Comment utiliser ChatGPT avec Gmail

Allier originalité et répétition, voilà un vrai défi. Pourtant, certaines tâches doivent être répétées, mais différemment à chaque fois. Prenez les rappels par e-mail : vous devez les envoyer régulièrement, tout en voulant que chacun sonne frais et nouveau. Et ensuite, il faut tout recommencer… en espagnol. C’est là que l’IA peut vous sauver la mise.

GPT for Gmail fait partie de la suite d’outils GPT Workspace, qui ajoute des capacités d’IA à Google Sheets, Docs, Slides et Gmail.

Qu’est-ce que GPT for Gmail ?

GPT for Gmail est un module complémentaire Google de rédaction d’e-mails avec ChatGPT, conçu pour exploiter l’IA afin de rédiger des e-mails plus percutants, qui font passer votre message tout en gardant un ton frais et naturel. Ses usages sont multiples : envoi de communications groupées aux membres de vos équipes et à vos clients, ou rédaction de plusieurs campagnes d’e-mailing marketing et d’invitations.

Par exemple, si vous êtes responsable de la génération de leads dans votre organisation, votre rôle est de trouver sans cesse de nouvelles approches ciblées pour convaincre les gens d’essayer vos produits. Votre prompt pourrait dire : « Rédige un e-mail pour annoncer que nous venons de publier une mise à jour de notre logiciel de comptabilité, qui s’intègre désormais à Quickbooks ».

Précisez ensuite que vous ciblez les directeurs financiers (CFO) des entreprises de taille intermédiaire du Midwest, et vous obtiendrez un contenu adapté à cette audience.

À qui s’adresse-t-il ?

Les directeurs marketing (CMO) à la recherche d’un outil de campagnes e-mail entrantes et sortantes pour contacter des prospects et de nouveaux clients potentiels.

Enseignants, universités et établissements d’enseignement qui souhaitent envoyer des retours à leurs étudiants en fin de semaine, de mois ou de semestre, ou communiquer les résultats d’examens et de tests.

Associations, ONG et clubs qui cherchent à attirer de nouveaux adhérents, à promouvoir un concours, lancer un appel à projets, ou dialoguer avec leur base de membres.

Entreprises et professionnels de toutes tailles et de tous horizons, en quête de solutions pour toucher par e-mail une liste de clients potentiels à démarcher à froid.

Et toute personne qui doit diffuser du contenu par e-mail auprès d’un large public varié.

Pourquoi GPT for Gmail est-il essentiel ?

Rédiger des e-mails professionnels

Tout l’intérêt de l’IA est de proposer des idées nouvelles auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé. Pour cela, elle puise dans un vaste réseau de données et y recherche, grâce à ce qu’on appelle un réseau de neurones, des solutions à des questions similaires à la vôtre. Elle applique ensuite les solutions trouvées à votre cas précis.

Grâce à cette multitude d’exemples, l’IA est capable de simuler des réponses et des formulations proches du langage humain, et de produire un texte original qui transmet votre message pour vous. Cela augmente vos chances d’obtenir une réponse positive et peut améliorer globalement votre communication avec vos leads, vos clients et vos partenaires.

Gagner du temps et de l’énergie

Avec l’aide de GPT, envoyer des e-mails devient un jeu d’enfant. Les brouillons se rédigent en quelques secondes, ce qui est particulièrement précieux pour les spécialistes du marketing par e-mail, pour qui le volume d’envois compte vraiment. Et comme vous pouvez ajuster de nombreux paramètres, vous pourrez créer des e-mails correctement personnalisés pour chacun de vos destinataires, ce qui se traduit par un taux de conversion plus élevé.

Mais ce n’est pas réservé aux experts en e-mailing : tout le monde peut tirer profit de GPT for Gmail. En automatisant vos processus d’envoi, vous pouvez concentrer vos priorités ailleurs.

Comment utiliser GPT for Gmail ?

GPT for Gmail est-il compliqué à utiliser ? Pas du tout. Il vous suffit de suivre ces trois étapes pour commencer :

Installer le module complémentaire

Vous pouvez installer GPT for Gmail depuis le Google Workspace Marketplace, en un simple clic sur le bouton « Installer ».

Réponse rapide depuis la boîte de réception

Dans Gmail, ouvrez le module complémentaire depuis le menu de la barre latérale droite, puis choisissez une réponse rapide parmi les 3 réponses proposées, ou rédigez un prompt pour obtenir une réponse personnalisée.

Rédiger un e-mail

Ouvrez le module complémentaire depuis la fenêtre de rédaction.

Donnez du contexte à l’assistant en rédigeant un prompt. Par exemple : « Rédige un e-mail pour rappeler à tous les membres de notre club de natation que les horaires d’ouverture de la piscine changent pendant la période de Thanksgiving ». Sélectionnez ensuite le ton le plus adapté à votre situation.

Affiner votre prompt

Cliquez sur le bouton « Réécrire » et donnez à GPT for Gmail des informations contextuelles supplémentaires pour obtenir exactement la réponse qu’il vous faut, ou pour rédiger plusieurs e-mails sur le même sujet, mais ciblés vers des groupes différents. Vous pouvez aussi régénérer un nouveau brouillon, allonger le brouillon proposé ou le raccourcir.

Insérez la réponse dans la fenêtre de rédaction et envoyez votre e-mail !

GPT Workspace

GPT for Gmail n’est qu’une des composantes de GPT Workspace. Avec Workspace, vous pouvez générer du contenu, des listes et des tableaux, des articles de blog, des discours dans Sheets ou Docs, et même des pitch decks illustrés dans Google Slides.

Cas d’usage

GPT for Gmail peut vous servir de mille et une façons. Parmi les cas d’usage :

Envoyer des e-mails à vos clients, partenaires ou prospects, que vous fassiez partie d’une grande entreprise ou que vous dirigiez une petite startup.

Une solution de newsletter pour envoyer régulièrement des lettres d’information sur vos nouveaux produits, fonctionnalités, promotions, remises, actualités, chiffres clés, sondages, ou pour présenter vos nouvelles recrues.

Des vœux saisonniers et de fin d’année à différentes périodes : nouvelle année, anniversaires, Thanksgiving, Halloween, Noël.

Inviter des participants à des événements professionnels ou personnels comme des webinaires, des mariages, des salons, des conférences et des meetups, et gérer les réponses.

Les candidatures : postuler à de nombreux postes à la fois, avec des lettres de motivation ciblées sur le marché ou le secteur propre à chaque offre.

Rédiger plusieurs e-mails de remerciement personnalisés à l’attention des recruteurs RH, des soutiens de vos campagnes de crowdfunding, des internautes qui ont voté pour vous sur Product Hunt, des business angels, ou de vos proches.

Mener des campagnes d’e-mailing à froid ou de relance efficaces pour générer de nouveaux leads, au profit de vos équipes commerciales.

Gérer vos campagnes de relations presse en contactant des journalistes ou des influenceurs avec des messages ciblés.

Conclusion

Ces derniers temps, l’IA a fait l’objet de beaucoup de battage médiatique et de discours alarmistes, avec des poids lourds du secteur comme Elon Musk ou Martha Lane Fox qui se sont prononcés sur ses avantages et ses inconvénients, ses usages et ses capacités. GPT for Gmail est un cas concret où l’IA sert à améliorer votre communication par e-mail et vous aide à travailler de manière plus intelligente et plus rapide. N’oubliez pas de l’utiliser pour faire le bien plutôt que le mal : avec le grand pouvoir de l’IA vient une grande responsabilité.

Envie de vous lancer ? Installez GPT for Gmail gratuitement depuis le Google Workspace Marketplace et commencez dès aujourd’hui à rédiger de meilleurs e-mails.