Come usare ChatGPT per Gmail

Conciliare originalità e ripetitività è una vera sfida: a volte ci sono compiti da svolgere più e più volte, ma ogni volta in modo diverso. Un esempio classico? Le email di promemoria periodiche, che però devono suonare sempre fresche e originali. E poi, magari, tocca rifarle da capo, ma in spagnolo. È qui che l’intelligenza artificiale corre in tuo soccorso.

GPT for Gmail fa parte della suite di strumenti GPT Workspace, che aggiunge funzionalità di IA a Google Sheets, Docs, Slides e Gmail.

Che cos’è GPT for Gmail?

GPT for Gmail è un componente aggiuntivo di Google per scrivere email con ChatGPT, pensato per sfruttare l’intelligenza artificiale e scrivere email più convincenti, capaci di trasmettere davvero il tuo messaggio e di suonare sempre fresche. Tra i suoi molteplici utilizzi ci sono le comunicazioni di massa a collaboratori e clienti, oppure la stesura di più campagne di email marketing e inviti.

Facciamo un esempio: se ti occupi di lead generation per la tua organizzazione, il tuo compito è escogitare continuamente nuovi modi mirati per convincere le persone a provare i tuoi prodotti. Il tuo prompt potrebbe dire: «scrivi un’email per annunciare che abbiamo appena rilasciato un aggiornamento del nostro software contabile, che ora si integra con Quickbooks».

A questo punto chiedigli di rivolgersi ai CFO delle aziende di medie dimensioni del Midwest e otterrai un contenuto pensato esattamente per quel target.

A chi si rivolge?

Ai CMO che hanno bisogno di uno strumento per campagne email inbound e outbound con cui contattare prospect e potenziali nuovi clienti.

A docenti, università e istituti di formazione che vogliono inviare feedback agli studenti a fine settimana, mese o semestre, oppure comunicare i risultati di esami e verifiche.

Ad associazioni, NGO e club in cerca di nuovi iscritti, che vogliono promuovere un concorso, lanciare un bando per progetti o interagire con il proprio database di soci.

Ad aziende e professionisti di ogni tipo e dimensione, alla ricerca di modi per contattare una lista di potenziali clienti tramite cold email.

E a chiunque debba inviare contenuti via email a un pubblico ampio e variegato.

Perché GPT for Gmail è importante?

Scrivere email dall’aspetto professionale

Lo scopo principale dell’IA è proporre idee nuove che forse non ti sarebbero venute in mente. L’IA ci riesce accedendo a una rete enorme di dati, che esplora alla ricerca di soluzioni a domande come la tua grazie a quella che viene chiamata rete neurale, per poi applicare le soluzioni trovate al tuo caso specifico.

Grazie alla quantità di esempi a cui può attingere, l’IA è in grado di simulare risposte e formule simili a quelle umane e di produrre testi dal suono originale che trasmettono il messaggio al posto tuo. Questo aumenta le probabilità di ricevere una risposta positiva e può migliorare la comunicazione complessiva con lead, clienti e partner.

Risparmiare tempo ed energie

Con l’aiuto di GPT, inviare email diventa quasi un gioco da ragazzi. Le bozze si preparano in pochi secondi, il che è particolarmente utile per chi fa email marketing, dove il volume di email inviate fa davvero la differenza. E dato che puoi regolare una serie di impostazioni, potrai creare email personalizzate come si deve per ciascun destinatario, con maggiori probabilità di conversione.

Ma i vantaggi non riguardano solo gli email marketer: chiunque può trarre beneficio da GPT for Gmail. Automatizzando i processi legati alle email, potrai concentrare le tue priorità altrove.

Come si usa GPT for Gmail?

È difficile usare GPT for Gmail? No: basta seguire questi tre semplici passaggi per iniziare.

Installare il componente aggiuntivo

Puoi installare GPT for Gmail dal Google Workspace Marketplace, semplicemente cliccando sul pulsante «Installa».

Risposta rapida dalla posta in arrivo

In Gmail, apri il componente aggiuntivo dal menu della barra laterale destra e scegli una risposta rapida direttamente tra le 3 risposte suggerite, oppure scrivi un prompt per una risposta personalizzata.

Scrivere una nuova email

Apri il componente aggiuntivo dalla finestra di composizione.

Fornisci all’assistente il contesto dell’email scrivendo un prompt. Per esempio: «Scrivi un’email per ricordare a tutti i membri del nostro club di nuoto che gli orari di apertura della piscina cambieranno in occasione delle festività del Giorno del Ringraziamento». Seleziona quindi il tono più adatto alla tua situazione.

Perfezionare il prompt

Clicca sul pulsante «Riscrivi» e fornisci a GPT for Gmail ulteriori informazioni di contesto per arrivare esattamente alla risposta giusta, oppure per scrivere email diverse sullo stesso tema ma rivolte a target differenti. Puoi anche rigenerare una nuova bozza, allungare quella proposta o accorciarla.

Inserisci la risposta nella finestra di composizione e invia la tua email!

GPT Workspace

GPT for Gmail è solo una parte di GPT Workspace. Con Workspace puoi generare contenuti, elenchi e array, blog, discorsi in Sheets o Docs, e persino pitch deck con immagini in Google Slides.

Casi d’uso

GPT for Gmail si può usare in tanti modi diversi. Tra i casi d’uso:

Inviare email a clienti, partner o prospect, che tu faccia parte di una grande azienda o che tu stia gestendo una piccola startup.

Una soluzione per le newsletter, per inviare aggiornamenti periodici su prodotti, funzionalità, promozioni, sconti, novità, metriche, sondaggi e sull’arrivo di nuovi colleghi.

Messaggi di auguri stagionali e festivi nei diversi periodi dell’anno: capodanno, compleanni, Giorno del Ringraziamento, Halloween e Natale.

Invitare persone a eventi professionali e personali come webinar, matrimoni, fiere, conferenze e meetup, e gestire le relative risposte.

Candidature: fare domanda per più posizioni contemporaneamente, con lettere di presentazione mirate al mercato o al settore specifico della mansione.

Scrivere più email di ringraziamento personalizzate per recruiter HR, sostenitori di campagne di crowdfunding, utenti che hanno votato il tuo prodotto su Product Hunt, business angel, oppure amici e familiari.

Gestire campagne di cold emailing o di follow-up efficienti per generare nuovi lead a beneficio dei tuoi venditori.

Gestire campagne di PR contattando giornalisti o influencer con messaggi mirati.

Conclusione

Negli ultimi tempi si è parlato molto di IA, tra entusiasmo esagerato e allarmismi, con protagonisti di spicco del settore come Elon Musk e Martha Lane Fox che si sono espressi su pro e contro, usi e capacità. GPT for Gmail è un esempio concreto di come l’intelligenza artificiale possa migliorare le tue email e aiutarti a lavorare in modo più intelligente e veloce. Ricorda solo di usarla per il bene e non per il male: da un grande potere derivano grandi responsabilità.

Pronto a iniziare? Installa GPT for Gmail gratuitamente dal Google Workspace Marketplace e inizia subito a scrivere email migliori.