Google Workspace में Gemini Custom Instructions: सेटअप का तरीक़ा और सीमाएँ

हर AI चैट की शुरुआत एक जैसी होती है। पहले अपना टोन पेस्ट करना, फिर फॉर्मैट बताना, फिर यह कहना कि “कृपया बुलेट पॉइंट्स मत लगाना”, और फिर अगली विंडो में यह सब दोबारा करना। Google Workspace में Gemini कस्टम इंस्ट्रक्शन्स इसी दोहराव से छुटकारा दिलाने का Google का जवाब हैं।

2 सितंबर 2026 को Google ने कस्टम इंस्ट्रक्शन्स को Docs से आगे तक बढ़ा दिया। अब ये Drive के Ask Gemini, Chat के Ask Gemini और Gmail, Sheets तथा Slides के Gemini साइड पैनल में भी लागू होते हैं।

इस गाइड में आप जानेंगे कि इन्हें कैसे सेट करें, क्या सीमाएँ हैं, और सितंबर में Gemini साइड पैनल में और क्या बदला। साथ ही देखेंगे कि GPT Workspace, जो एक Chrome एक्सटेंशन और Google Workspace Add-on है और AI को सीधे Docs, Sheets, Slides और Gmail के अंदर ले आता है, आज भी कुछ अलग कैसे काम करता है।

सितंबर 2026 में Google ने क्या बदला

दो हफ़्तों के भीतर तीन एलान हुए, और तीनों आपस में जुड़े हुए हैं। इन्हें एक ही कहानी की तरह पढ़िए: Gemini एक ऐसा असिस्टेंट बनता जा रहा है जो हर ऐप में आपके साथ चलता है।

पहला है कस्टम इंस्ट्रक्शन्स। Google के मुताबिक़ इनकी मदद से Gemini आपकी स्टाइल, टोन और फॉर्मैटिंग पसंद के हिसाब से ढल जाता है, बिना आपको हर बातचीत में वही बातें दोहरानी पड़ती हैं। रोलआउट 2 सितंबर से शुरू हुआ और Rapid Release और Scheduled Release डोमेन के सभी यूज़र्स तक पहुँचने में 15 दिन तक लग सकते हैं।

दूसरा है यूनिफ़ाइड साइड पैनल। 9to5Google की रिपोर्ट के मुताबिक़ Google ने Workspace के सभी Gemini साइड पैनल को अपग्रेड करके एक जैसे फीचर्स दे दिए हैं। इसका मतलब है कि अब आप Gmail से स्प्रेडशीट माँग सकते हैं या Docs से कोई ईमेल रिव्यू के लिए भेज सकते हैं।

तीसरा है कनेक्टर्स। 15 सितंबर को Google ने Asana, Atlassian Rovo, HubSpot, Intuit Mailchimp, Intuit QuickBooks, Monday और Salesforce के लिए MCP इंटीग्रेशन का एलान किया। Gemini एक्सेस रखने वाले यूज़र्स के लिए ये डिफ़ॉल्ट रूप से चालू हैं, और एडमिन इन्हें Admin console में Third-Party Connectors के तहत मैनेज करते हैं।

Gemini कस्टम इंस्ट्रक्शन्स कैसे सेट करें

इंस्ट्रक्शन्स सेट करने के दो तरीक़े हैं। दोनों में एक मिनट से कम लगता है।

तरीक़ा 1: पहले Settings, फिर Personalization

Gmail, Docs, Sheets या Slides खोलें और ऊपर दाईं ओर Ask Gemini पर क्लिक करें। साइड पैनल में ऊपर बाईं ओर का मेनू खोलें, फिर Settings, फिर Personalization पर जाएँ। अपने इंस्ट्रक्शन्स टाइप करें और Save पर क्लिक करें।

Google इस स्क्रीन को खुद “Your Instructions for Gemini in Workspace” नाम देता है। यहाँ आपकी सारी सेव की हुई चीज़ें एक ही जगह दिखती हैं, ताकि आप बाद में किसी भी एंट्री को एडिट या डिलीट कर सकें।

तरीक़ा 2: चैट में Gemini से खुद कह दें

आप बस पूछ भी सकते हैं। कुछ ऐसा टाइप करें जैसे “Remember that I always want summaries in five bullets or fewer”, और Gemini इसे इंस्ट्रक्शन की तरह सेव कर लेता है। यह तरीक़ा तेज़ है, लेकिन बाद में Personalization स्क्रीन ज़रूर चेक करें कि उसने क्या सेव किया है।

Google Workspace में Gemini कस्टम इंस्ट्रक्शन्स, एक प्रॉम्प्ट कार्ड के रूप में

इंस्ट्रक्शन्स में क्या लिखें

धुंधले इंस्ट्रक्शन्स से धुंधले ही नतीजे मिलते हैं। अपनी भूमिका, अपने टोन और जिस फॉर्मैट में जवाब चाहिए, इन तीनों के बारे में साफ़-साफ़ लिखें।

अच्छा इंस्ट्रक्शन छोटी ब्रीफ़ जैसा लगता है: “I run customer success for a B2B SaaS company. Write in plain English, no exclamation marks, and keep emails under 120 words.” बुरा इंस्ट्रक्शन नारे जैसा लगता है: “Be professional and concise.”

कॉपी करने लायक़ इंस्ट्रक्शन्स के उदाहरण

ये तीन शुरुआती नमूने हैं। अपने काम के हिसाब से डिटेल्स बदल लें।

Gmail के लिए: “I write to customers and partners. Keep replies under 120 words, use plain English, and end with one clear next step.” यह इंस्ट्रक्शन उस फालतू भराव को रोक देता है जो असिस्टेंट हर ईमेल में जोड़ देते हैं।

Sheets के लिए: “When you write formulas, explain them in one sentence and use ranges like A2:A500 instead of whole columns.” इससे आपको उस फॉर्मूले की पड़ताल करने की मेहनत नहीं करनी पड़ती जो आपने खुद नहीं लिखा।

Slides के लिए: “Titles are sentences, not labels. No more than four bullets per slide, and each bullet under 12 words.” लंबाई का नियम एक बार फ़िक्स हो जाए, तो स्लाइड डेक तेज़ी से सुधरने लगते हैं।

किसी इंस्ट्रक्शन पर भरोसा करने से पहले उसे किसी असली टास्क पर टेस्ट करें। अगर Gemini कोई नियम नज़रअंदाज़ कर दे, तो उसे छोटा करें और जो बात किसी दूसरे इंस्ट्रक्शन से टकराती हो उसे हटा दें।

Gemini Personalization सेटिंग्स की आम ग़लतियाँ

ज़्यादातर दिक़्क़तें तीन आदतों से पैदा होती हैं। एक बार पहचान जाएँ, तो टालना बहुत आसान है।

पहली आदत है सब कुछ एक ही लंबे इंस्ट्रक्शन में ठूँस देना। टेक्स्ट की दीवार की तुलना में Gemini छोटे, एक काम वाले नियम को बेहतर फॉलो करता है, इसलिए इंस्ट्रक्शन्स को बाँटकर अलग-अलग रखें।

दूसरी आदत है आपस में टकराते नियम मिला देना। “Be brief” और “explain every step in detail” दोनों एक साथ नहीं जीत सकते, और नतीजा बेतरतीब आएगा।

तीसरी आदत है सेंसिटिव जानकारी सेव करना। इंस्ट्रक्शन्स आपके अकाउंट में स्टोर होते हैं और कई जगहों पर दोबारा इस्तेमाल होते हैं, इसलिए इनमें क्लाइंट के नाम, पासवर्ड और निजी आँकड़े बिल्कुल न रखें।

भरोसा करने से पहले जान लें ये सीमाएँ

कस्टम इंस्ट्रक्शन्स काम के हैं, लेकिन इनकी कुछ हदें भी हैं। मौजूदा डॉक्यूमेंटेशन और रिपोर्ट्स क्या कहती हैं, यहाँ समेटा गया है।

आप 1,000 तक एक्टिव इंस्ट्रक्शन्स सेव कर सकते हैं, जो आपके इस्तेमाल से कहीं ज़्यादा है। इंस्ट्रक्शन्स सभी योग्य Workspace प्रोडक्ट्स में शेयर होते हैं, यानी Gmail में जोड़ी गई बात Docs, Slides और Sheets में भी लागू होती है।

लॉन्च के वक़्त रिपोर्ट्स में इस फीचर को सिर्फ़ अंग्रेज़ी में और सिर्फ़ अमेरिका (US) में उपलब्ध बताया गया था। ताज़ा लिस्ट के लिए Google Workspace Learning Center का Gemini इंस्ट्रक्शन्स पेज देखें, क्योंकि ऐसी बातें Google चुपचाप बदल देता है।

एलान के मुताबिक़ कस्टम इंस्ट्रक्शन्स के लिए कोई एडमिन कंट्रोल नहीं है। अगर आप कोई डोमेन मैनेज करते हैं, तो इसका मतलब है कि आप इन्हें पूरे डोमेन में एक साथ बंद नहीं कर सकते और न ही इस फीचर के ज़रिए पूरी कंपनी की स्टाइल गाइड लागू कर सकते हैं।

एक बार के लिए दिया गया प्रॉम्प्ट ही जीत जाता है। अगर आपका सेव किया इंस्ट्रक्शन कहता है “always use bullets” और आप पैराग्राफ माँगते हैं, तो आपकी तात्कालिक माँग सेव किए इंस्ट्रक्शन पर हावी हो जाती है।

Gemini साइड पैनल बनाम GPT Workspace: कौन कहाँ काम आता है

Google का साइड पैनल एक बात में सबसे मज़बूत है: वह आपके Workspace को जानता है। वह Drive, Gmail और Calendar से जानकारी खींच सकता है, और अब Salesforce और HubSpot जैसे टूल्स से भी।

GPT Workspace का तरीक़ा अलग है। यह उन्हीं ऐप्स में बैठता है, लेकिन आपको मॉडल चुनने देता है, जिनमें OpenAI के मॉडल, Claude और Gemini शामिल हैं, और आपके सेव किए प्रॉम्प्ट्स को रीयूज़ेबल टेम्पलेट्स की तरह चलाता है। पूरी तुलना के लिए हमारा लेख GPT Workspace vs Gemini पढ़ें।

Google Docs में GPT Workspace साइडबार, Gemini साइड पैनल का एक विकल्प

GPT Workspace आज़माएँ

ChatGPT, Claude और Gemini को सीधे Google Docs, Sheets, Slides, Gmail और Drive के अंदर इस्तेमाल करें। कोई टैब बदलने की ज़रूरत नहीं।

मुफ़्त में शुरू करें

कस्टम इंस्ट्रक्शन्स बनाम सेव किए प्रॉम्प्ट्स

कस्टम इंस्ट्रक्शन्स हमेशा चालू रहते हैं। हर रिक्वेस्ट इन्हीं से गुज़रती है, चाहे आपको यह चाहिए या नहीं।

सेव किया प्रॉम्प्ट आपकी मर्ज़ी से चलता है। जब टास्क माँगे, तब आप उसे चुनते हैं। जब एक डॉक्यूमेंट को औपचारिक अंदाज़ चाहिए और अगले को आराम से बोलचाल वाला, तो यह रास्ता ज़्यादा सुरक्षित है। हमारी लिस्ट Google Workspace के लिए बेहतरीन ChatGPT प्रॉम्प्ट्स उन टेम्पलेट्स का नमूना देती है जो सेव करने लायक़ हैं।

मॉडल का चुनाव

Gemini कस्टम इंस्ट्रक्शन्स सिर्फ़ Gemini को नियंत्रित करते हैं। अगर किसी टास्क के लिए आपको किसी दूसरे मॉडल की लिखाई ज़्यादा पसंद है, तो आपको या तो साइड पैनल छोड़ना पड़ेगा या फिर ऐसा ऐड-ऑन इस्तेमाल करना पड़ेगा जो उस मॉडल को सपोर्ट करता हो।

असली फ़ासला यही है। Google एक बेहतरीन डिफ़ॉल्ट असिस्टेंट बना रहा है, जबकि कुछ टीमें हर टास्क के हिसाब से मॉडल चुनना चाहती हैं।

कनेक्टर्स और ऐप्स के आर-पार काम

सितंबर की सबसे दिलचस्प चीज़ MCP कनेक्टर्स हैं। Gmail की किसी थ्रेड से Salesforce अकाउंट के बारे में Gemini से पूछ लेना असली झंझट दूर कर देता है।

लेकिन फ़िलहाल यह लिस्ट सात टूल्स पर सीमित है, और एक्सेस एडमिन के हाथ में है। अगर आपका स्टैक इस लिस्ट के बाहर है, तो अभी आपको वही फ़ायदा नहीं मिलेगा। Google की व्यापक एजेंट स्ट्रैटेजी समझने के लिए हमारा विश्लेषण पढ़ें: Google Workspace Studio vs GPT Workspace।

ज़्यादातर टीमों के लिए एक प्रैक्टिकल सेटअप

अगर इस हफ़्ते मुझे दस लोगों की टीम के लिए यह सेटअप करना हो, तो मेरा प्लान यही होगा।

सबसे पहले, Gmail में तीन छोटे इंस्ट्रक्शन्स लिखें: आपकी भूमिका, आपका टोन और लंबाई की हद। फिर Sheets और Slides में टेस्ट करके पक्का करें कि वे वहाँ भी लागू हो रहे हैं।

दूसरे, टास्क-स्पेसिफ़िक प्रॉम्प्ट्स को कस्टम इंस्ट्रक्शन्स से बाहर रखें। जो बात सिर्फ़ एक तरह के डॉक्यूमेंट पर लागू होती है, वह सेव किए प्रॉम्प्ट में रहनी चाहिए, ग्लोबल सेटिंग में नहीं।

तीसरे, अगर आप एडमिन हैं तो Third-Party Connectors सेटिंग ज़रूर देखें। यह डिफ़ॉल्ट रूप से चालू आती है, इसलिए सोच-समझकर तय करें कि इसे किसे मिले।

आख़िर में, जिन कामों के लिए आप दूसरा मॉडल चाहते हैं, उनके लिए एक विकल्प तैयार रखें। दूसरे मॉडल की राय वो चीज़ें पकड़ लेती है जो पहला मॉडल छोड़ देता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या Gemini मेरे इंस्ट्रक्शन्स Gmail, Docs, Sheets और Slides में याद रखता है?

हाँ। इंस्ट्रक्शन्स सभी योग्य Workspace प्रोडक्ट्स में शेयर होते हैं, यानी Gmail में जोड़ा गया इंस्ट्रक्शन Docs, Slides और Sheets में भी लागू होता है।

कितने कस्टम इंस्ट्रक्शन्स सेव किए जा सकते हैं?

फ़िलहाल की जानकारी के मुताबिक़ 1,000 तक एक्टिव इंस्ट्रक्शन्स सेव किए जा सकते हैं। इन्हें Gemini साइड पैनल में Settings और फिर Personalization के तहत मैनेज किया जा सकता है।

क्या मेरा Workspace एडमिन कस्टम इंस्ट्रक्शन्स बंद कर सकता है?

Google के 2 सितंबर के एलान के मुताबिक़ इस फीचर के लिए कोई एडमिन कंट्रोल नहीं है। हाँ, एडमिन अलग से थर्ड-पार्टी कनेक्टर्स की सेटिंग ज़रूर कंट्रोल करते हैं।

क्या Gemini कस्टम इंस्ट्रक्शन्स GPT Workspace में काम करते हैं?

नहीं। ये सिर्फ़ Google के अपने इंटरफ़ेस के अंदर Gemini को नियंत्रित करते हैं। GPT Workspace अपने प्रॉम्प्ट्स और टेम्पलेट्स इस्तेमाल करता है, और आपको मॉडल चुनने की आज़ादी देता है।

अपग्रेडेड Gemini साइड पैनल किन प्लान्स में मिलता है?

रिपोर्ट्स के मुताबिक़ यह Google AI Pro और Ultra, Business Standard और Plus, Enterprise Standard और Plus, और चुनिंदा Education तथा Frontline एडिशन्स में उपलब्ध है।

निष्कर्ष

Google Workspace में Gemini कस्टम इंस्ट्रक्शन्स रोज़ के AI इस्तेमाल की सबसे चिढ़ाने वाली दिक़्क़त हटा देते हैं: बार-बार खुद को समझाना। एक बार छोटी-सी ब्रीफ़ सेट करें, और हर साइड पैनल उसका पालन करने लगता है।

टोन और लंबाई जैसी पक्की पसंदों के लिए इनका इस्तेमाल करें, और टास्क-स्पेसिफ़िक काम रीयूज़ेबल प्रॉम्प्ट्स में रखें। अगर आप हर टास्क के हिसाब से मॉडल चुनना चाहते हैं, तो Gemini के साथ GPT Workspace भी आज़माएँ और अपने ही डॉक्यूमेंट्स पर दोनों के नतीजों की तुलना करके देखें।

Google Workspace में Gemini कस्टम इंस्ट्रक्शन्स के लिए Gemini बनाम GPT Workspace