Instructions personnalisées de Gemini dans Google Workspace : configuration et limites
Les instructions personnalisées de Gemini fonctionnent désormais dans Gmail, Sheets, Slides, Drive et Chat. Découvrez comment les configurer, quelles sont leurs limites et où se situe GPT Workspace.
Rédigé avec l'IA, puis vérifié par rapport au produit GPT Workspace actuel.
Toutes les conversations avec une IA commencent de la même façon. Vous collez votre ton, votre format, votre « pas de listes à puces, s’il vous plaît », puis vous recommencez dans la fenêtre suivante. Les instructions personnalisées de Gemini dans Google Workspace sont la réponse de Google à cette répétition.
Le 2 septembre 2026, Google a étendu les instructions personnalisées au-delà de Docs. Elles concernent désormais Demander à Gemini dans Drive, Demander à Gemini dans Chat, ainsi que le panneau latéral Gemini dans Gmail, Sheets et Slides.
Ce guide explique comment les configurer, quelles sont leurs limites, et passe en revue les autres changements de septembre concernant le panneau latéral Gemini. Il montre aussi en quoi GPT Workspace, une extension Chrome et un module complémentaire Google Workspace qui place l’IA directement dans Docs, Sheets, Slides et Gmail, fait toujours les choses autrement.
Ce que Google a changé en septembre 2026
Trois annonces sont tombées en l’espace de deux semaines, et elles s’articulent. Lisez-les comme une seule histoire : Gemini devient un assistant unique qui vous suit d’une application à l’autre.
La première, ce sont les instructions personnalisées. Selon Google, elles aident Gemini à s’adapter à votre style, à votre ton et à vos préférences de mise en forme, sans que vous ayez à les répéter à chaque conversation. Le déploiement a débuté le 2 septembre et prendra jusqu’à 15 jours pour atteindre tout le monde sur les domaines en version Rapid Release et Scheduled Release.
La deuxième, c’est le panneau latéral unifié. 9to5Google a rapporté que Google avait mis à niveau tous les panneaux latéraux Gemini de Workspace pour qu’ils partagent les mêmes fonctionnalités. Concrètement, vous pouvez demander une feuille de calcul depuis Gmail, ou envoyer un e-mail à relire depuis Docs.
La troisième, ce sont les connecteurs. Le 15 septembre, Google a annoncé des intégrations MCP pour Asana, Atlassian Rovo, HubSpot, Intuit Mailchimp, Intuit QuickBooks, Monday et Salesforce. Elles sont activées par défaut pour les utilisateurs ayant accès à Gemini, et les administrateurs les gèrent sous Connecteurs tiers, dans la console d’administration.
Comment configurer les instructions personnalisées de Gemini
Vous pouvez définir vos instructions de deux façons. Comptez moins d’une minute pour chacune.
Option 1 : les Paramètres, puis Personnalisation
Ouvrez Gmail, Docs, Sheets ou Slides, puis cliquez sur Demander à Gemini en haut à droite. Dans le panneau latéral, ouvrez le menu en haut à gauche, puis Paramètres, puis Personnalisation. Saisissez vos instructions et cliquez sur Enregistrer.
Google appelle cet écran « Vos instructions pour Gemini dans Workspace ». Il réunit au même endroit tout ce que vous avez enregistré, afin de pouvoir modifier ou supprimer des entrées par la suite.
Option 2 : le dire à Gemini dans la conversation
Vous pouvez aussi simplement le demander. Écrivez par exemple « Retiens que je veux toujours des résumés en cinq puces maximum », et Gemini l’enregistre comme une instruction. C’est plus rapide, mais pensez à vérifier ensuite l’écran Personnalisation pour confirmer ce qui a été sauvegardé.
Que mettre dans vos instructions
Des instructions vagues produisent des résultats vagues. Soyez précis sur votre rôle, votre ton et le format de réponse souhaité.
Une bonne instruction ressemble à un brief : « Je dirige le customer success d’une entreprise SaaS B2B. Écris en français simple, sans points d’exclamation, et garde les e-mails sous les 120 mots. » Une mauvaise ressemble à un slogan : « Sois professionnel et concis. »
Des exemples d’instructions à copier
Voici trois points de départ. Adaptez les détails à votre métier.
Pour Gmail : « J’écris à des clients et à des partenaires. Garde les réponses sous les 120 mots, en français simple, et termine par une prochaine étape claire. » Celle-ci met fin au remplissage que les assistants ajoutent à chaque e-mail.
Pour Sheets : « Quand tu écris des formules, explique-les en une phrase et utilise des plages comme A2:A500 plutôt que des colonnes entières. » Elle vous évite de déchiffrer une formule que vous n’avez pas écrite.
Pour Slides : « Les titres sont des phrases, pas des étiquettes. Quatre puces maximum par diapositive, et moins de 12 mots par puce. » Les présentations s’améliorent vite dès que la règle de longueur est posée.
Testez chaque instruction sur une tâche réelle avant de lui faire confiance. Si Gemini ignore une règle, raccourcissez-la et supprimez tout ce qui contredit une autre instruction.
Les erreurs courantes avec les réglages de personnalisation de Gemini
La plupart des problèmes viennent de trois habitudes. Elles sont faciles à éviter une fois qu’on les a repérées.
La première : tout caser dans une seule instruction géante. Gemini suit mieux une règle courte et dédiée qu’un mur de texte, donc découpez-les.
La deuxième : mélanger des règles contradictoires. « Sois bref » et « explique chaque étape en détail » ne peuvent pas l’emporter tous les deux, et vous obtiendrez des résultats incohérents.
La troisième : y enregistrer des données sensibles. Les instructions sont stockées dans votre compte et réutilisées à de nombreux endroits, alors évitez d’y mettre des noms de clients, des mots de passe ou des chiffres confidentiels.
Les limites à connaître avant de s’y fier
Les instructions personnalisées sont utiles, mais elles ont leurs limites. Voici ce que disent la documentation actuelle et la presse spécialisée.
Vous pouvez enregistrer jusqu’à 1 000 instructions actives, soit bien plus que ce que vous utiliserez. Les instructions sont partagées entre les produits Workspace éligibles : ce que vous ajoutez dans Gmail s’applique aussi dans Docs, Slides et Sheets.
Au lancement, la fonctionnalité était annoncée comme disponible en anglais et aux États-Unis uniquement. Consultez la page du Centre d’apprentissage Google Workspace sur les instructions Gemini pour la liste à jour, car c’est le genre de détail que Google modifie discrètement.
Selon l’annonce, il n’existe aucun contrôle d’administration pour les instructions personnalisées. Si vous gérez un domaine, impossible de les désactiver de façon centralisée ou de diffuser une charte rédactionnelle à toute l’entreprise via cette fonctionnalité.
Les prompts ponctuels priment. Si votre instruction enregistrée dit « utilise toujours des puces » et que vous demandez un paragraphe, la demande spécifique prend le dessus.
Panneau latéral Gemini ou GPT Workspace : la place de chacun
Le panneau latéral de Google excelle sur un point : il connaît votre Workspace. Il peut puiser dans Drive, Gmail et Agenda, et désormais dans des outils comme Salesforce et HubSpot.
GPT Workspace fonctionne différemment. Il s’installe dans les mêmes applications, mais vous laisse choisir le modèle, y compris des modèles OpenAI, Claude et Gemini, et il exécute des prompts que vous avez enregistrés comme modèles réutilisables. Pour le comparatif complet, nous avons détaillé le sujet dans GPT Workspace vs Gemini.
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Commencer gratuitementInstructions personnalisées ou prompts enregistrés
Les instructions personnalisées sont toujours actives. Chaque requête passe par elles, que vous le vouliez ou non.
Un prompt enregistré, lui, se choisit à la demande. Vous l’activez quand la tâche l’exige, ce qui est plus prudent quand un document réclame un ton formel et le suivant un ton décontracté. Notre sélection des meilleurs prompts ChatGPT pour Google Workspace montre le genre de modèles qui valent la peine d’être sauvegardés.
Le choix du modèle
Les instructions personnalisées de Gemini ne pilotent que Gemini. Si vous préférez le style d’écriture d’un autre modèle pour une tâche, vous quittez le panneau latéral ou passez par un module complémentaire qui le prend en charge.
C’est là que se situe l’écart pratique. Google construit un excellent assistant par défaut, et certaines équipes veulent choisir le modèle selon la tâche.
Connecteurs et travail inter-applications
Les connecteurs MCP sont la nouveauté la plus intéressante de ce mois de septembre. Pouvoir interroger Gemini sur un compte Salesforce depuis un fil de discussion Gmail supprime une vraie friction.
Mais la liste se limite pour l’instant à sept outils, et les administrateurs en contrôlent l’accès. Si votre stack n’y figure pas, vous n’en tirerez pas encore le même bénéfice. Pour la stratégie d’agents plus large de Google, voir notre analyse de Google Workspace Studio vs GPT Workspace.
Une configuration concrète pour la plupart des équipes
Voici ce que je ferais cette semaine si je configurais tout ça pour une équipe de dix personnes.
D’abord, rédigez trois instructions courtes dans Gmail : votre rôle, votre ton et votre limite de longueur. Testez-les dans Sheets et Slides pour confirmer qu’elles s’appliquent partout.
Ensuite, gardez les prompts propres à une tâche hors des instructions personnalisées. Tout ce qui ne vaut que pour un type de document doit aller dans un prompt enregistré, pas dans un réglage global.
Puis, si vous êtes administrateur, examinez le paramètre Connecteurs tiers. Il est activé par défaut : à vous de décider qui y a accès.
Enfin, gardez une alternative sous la main pour les travaux où vous voulez un autre modèle. Un second avis d’un autre modèle repère ce que le premier a manqué.
Foire aux questions
Conclusion
Les instructions personnalisées de Gemini dans Google Workspace suppriment le côté le plus agaçant de l’usage quotidien de l’IA : se réexpliquer à chaque fois. Rédigez un court brief une fois, et chaque panneau latéral s’y conforme.
Utilisez-les pour les préférences stables comme le ton et la longueur, et gardez le travail propre à chaque tâche dans des prompts réutilisables. Si vous voulez choisir le modèle selon la tâche, essayez GPT Workspace en complément de Gemini et comparez les résultats sur vos propres documents.
