Instrucciones personalizadas de Gemini en Google Workspace: configuración y límites
Las instrucciones personalizadas de Gemini ya funcionan en Gmail, Sheets, Slides, Drive y Chat. Te explicamos cómo configurarlas, qué límites tienen y dónde encaja GPT Workspace.
Redactado con IA y verificado con el producto actual de GPT Workspace.
Toda conversación con una IA empieza igual. Pegas tu tono, tu formato, tu «sin viñetas, por favor», y al rato repites lo mismo en la ventana siguiente. Las instrucciones personalizadas de Gemini en Google Workspace son la respuesta de Google a esa repetición.
El 2 de septiembre de 2026, Google amplió las instrucciones personalizadas más allá de Docs. Ahora se aplican también en Ask Gemini en Drive, en Ask Gemini en Chat y en el panel lateral de Gemini en Gmail, Sheets y Slides.
En esta guía verás cómo configurarlas, qué límites tienen y qué más cambió en septiembre en el panel lateral de Gemini. También te contamos en qué GPT Workspace, una extensión de Chrome y un complemento de Google Workspace que mete la IA directamente en Docs, Sheets, Slides y Gmail, sigue haciendo algo diferente.
Lo que Google cambió en septiembre de 2026
En dos semanas llegaron tres anuncios, y encajan entre sí. Léelos como una sola historia: Gemini se está convirtiendo en un asistente único que te acompaña de una aplicación a otra.
El primero son las instrucciones personalizadas. Según Google, ayudan a Gemini a adaptarse a tu estilo, tu tono y tus preferencias de formato sin que tengas que repetirlas en cada conversación. El despliegue empezó el 2 de septiembre y tarda hasta 15 días en llegar a todos los usuarios de los dominios de Rapid Release y Scheduled Release.
El segundo es el panel lateral unificado. Según informó 9to5Google, Google actualizó todos los paneles laterales de Gemini en Workspace para que compartan las mismas funciones. Eso significa que puedes pedir una hoja de cálculo desde Gmail o enviar un correo para revisarlo desde Docs.
El tercero son los conectores. El 15 de septiembre, Google anunció integraciones MCP para Asana, Atlassian Rovo, HubSpot, Intuit Mailchimp, Intuit QuickBooks, Monday y Salesforce. Vienen activados por defecto para los usuarios con acceso a Gemini, y los administradores los gestionan en el apartado de conectores de terceros (Third-Party Connectors) de la consola de administración.
Cómo configurar las instrucciones personalizadas de Gemini
Hay dos formas de crear instrucciones. Las dos te llevan menos de un minuto.
Opción 1: Configuración y luego Personalización
Abre Gmail, Docs, Sheets o Slides y haz clic en Ask Gemini, arriba a la derecha. En el panel lateral, abre el menú de la esquina superior izquierda, entra en Configuración y después en Personalización. Escribe tus instrucciones y pulsa Guardar.
Google llama a esta pantalla «Tus instrucciones para Gemini en Workspace». En ella aparecen todas las que hayas guardado en un solo lugar, para que puedas editarlas o borrarlas más adelante.
Opción 2: Pedírselo a Gemini en el chat
También puedes simplemente pedírselo. Escribe algo como «Recuerda que siempre quiero resúmenes en cinco viñetas o menos» y Gemini lo guardará como una instrucción. Es más rápido, pero revisa después la pantalla de Personalización para confirmar qué ha guardado.
Qué poner en tus instrucciones
Las instrucciones vagas dan resultados vagos. Sé concreto con tu rol, tu tono y el formato que quieres recibir.
Una buena instrucción se lee como un brief: «Llevo customer success en una empresa SaaS B2B. Escribe en lenguaje claro, sin signos de exclamación, y mantén los correos por debajo de las 120 palabras». Una mala suena a eslogan: «Sé profesional y conciso».
Instrucciones de ejemplo para copiar
Aquí tienes tres puntos de partida. Adapta los detalles a tu trabajo.
Para Gmail: «Escribo a clientes y socios. Mantén las respuestas por debajo de las 120 palabras, usa lenguaje claro y cierra con un siguiente paso concreto». Esta corta de raíz el relleno que los asistentes añaden a todos los correos.
Para Sheets: «Cuando escribas fórmulas, explícalas en una sola frase y usa rangos como A2:A500 en lugar de columnas enteras». Te ahorra descifrar una fórmula que no has escrito tú.
Para Slides: «Los títulos son frases, no etiquetas. Como máximo cuatro viñetas por diapositiva, y cada una con menos de 12 palabras». Las presentaciones mejoran enseguida en cuanto fijas la regla de longitud.
Prueba cada instrucción con una tarea real antes de fiarte de ella. Si Gemini ignora una regla, acórtala y quita todo lo que contradiga a otra instrucción.
Errores habituales con la personalización de Gemini
La mayoría de los problemas vienen de tres hábitos. Son fáciles de evitar en cuanto los detectas.
El primero es meterlo todo en una sola instrucción gigante. Gemini obedece mejor una regla corta y con un único propósito que un muro de texto, así que divídelas.
El segundo es mezclar reglas contradictorias. «Sé breve» y «explica cada paso con detalle» no pueden ganar a la vez, y el resultado será inconsistente.
El tercero es guardar datos sensibles. Las instrucciones se almacenan en tu cuenta y se reutilizan en muchos sitios, así que deja fuera nombres de clientes, contraseñas y cifras privadas.
Límites que conviene conocer antes de confiar en la función
Las instrucciones personalizadas son útiles, pero tienen sus límites. Esto es lo que dicen la documentación actual y la cobertura del lanzamiento.
Puedes guardar hasta 1.000 instrucciones activas, muchísimas más de las que vas a usar. Las instrucciones se comparten entre los productos de Workspace compatibles, así que algo que añadas en Gmail también se aplica en Docs, Slides y Sheets.
Según se informó en el lanzamiento, la función estaba disponible solo en inglés y en Estados Unidos. Consulta la página del Centro de aprendizaje de Google Workspace sobre las instrucciones de Gemini para ver la lista vigente, porque es el tipo de detalle que Google cambia sin hacer ruido.
Según el anuncio, las instrucciones personalizadas no tienen controles de administración. Si gestionas un dominio, esto significa que no puedes desactivarlas de forma centralizada ni implantar una guía de estilo para toda la empresa a través de esta función.
Los prompts puntuales ganan. Si tu instrucción guardada dice «usa siempre viñetas» y pides un párrafo, la petición concreta prevalece sobre la guardada.
Panel lateral de Gemini vs GPT Workspace: dónde encaja cada uno
El panel lateral de Google destaca en una cosa: conoce tu Workspace. Puede tirar de Drive, Gmail y Calendar, y ahora también de herramientas como Salesforce y HubSpot.
GPT Workspace funciona de otra manera. Vive en las mismas aplicaciones, pero te deja elegir el modelo, incluidos los modelos de OpenAI, Claude y Gemini, y ejecuta prompts que has guardado como plantillas reutilizables. Si quieres la comparativa completa, la tienes en GPT Workspace vs Gemini.
Prueba GPT Workspace
Usa ChatGPT, Claude y Gemini directamente en Google Docs, Sheets, Slides, Gmail y Drive. Sin cambiar de pestaña.
Empieza gratisInstrucciones personalizadas vs prompts guardados
Las instrucciones personalizadas están siempre activas. Cada petición pasa por ellas, te guste o no.
Un prompt guardado es voluntario. Lo eliges cuando la tarea lo pide, algo más seguro cuando un documento necesita un tono formal y el siguiente uno informal. Nuestra lista de mejores prompts de ChatGPT para Google Workspace muestra el tipo de plantillas que merece la pena guardar.
Elección de modelo
Las instrucciones personalizadas de Gemini solo dirigen a Gemini. Si para una tarea prefieres cómo escribe otro modelo, tienes que salir del panel lateral o usar un complemento que admita ese modelo.
Ahí está la brecha práctica. Google está construyendo un asistente por defecto excelente, y algunos equipos quieren elegir el modelo según la tarea.
Conectores y trabajo entre aplicaciones
Los conectores MCP son lo más interesante de septiembre. Poder preguntarle a Gemini por una cuenta de Salesforce desde un hilo de Gmail elimina una fricción real.
Pero la lista se queda, por ahora, en siete herramientas, y el acceso lo controlan los administradores. Si tu stack está fuera de esa lista, todavía no obtendrás el mismo beneficio. Para conocer la estrategia de agentes más amplia de Google, mira nuestro análisis de Google Workspace Studio vs GPT Workspace.
Una configuración práctica para la mayoría de los equipos
Esto es lo que haría esta semana si tuviera que montarlo para un equipo de diez personas.
Primero, escribe tres instrucciones cortas en Gmail: tu rol, tu tono y tu límite de longitud. Pruébalas en Sheets y Slides para confirmar que se aplican también allí.
Segundo, deja fuera de las instrucciones personalizadas los prompts específicos de cada tarea. Todo lo que aplique a un solo tipo de documento debería ir en un prompt guardado, no en un ajuste global.
Tercero, si eres administrador, revisa el ajuste de conectores de terceros. Viene activado por defecto, así que decide con criterio quién lo recibe.
Por último, ten a mano una alternativa para los trabajos en los que quieras otro modelo. Una segunda opinión de otro modelo detecta lo que al primero se le escapa.
Preguntas frecuentes
Conclusión
Las instrucciones personalizadas de Gemini en Google Workspace eliminan la parte más pesada del uso diario de la IA: tener que explicarte una y otra vez. Configura un brief corto una vez y todos los paneles laterales lo seguirán.
Úsalas para preferencias estables como el tono y la longitud, y guarda el trabajo específico de cada tarea en prompts reutilizables. Si quieres elegir el modelo según la tarea, prueba GPT Workspace junto a Gemini y compara los resultados en tus propios documentos.
