如何在 Gmail 中使用 ChatGPT

既要重复又要原创，这可不是件容易的事。有些任务需要反复执行，但每次都得有所不同：比如你需要定期发送邮件提醒，却希望每一封都让人耳目一新；接下来还得再来一遍，只不过这次要用西班牙语。这时候，AI 就能派上大用场了。

GPT for Gmail 是 GPT Workspace 工具套件中的一员，该套件可为 Google Sheets、Docs、Slides 和 Gmail 注入 AI 能力。

什么是 GPT for Gmail？

GPT for Gmail 是一款 ChatGPT 邮件写作 Google 插件，旨在利用 AI 帮你写出更有说服力的邮件，既能把信息传达得清清楚楚，又能让每封邮件都保持新鲜感。它的用途十分广泛，包括向团队成员和客户群发通知，或撰写多封营销邮件和邀请函。

举个例子，如果你在机构里负责获客，你的职责就是不断想出有针对性的新点子，说服人们试用你们的产品。你的提示词可以这样写：“写一封邮件，告诉大家我们的会计软件刚刚发布了更新，现在已支持与 Quickbooks 集成。”

接着，再告诉它把目标受众设定为美国中西部的中型企业 CFO，它就会生成专门面向这一人群的内容。

它适合谁？

需要一款 inbound 与 outbound 邮件营销工具来联系潜在客户和新客户的 CMO。

希望在每周、每月或每学期末向学生发送反馈，或随考试成绩一起发送反馈的教师、大学及各类教育机构。

需要招募新成员、宣传比赛、征集项目提案，或与会员数据库保持互动的协会、非政府组织（NGO）和俱乐部。

希望触达潜在客户冷邮件名单的各类企业和专业人士，无论规模大小。

以及所有需要向广泛而多元的受众发送邮件内容的人。

为什么 GPT for Gmail 很重要？

写出专业得体的邮件

AI 的核心价值，就在于提出你自己未必想得到的新点子。它通过接入海量数据网络，借助所谓的“神经网络”从中搜索与你类似问题的解决方案，再把找到的方案应用到你的具体需求上。

正因为接触过海量范例，AI 才能模拟出类似人类的回应和措辞，生成听起来颇具原创性的文字，替你把信息传达出去。这有助于提高获得积极回复的概率，也能改善你与潜在客户、客户和合作伙伴的整体沟通。

省时省力

有了 GPT 的帮助，发邮件几乎变成小事一桩。邮件几秒钟就能起草完成，这对邮件营销人员尤其有用，毕竟发送量对他们来说至关重要。而且，你可以调整各种设置，为每一位收件人都做好个性化定制，这意味着更高的转化机会。

当然，受益的不只是邮件营销人员，任何人都能从 GPT for Gmail 中获益。把邮件流程自动化之后，你就可以把精力放到其他更重要的事情上。

如何使用 GPT for Gmail？

GPT for Gmail 用起来难吗？一点也不难，只需按照以下三个简单步骤即可上手：

安装插件

你可以在 Google Workspace Marketplace 安装 GPT for Gmail，只需点击“安装”按钮即可。

在收件箱中快速回复

在 Gmail 中，从右侧边栏菜单打开该插件，直接从 3 个建议回复中选一个快捷回复，或者输入提示词来获得自定义回复。

撰写邮件

在撰写窗口中打开插件

通过输入提示词为助手提供邮件背景。例如：“写一封邮件，提醒游泳俱乐部全体会员，泳池开放时间将在感恩节假期前后有所调整。”然后选择最适合你当前情境的语气。

优化提示词

点击“重写”按钮，向 GPT for Gmail 提供更多背景信息，让回复更加精准到位；也可以围绕同一主题撰写不同版本，分别面向不同的群体。此外，你还可以重新生成新草稿，或将现有草稿扩写或缩短。

把回复插入撰写窗口，然后发送你的邮件吧！

GPT Workspace

GPT for Gmail 只是 GPT Workspace 的其中一员。你还可以用 Workspace 在 Sheets 或 Docs 中生成内容、列表和数组、博客文章、演讲稿，甚至在 Google Slides 中制作带图片的商业路演幻灯片。

使用场景

GPT for Gmail 的用法多种多样，典型场景包括：

向客户、合作伙伴或潜在客户发送邮件，无论你身处大型企业，还是经营着一家小型初创公司。

作为 Newsletter 解决方案，定期发送简报，内容涵盖最新产品、功能、促销活动、折扣优惠、新闻动态、数据指标、投票调查，以及新员工介绍。

在不同时节发送节日问候，比如新年、生日、感恩节、万圣节和圣诞节。

邀请人们参加各类商务或个人活动，如网络研讨会、婚礼、贸易展会、行业大会和线下聚会，并统一管理回复。

求职申请：一次性投递多份工作，并配上针对该职位所在市场或行业的求职信。

撰写多封个性化的感谢邮件，发给 HR 招聘负责人、众筹支持者、Product Hunt 点赞用户、天使投资人或亲朋好友。

为销售团队高效开展冷邮件或跟进营销活动，源源不断地获取新线索。

通过向记者或 KOL 发送有针对性的信息来开展公关活动。

结语

近来围绕 AI 的炒作与恐慌言论不少，Elon Musk、Martha Lane Fox 等业界重量级人物也纷纷就其利弊、用途和能力发表看法。而 GPT for Gmail 正是一个好例子，说明 AI 可以用来提升你的邮件沟通质量，帮你更聪明、更高效地工作。只是请记住：能力越大，责任越大，要用 AI 行善，而不是作恶。

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