installieren, und zwar ganz einfach per Klick auf die Schaltfläche „Installieren“.
Schnellantwort aus dem Posteingang
Öffnen Sie in Gmail das Add-on über das Menü in der rechten Seitenleiste und wählen Sie eine schnelle Antwort direkt aus den drei vorgeschlagenen Antworten aus, oder schreiben Sie einen Prompt für eine individuelle Antwort.
E-Mail verfassen
Öffnen Sie das Add-on im Verfassen-Fenster.
Geben Sie dem Assistenten Kontext für die E-Mail, indem Sie einen Prompt schreiben, zum Beispiel: „Schreibe eine E-Mail, die alle Mitglieder unseres Schwimmvereins daran erinnert, dass sich die Öffnungszeiten des Pools rund um Thanksgiving ändern.“ Wählen Sie anschließend den Ton, der am besten zu Ihrer Situation passt.
Prompt verfeinern
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu schreiben“ und geben Sie GPT for Gmail weitere Kontextinformationen, um genau die richtige Antwort zu erhalten oder verschiedene E-Mails zum selben Thema, aber für unterschiedliche Zielgruppen zu verfassen. Sie können auch einen neuen Entwurf generieren, den vorgeschlagenen Entwurf erweitern oder ihn kürzen.
Fügen Sie die Antwort in das Verfassen-Fenster ein und versenden Sie Ihre E-Mail!
GPT Workspace
GPT for Gmail ist nur ein Teil von GPT Workspace. Mit Workspace generieren Sie Inhalte, Listen und Arrays, Blogs und Reden in Google Sheets oder Google Docs und erstellen sogar Pitch-Decks mit Bildern in Google Slides.
Anwendungsfälle
GPT for Gmail lässt sich auf viele verschiedene Arten einsetzen. Dazu gehören:
E-Mails an Ihre Kunden, Partner oder Interessenten senden, ob Sie nun in einem Großkonzern arbeiten oder ein kleines Startup führen.
Eine Newsletter-Lösung, um in regelmäßigen Abständen Newsletter zu Ihren neuesten Produkten, Funktionen, Aktionen, Rabatten, Neuigkeiten, Kennzahlen und Umfragen sowie zur Vorstellung neuer Teammitglieder zu versenden.
Saisonale und festliche Grüße zu verschiedenen Anlässen wie Neujahr, Geburtstagen, Thanksgiving, Halloween und Weihnachten versenden.
Menschen zu beruflichen und privaten Veranstaltungen wie Webinaren, Hochzeiten, Messen, Konferenzen und Meetups einladen und die Rückmeldungen verwalten.
Bewerbungen: sich auf viele Stellen gleichzeitig bewerben, mit Anschreiben, die gezielt auf den Markt oder Sektor der jeweiligen Rolle zugeschnitten sind.
Mehrere personalisierte Dankes-E-Mails schreiben, etwa an HR-Recruiter, Crowdfunding-Unterstützer, Product-Hunt-Upvoter, Business Angels oder Freunde und Familie.
Effiziente Kaltakquise per E-Mail oder Follow-up-Kampagnen durchführen, um für Ihr Vertriebsteam neue Leads zu gewinnen.
PR-Kampagnen steuern, indem Sie Journalisten oder Influencer mit gezielten Botschaften kontaktieren.
Fazit
Um KI wurde in letzter Zeit viel Hype und Angstmache betrieben, und Branchengrößen wie Elon Musk und Martha Lane Fox haben sich zu Pro und Contra, zu Einsatzmöglichkeiten und Fähigkeiten geäußert. GPT for Gmail ist ein Beispiel dafür, wie sich KI nutzen lässt, um Ihre E-Mail-Kommunikation zu verbessern und klüger und schneller zu arbeiten. Denken Sie nur daran, sie für das Gute einzusetzen und nicht für das Böse, denn mit der großen Macht der KI kommt große Verantwortung.
Bereit, loszulegen? Installieren Sie GPT for Gmail kostenlos über den Google Workspace Marketplace und schreiben Sie noch heute bessere E-Mails.