Gemini Custom Instructions in Google Workspace: Einrichtung und Grenzen
Gemini Custom Instructions funktionieren jetzt auch in Gmail, Sheets, Slides, Drive und Chat. Hier erfährst du, wie du sie einrichtest, wo die Grenzen liegen und wo GPT Workspace ins Spiel kommt.
Mit KI verfasst und anschließend mit dem aktuellen GPT Workspace-Produkt abgeglichen.
Jeder KI-Chat beginnt auf dieselbe Art. Du fügst deinen Ton, dein Format und dein „Bitte ohne Aufzählungspunkte“ ein, und dann machst du dasselbe im nächsten Fenster wieder. Gemini Custom Instructions in Google Workspace sind Googles Antwort auf diese Wiederholung.
Am 2. September 2026 hat Google die Custom Instructions über Docs hinaus erweitert. Sie gelten jetzt für „Ask Gemini“ in Drive, „Ask Gemini“ in Chat sowie für den Gemini-Seitenbereich in Gmail, Sheets und Slides.
Dieser Guide zeigt, wie du die Anweisungen einrichtest, wo die Grenzen liegen und was sich im September sonst noch am Gemini-Seitenbereich getan hat. Außerdem erfährst du, wo GPT Workspace, eine Chrome-Erweiterung und ein Google-Workspace-Add-on, das KI direkt in Docs, Sheets, Slides und Gmail bringt, weiterhin einen eigenen Weg geht.
Was Google im September 2026 geändert hat
Innerhalb von zwei Wochen kamen drei Ankündigungen, die zusammengehören. Lies sie als eine einzige Geschichte: Gemini wird zu einem Assistenten, der dich über alle Apps hinweg begleitet.
Die erste Ankündigung betrifft die Custom Instructions. Laut Google helfen sie Gemini, sich an deinen Stil, deinen Ton und deine Formatvorlieben anzupassen, ohne dass du sie in jedem Gespräch wiederholen musst. Das Rollout begann am 2. September und braucht bis zu 15 Tage, bis alle Domains mit Rapid Release und Scheduled Release erreicht sind.
Die zweite Ankündigung betrifft den vereinheitlichten Seitenbereich. 9to5Google berichtete, dass Google alle Gemini-Seitenbereiche in Workspace auf denselben Funktionsumfang gebracht hat. Du kannst also direkt aus Gmail eine Tabelle anfordern oder aus Docs eine E-Mail zur Prüfung verschicken.
Die dritte Ankündigung betrifft die Connectors. Am 15. September hat Google MCP-Integrationen für Asana, Atlassian Rovo, HubSpot, Intuit Mailchimp, Intuit QuickBooks, Monday und Salesforce angekündigt. Sie sind für Nutzer mit Gemini-Zugang standardmäßig aktiviert, und Admins verwalten sie in der Admin-Konsole unter „Third-Party Connectors“.
So richtest du Gemini Custom Instructions ein
Es gibt zwei Wege, Anweisungen zu hinterlegen. Beide dauern keine Minute.
Option 1: Über Einstellungen und Personalisierung
Öffne Gmail, Docs, Sheets oder Slides und klicke oben rechts auf Ask Gemini. Öffne im Seitenbereich das Menü oben links, gehe zu Einstellungen und dann zu Personalisierung. Gib deine Anweisungen ein und klicke auf Speichern.
Google nennt diesen Bildschirm offiziell „Your Instructions for Gemini in Workspace“. Dort liegen alle gespeicherten Einträge an einem Ort, sodass du sie später bearbeiten oder löschen kannst.
Option 2: Sag es Gemini direkt im Chat
Du kannst es Gemini auch einfach sagen. Tippe etwas wie „Merke dir, dass ich Zusammenfassungen immer in maximal fünf Aufzählungspunkten haben will“, und Gemini speichert es als Anweisung. Das geht schneller, aber wirf danach einen Blick in die Personalisierung, um zu prüfen, was tatsächlich gespeichert wurde.
Was in deine Anweisungen gehört
Vage Anweisungen führen zu vagen Ergebnissen. Sei konkret bei deiner Rolle, deinem Ton und dem Format, das du zurückbekommen möchtest.
Eine gute Anweisung liest sich wie ein Briefing: „Ich leite Customer Success in einem B2B-SaaS-Unternehmen. Schreibe klares Deutsch, keine Ausrufezeichen, und halte E-Mails unter 120 Wörtern.“ Eine schlechte liest sich wie ein Slogan: „Sei professionell und prägnant.“
Beispiel-Anweisungen zum Kopieren
Hier sind drei Ausgangspunkte. Passe die Details an deinen Job an.
Für Gmail: „Ich schreibe mit Kunden und Partnern. Halte Antworten unter 120 Wörtern, schreibe klares Deutsch und beende jede Mail mit einem klaren nächsten Schritt.“ Diese Anweisung beendet das Geschwafel, das Assistenten sonst an jede E-Mail hängen.
Für Sheets: „Wenn du Formeln schreibst, erkläre sie in einem Satz und verwende Bereiche wie A2:A500 statt ganzer Spalten.“ Das erspart dir das Entschlüsseln von Formeln, die du nicht selbst geschrieben hast.
Für Slides: „Titel sind Sätze, keine Schlagworte. Maximal vier Punkte pro Folie, jeder Punkt unter zwölf Wörtern.“ Foliensätze werden schnell besser, sobald die Längenregel steht.
Teste jede Anweisung an einer echten Aufgabe, bevor du ihr vertraust. Wenn Gemini eine Regel ignoriert, kürze sie und streiche alles, was einer anderen Anweisung widerspricht.
Häufige Fehler bei den Gemini-Personalisierungseinstellungen
Die meisten Probleme entstehen durch drei Gewohnheiten. Sie lassen sich leicht vermeiden, sobald du sie erkennst.
Erstens: alles in eine einzige Riesenanweisung stopfen. Gemini befolgt eine kurze Regel mit einem klaren Zweck besser als eine Textwand, also teile sie auf.
Zweitens: widersprüchliche Regeln mischen. „Sei knapp“ und „erkläre jeden Schritt im Detail“ können nicht beide gewinnen, und du bekommst inkonsistente Ergebnisse.
Drittens: sensible Daten speichern. Anweisungen liegen in deinem Konto und werden an vielen Stellen wiederverwendet, also halte Kundennamen, Passwörter und vertrauliche Zahlen heraus.
Grenzen, die du kennen solltest, bevor du dich darauf verlässt
Custom Instructions sind nützlich, aber sie haben ihre Grenzen. Das sagen die aktuelle Dokumentation und die Berichterstattung.
Du kannst bis zu 1.000 aktive Anweisungen speichern, deutlich mehr, als du je brauchen wirst. Anweisungen gelten in allen berechtigten Workspace-Produkten. Was du also in Gmail hinzufügst, greift auch in Docs, Slides und Sheets.
Zum Start wurde berichtet, dass die Funktion nur auf Englisch und nur in den USA verfügbar ist. Wirf einen Blick auf die Seite zu Gemini-Anweisungen im Google Workspace Learning Center für die aktuelle Liste, denn genau solche Details ändert Google gern still und leise.
Laut der Ankündigung gibt es keine Admin-Kontrollen für Custom Instructions. Wenn du eine Domain verwaltest, kannst du sie also weder zentral abschalten noch über diese Funktion einen unternehmensweiten Styleguide durchsetzen.
Einmalige Prompts haben Vorrang. Wenn deine gespeicherte Anweisung „immer Aufzählungspunkte“ lautet und du einen Absatz verlangst, setzt sich die konkrete Anfrage durch.
Gemini-Seitenbereich vs. GPT Workspace: Wo jedes Tool seinen Platz hat
Googles Seitenbereich ist in einer Sache stark: Er kennt dein Workspace. Er kann auf Drive, Gmail und Calendar zugreifen, und jetzt auch auf Tools wie Salesforce und HubSpot.
GPT Workspace funktioniert anders. Es sitzt in denselben Apps, lässt dich aber das Modell wählen, darunter OpenAI-Modelle, Claude und Gemini, und es führt Prompts aus, die du als wiederverwendbare Vorlagen gespeichert hast. Den ausführlichen Vergleich haben wir in GPT Workspace vs Gemini behandelt.
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Kostenlos loslegenCustom Instructions vs. gespeicherte Prompts
Custom Instructions sind immer aktiv. Jede Anfrage läuft über sie, ob du das willst oder nicht.
Ein gespeicherter Prompt läuft nur auf Zuruf. Du wählst ihn aus, wenn die Aufgabe danach verlangt, und das ist sicherer, wenn ein Dokument einen formellen Ton braucht und das nächste einen lockeren. Unsere Liste der besten ChatGPT-Prompts für Google Workspace zeigt, welche Art von Vorlagen sich zu speichern lohnt.
Modellauswahl
Gemini Custom Instructions steuern nur Gemini. Wenn du den Schreibstil eines anderen Modells für eine Aufgabe bevorzugst, verlässt du den Seitenbereich oder greifst zu einem Add-on, das dieses Modell unterstützt.
Genau hier liegt die praktische Lücke. Google baut einen hervorragenden Standard-Assistenten, und manche Teams wollen das Modell pro Aufgabe selbst auswählen.
Connectors und die Arbeit über Apps hinweg
Die MCP-Connectors sind die spannendste Neuerung des Septembers. Die Möglichkeit, Gemini aus einem Gmail-Thread heraus nach einem Salesforce-Konto zu fragen, spart echte Reibung im Arbeitsalltag.
Aber die Liste ist vorerst auf sieben Tools festgelegt, und die Admins kontrollieren den Zugriff. Wenn dein Stack nicht auf der Liste steht, bleibt dir dieser Vorteil vorerst verwehrt. Wie das in Googles größere Agenten-Strategie passt, haben wir in Google Workspace Studio vs GPT Workspace aufgeschlüsselt.
Ein praktisches Setup für die meisten Teams
Das würde ich diese Woche tun, wenn ich das für ein Team von zehn Personen einrichten würde.
Erstens: Schreibe in Gmail drei kurze Anweisungen zu deiner Rolle, deinem Ton und deinem Längenlimit. Teste sie danach in Sheets und Slides, um zu prüfen, ob sie übernommen werden.
Zweitens: Halte aufgabenspezifische Prompts aus den Custom Instructions heraus. Alles, was nur für eine bestimmte Art von Dokument gilt, gehört in einen gespeicherten Prompt, nicht in eine globale Einstellung.
Drittens: Wenn du Admin bist, sieh dir die Einstellung „Third-Party Connectors“ genau an. Sie ist standardmäßig aktiviert, also entscheide bewusst, wer sie bekommt.
Zum Schluss: Halte eine Alternative bereit für Aufgaben, bei denen du ein anderes Modell nutzen willst. Eine Zweitmeinung von einem anderen Modell findet, was dem ersten entgeht.
Häufig gestellte Fragen
Fazit
Gemini Custom Instructions in Google Workspace beseitigen den nervigsten Teil der täglichen KI-Nutzung: sich immer wieder neu zu erklären. Hinterlege einmal ein kurzes Briefing, und jeder Seitenbereich hält sich daran.
Nutze sie für stabile Vorlieben wie Ton und Länge, und halte aufgabenspezifische Arbeit in wiederverwendbaren Prompts. Wenn du das Modell pro Aufgabe auswählen willst, teste GPT Workspace parallel zu Gemini und vergleiche die Ergebnisse an deinen eigenen Dokumenten.
