Zo gebruik je ChatGPT voor Gmail

Origineel blijven terwijl je jezelf herhaalt: het is een lastige klus. Soms moet een taak nu eenmaal steeds opnieuw worden uitgevoerd, maar elke keer net even anders. Neem bijvoorbeeld regelmatige e-mailherinneringen: die wil je telkens met een frisse toon versturen. En daarna moet je alles nog eens overdoen, maar dan in het Spaans. Precies op zo’n moment komt AI je redden.

GPT for Gmail maakt deel uit van de GPT Workspace-suite, een reeks tools die AI-mogelijkheden toevoegt aan Google Sheets, Docs, Slides en Gmail.

Wat is GPT for Gmail?

GPT for Gmail is een Google-add-on voor het schrijven van e-mails met chat gpt, ontworpen om met AI overtuigender e-mails te schrijven die je boodschap helder overbrengen en telkens fris blijven klinken. De toepassingen zijn veelzijdig: van massacommunicatie naar teamleden en klanten tot het schrijven van meerdere marketingmailings en uitnodigingen.

Ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor leadgeneratie binnen je organisatie? Dan is het jouw taak om steeds nieuwe, gerichte manieren te bedenken om mensen over te halen je producten uit te proberen. Je prompt zou kunnen luiden: “schrijf een e-mail waarin we mensen laten weten dat we net een update van onze boekhoudsoftware hebben uitgebracht, die nu integreert met Quickbooks”.

Vervolgens geef je aan dat de e-mail gericht moet zijn op CFO’s van middelgrote bedrijven in het Midden-Westen, en je krijgt content die precies op die doelgroep is afgestemd.

Voor wie is het bedoeld?

CMO’s die een tool nodig hebben voor inbound- en outbound-e-mailcampagnes om prospects en potentiële nieuwe klanten te benaderen.

Docenten, universiteiten en onderwijsinstellingen die aan het einde van de week, maand of semester feedback aan hun studenten willen sturen, of bij examen- en toetsresultaten.

Verenigingen, NGO’s en clubs die nieuwe leden willen aantrekken, een wedstrijd willen promoten, een oproep voor projecten willen doen of contact willen onderhouden met hun ledenbestand.

Bedrijven en professionals van elke soort en omvang die op zoek zijn naar manieren om een koude e-maillijst met potentiële klanten te benaderen.

En iedereen die e-mailcontent moet afleveren aan een breed en gevarieerd publiek.

Waarom is GPT for Gmail belangrijk?

Professioneel ogende e-mails schrijven

Het hele idee achter AI is dat het nieuwe ideeën bedenkt die je zelf misschien niet had gehad. AI doet dit door toegang te hebben tot een enorm netwerk van data, dat doorzocht wordt op oplossingen voor vragen zoals de jouwe, met behulp van wat een neuraal netwerk wordt genoemd. De gevonden oplossingen past het vervolgens toe op jouw voorbeeld.

Omdat AI over zoveel voorbeelden beschikt, kan het menselijke reacties en formuleringen simuleren en origineel klinkende teksten produceren die jouw boodschap overbrengen. Dat vergroot de kans op een positieve reactie en verbetert de algehele communicatie met leads, klanten en partners.

Tijd en moeite besparen

Met de hulp van GPT wordt e-mails versturen vrijwel kinderspel. Concepten staan binnen enkele seconden op het scherm, wat vooral voor e-mailmarketeers een uitkomst is, want daar telt het aantal verstuurde e-mails echt. En omdat je allerlei instellingen kunt aanpassen, maak je e-mails die voor elke ontvanger goed gepersonaliseerd zijn, wat de kans op conversies vergroot.

Maar het is niet alleen nuttig voor e-mailmarketeers. Iedereen profiteert van GPT for Gmail. Door je e-mailprocessen te automatiseren, kun je je aandacht op andere prioriteiten richten.

Hoe gebruik je GPT for Gmail?

Is GPT for Gmail moeilijk in gebruik? Nee, volg gewoon deze drie eenvoudige stappen om aan de slag te gaan:

Installeer de add-on

Je installeert GPT for Gmail via de Google Workspace Marketplace, door simpelweg op de knop “Installeren” te klikken.

Snel antwoorden vanuit je inbox

Open in Gmail de add-on via het menu in de zijbalk aan de rechterkant en kies direct een van de 3 voorgestelde antwoorden, of schrijf een prompt voor een antwoord op maat.

Een e-mail opstellen

Open de add-on vanuit het opstelvenster.

Geef de assistent context voor de e-mail door een prompt te schrijven. Bijvoorbeeld: “Schrijf een e-mail waarin alle leden van onze zwemclub worden herinnerd aan de gewijzigde openingstijden van het zwembad rond de Thanksgiving-periode.” Kies vervolgens de toon die het beste past bij jouw situatie.

Verfijn je prompt

Klik op de knop “Herschrijf” en geef GPT for Gmail extra contextuele informatie om precies het juiste antwoord te krijgen, of om verschillende e-mails over hetzelfde onderwerp te schrijven, elk gericht op een andere doelgroep. Je kunt ook een nieuw concept genereren, het voorgestelde concept uitbreiden of inkorten.

Plaats het antwoord in het opstelvenster en verstuur je e-mail!

GPT Workspace

GPT for Gmail is maar één onderdeel van GPT Workspace. Met Workspace genereer je content, lijsten en arrays, blogs en toespraken in Sheets of Docs, en zelfs pitchdecks met afbeeldingen in Google Slides.

Toepassingen

Je kunt GPT for Gmail op talloze manieren inzetten. Denk bijvoorbeeld aan:

E-mails sturen naar je klanten, partners of prospects, of je nu werkt bij een groot bedrijf of een kleine startup runt.

Een nieuwsbriefoplossing om periodiek nieuwsbrieven te versturen over je nieuwste producten, functies, acties, kortingen, nieuws, cijfers, peilingen en de introductie van nieuwe medewerkers.

Seizoens- en feestgroeten op verschillende momenten, zoals de jaarwisseling, verjaardagen, Thanksgiving, Halloween en Kerstmis.

Mensen uitnodigen voor professionele en persoonlijke evenementen zoals webinars, bruiloften, vakbeurzen, congressen en meetups, en de reacties daarop beheren.

Sollicitaties: in één keer op veel vacatures reageren, met motivatiebrieven die zijn afgestemd op de specifieke markt of sector van de functie.

Meerdere gepersonaliseerde bedankmails schrijven aan HR-recruiters, crowdfunding-supporters, Product Hunt-upvoters, business angels, of vrienden en familie.

Efficiënt aan cold emailing doen of een opvolgcampagne draaien om nieuwe leads aan te jagen en te genereren voor je verkoopteam.

PR-campagnes beheren door journalisten of influencers met gerichte boodschappen te benaderen.

Conclusie

De afgelopen tijd is er veel hype en doemdenkerij rond AI, met grootheden uit de industrie als Elon Musk en Martha Lane Fox die zich uitspreken over de voor- en nadelen, het gebruik en de mogelijkheden. GPT for Gmail laat zien hoe AI je e-mailcommunicatie kan verbeteren en je slimmer en sneller kan laten werken. Gebruik het alleen voor het goede, niet voor het kwade, want bij de grote kracht van AI komt ook grote verantwoordelijkheid kijken.

Klaar om te beginnen? Installeer GPT for Gmail gratis via de Google Workspace Marketplace en schrijf vandaag nog betere e-mails.