Istruzioni personalizzate di Gemini in Google Workspace: come configurarle e quali sono i limiti

Ogni chat con l’AI inizia sempre allo stesso modo: incolli il tuo tono, il tuo formato, il tuo «niente elenchi puntati, grazie», e poi ricominci daccapo nella finestra successiva. Le istruzioni personalizzate di Gemini in Google Workspace sono la risposta di Google a questa ripetizione.

Il 2 settembre 2026 Google ha esteso le istruzioni personalizzate oltre Docs. Ora valgono in Ask Gemini in Drive, in Ask Gemini in Chat e nel pannello laterale di Gemini in Gmail, Sheets e Slides.

In questa guida vediamo come configurarle, quali sono i limiti e quali altre novità di settembre riguardano il pannello laterale di Gemini. Spieghiamo anche dove GPT Workspace, un’estensione per Chrome e un componente aggiuntivo di Google Workspace che porta l’AI direttamente dentro Docs, Sheets, Slides e Gmail, continua a fare qualcosa di diverso.

Cosa ha cambiato Google a settembre 2026

Tre annunci sono arrivati nel giro di due settimane, e sono strettamente collegati. Vanno letti come un’unica storia: Gemini sta diventando un assistente unico che ti segue da un’app all’altra.

Il primo riguarda le istruzioni personalizzate. Secondo Google, aiutano Gemini ad adattarsi al tuo stile, al tuo tono e alle tue preferenze di formattazione senza che tu debba ripeterle in ogni conversazione. Il rollout è iniziato il 2 settembre e richiede fino a 15 giorni per raggiungere tutti sui domini Rapid Release e Scheduled Release.

Il secondo è il pannello laterale unificato. Come ha riportato 9to5Google, Google ha aggiornato tutti i pannelli laterali di Gemini in Workspace per condividere le stesse funzionalità. In pratica puoi chiedere un foglio di calcolo da Gmail oppure mandare un’email in revisione da Docs.

Il terzo sono i connettori. Il 15 settembre Google ha annunciato le integrazioni MCP per Asana, Atlassian Rovo, HubSpot, Intuit Mailchimp, Intuit QuickBooks, Monday e Salesforce. Sono attive per impostazione predefinita per gli utenti con accesso a Gemini, e gli amministratori le gestiscono sotto Third-Party Connectors nella console di amministrazione.

Come configurare le istruzioni personalizzate di Gemini

Puoi impostare le istruzioni in due modi. Entrambi richiedono meno di un minuto.

Opzione 1: Impostazioni, poi Personalizzazione

Apri Gmail, Docs, Sheets o Slides e clicca su Ask Gemini in alto a destra. Nel pannello laterale, apri il menu in alto a sinistra, poi Impostazioni e infine Personalizzazione. Scrivi le tue istruzioni e clicca su Salva.

Google etichetta questa schermata come «Your Instructions for Gemini in Workspace». Trovi tutte le istruzioni salvate in un unico posto, così puoi modificarle o eliminarle in un secondo momento.

Opzione 2: chiedilo a Gemini in chat

Puoi anche semplicemente chiederglielo. Scrivi qualcosa come «Ricorda che voglio sempre riassunti in cinque punti o meno» e Gemini lo salva come istruzione. È più veloce, ma conviene aprire poi la schermata Personalizzazione per controllare cosa ha salvato davvero.

Cosa scrivere nelle tue istruzioni

Le istruzioni vaghe producono risultati vaghi. Sii specifico sul tuo ruolo, sul tuo tono e sul formato che vuoi ricevere.

Una buona istruzione somiglia a un brief: «Mi occupo di customer success in un’azienda SaaS B2B. Scrivi in modo semplice e diretto, senza punti esclamativi, e mantieni le email sotto le 120 parole». Una cattiva istruzione sembra uno slogan: «Sii professionale e conciso».

Istruzioni di esempio da copiare

Ecco tre punti di partenza. Adatta i dettagli al tuo lavoro.

Per Gmail: «Scrivo a clienti e partner. Mantieni le risposte sotto le 120 parole, usa un linguaggio semplice e chiudi con un prossimo passo chiaro». Questa istruzione blocca il riempimento superfluo che gli assistenti aggiungono a ogni email.

Per Sheets: «Quando scrivi formule, spiegale in una frase e usa intervalli come A2:A500 invece di intere colonne». Ti risparmia la fatica di decifrare una formula che non hai scritto tu.

Per Slides: «I titoli sono frasi, non etichette. Massimo quattro punti per slide, ciascuno sotto le 12 parole». Le presentazioni migliorano in fretta appena fissi la regola sulla lunghezza.

Metti alla prova ogni istruzione con un compito reale prima di fidarti. Se Gemini ignora una regola, accorciala ed elimina tutto ciò che è in conflitto con un’altra istruzione.

Errori comuni con le impostazioni di personalizzazione di Gemini

La maggior parte dei problemi nasce da tre abitudini. Sono facili da evitare una volta che le riconosci.

La prima è accatastare tutto in un’unica istruzione gigante. Gemini segue meglio una regola breve e mirata rispetto a un muro di testo, quindi dividile.

La seconda è mescolare regole contraddittorie. «Sii breve» e «spiega ogni passaggio nel dettaglio» non possono vincere entrambe, e otterrai risultati incoerenti.

La terza è salvare dati sensibili. Le istruzioni vengono archiviate nel tuo account e riutilizzate in molti contesti, quindi tieni fuori nomi di clienti, password e cifre riservate.

I limiti da conoscere prima di affidarsi alle istruzioni

Le istruzioni personalizzate sono utili, ma hanno dei confini. Ecco cosa emerge dalla documentazione attuale e dalle prime segnalazioni.

Puoi salvare fino a 1.000 istruzioni attive, molte più di quante ne userai davvero. Le istruzioni sono condivise tra i prodotti Workspace idonei, quindi una che aggiungi in Gmail vale anche in Docs, Slides e Sheets.

Al lancio la funzione è stata segnalata come disponibile solo in inglese e negli Stati Uniti. Controlla la pagina del Centro di apprendimento di Google Workspace sulle istruzioni di Gemini per l’elenco aggiornato, perché sono dettagli che Google modifica senza troppo rumore.

Secondo l’annuncio, non esistono controlli di amministrazione per le istruzioni personalizzate. Se gestisci un dominio, significa che non puoi disattivarle centralmente né distribuire una guida di stile aziendale tramite questa funzione.

Le richieste una tantum hanno la precedenza. Se la tua istruzione salvata dice «usa sempre elenchi puntati» e tu chiedi un paragrafo, la richiesta specifica prevale su quella salvata.

Pannello laterale di Gemini vs GPT Workspace: quando usarli

Il pannello laterale di Google eccelle in una cosa: conosce il tuo Workspace. Può attingere da Drive, Gmail e Calendar e, da ora, anche da strumenti come Salesforce e HubSpot.

GPT Workspace funziona in modo diverso. Vive nelle stesse app ma ti lascia scegliere il modello, compresi i modelli OpenAI, Claude e Gemini, ed esegue i prompt che hai salvato come template riutilizzabili. Per il confronto completo, leggi GPT Workspace vs Gemini.

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Istruzioni personalizzate o prompt salvati

Le istruzioni personalizzate sono sempre attive. Ogni richiesta passa da loro, che tu lo voglia o no.

Un prompt salvato è a scelta: lo usi quando il compito lo richiede, il che è più sicuro quando un documento ha bisogno di un tono formale e quello dopo di un tono informale. Il nostro elenco dei migliori prompt ChatGPT per Google Workspace mostra che tipo di template vale la pena salvare.

La scelta del modello

Le istruzioni personalizzate di Gemini guidano solo Gemini. Se per un compito preferisci come scrive un altro modello, devi uscire dal pannello laterale oppure usare un componente aggiuntivo che lo supporti.

È qui che sta il divario pratico. Google sta costruendo un unico assistente predefinito eccellente, ma alcuni team vogliono scegliere il modello in base al compito.

Connettori e lavoro tra app

I connettori MCP sono la parte più interessante di settembre. Poter chiedere a Gemini informazioni su un account Salesforce direttamente da una conversazione di Gmail elimina un attrito reale.

L’elenco però per ora è fermo a sette strumenti, e l’accesso è controllato dagli amministratori. Se il tuo stack non rientra in quell’elenco, per il momento non avrai lo stesso vantaggio. Per la strategia agent più ampia di Google, vedi il nostro confronto in Google Workspace Studio vs GPT Workspace.

Una configurazione pratica per la maggior parte dei team

Ecco cosa farei questa settimana se dovessi configurare tutto per un team di dieci persone.

Primo, scrivi tre istruzioni brevi in Gmail: il tuo ruolo, il tuo tono e il tuo limite di lunghezza. Provale in Sheets e Slides per confermare che si applicano anche lì.

Secondo, tieni i prompt specifici per un compito fuori dalle istruzioni personalizzate. Tutto ciò che vale per un solo tipo di documento appartiene a un prompt salvato, non a un’impostazione globale.

Terzo, se sei un amministratore controlla l’impostazione Third-Party Connectors. È attiva per impostazione predefinita, quindi decidi con attenzione a chi concederla.

Infine, tieni a portata di mano un’alternativa per i lavori in cui vuoi un modello diverso. Un secondo parere da un altro modello coglie ciò che il primo si lascia sfuggire.

Domande frequenti

Conclusione

Le istruzioni personalizzate di Gemini in Google Workspace eliminano la parte più fastidiosa dell’uso quotidiano dell’AI: doversi ripetere ogni volta. Imposta un breve brief una volta sola e ogni pannello laterale lo seguirà.

Usale per le preferenze stabili come tono e lunghezza, e tieni i lavori specifici nei prompt riutilizzabili. Se vuoi scegliere il modello in base al compito, prova GPT Workspace insieme a Gemini e confronta i risultati sui tuoi documenti.