GmailでChatGPTを使う方法|GPT for Gmailでメール作成を効率化

同じ作業の繰り返しでありながら、毎回オリジナリティを出すのは、なかなか難しいものです。たとえば、定期的にリマインドメールを送りたいけれど、そのたびに新鮮な文面にしたい、というケース。しかも今度は、同じことをスペイン語でもう一度こなさなければならない、なんてことも。そんなとき、AIが救いの手を差し伸べてくれます。

GPT for Gmailは、Google Sheets、Google Docs、Google Slides、GmailにAI機能を追加するツールスイート「GPT Workspace」のひとつです。

GPT for Gmailとは?

GPT for Gmailは、AIを活用して、より説得力のあるメールを書くためのChatGPTでメールを書けるGoogleアドオンです。伝えたいメッセージを的確に届けながら、文面に新鮮さを持たせることができます。チームメンバーや顧客への一斉連絡、マーケティングメールや招待状の複数パターン作成など、使い道は多彩です。

たとえば、組織のリードジェネレーション(見込み顧客獲得)を担当しているなら、製品を試してもらうための新しい、狙いを絞った訴求を考え出すのがあなたの仕事です。そんなとき、プロンプトには「会計ソフトのアップデートをリリースし、Quickbooksと連携できるようになったことを知らせるメールを書いて」と入力してみましょう。

さらに「米中西部の中堅企業のCFO向けに」と指示を足せば、その層に合わせたコンテンツが仕上がります。

こんな方におすすめ

見込み顧客や新規クライアント候補に働きかけるため、インバウンド・アウトバウンド両方のメールキャンペーンツールを必要としているCMO

週の終わり、月末、学期末のタイミングや、試験・テストの結果と合わせて、学生にフィードバックを送りたい教員や大学などの教育機関

新しいメンバーの募集、コンテストの告知、プロジェクトの公募、会員データベースとのやり取りなどに取り組む協会、NGO、クラブ

コールドメールのリストに載った見込み顧客へのコンタクト方法を探している、あらゆる業種・規模の企業や専門家

そして、幅広く多様な読者にメールコンテンツを届けたいすべての方

GPT for Gmailが重要な理由

プロフェッショナルなメールを作成できる

AIの本来の目的は、自分ひとりでは思いつかない新しいアイデアを生み出すことにあります。AIは膨大なデータのネットワークにアクセスし、いわゆるニューラルネットワークと呼ばれる仕組みを使って、あなたの質問と似た課題への解決策を検索します。そして、見つけた解決策をあなたの事例に当てはめるのです。

膨大な数の事例を参照できるため、AIは人間らしい返答や言い回しを再現し、あなたのメッセージを代わりに伝える、オリジナリティあふれる文章を作り出せます。これにより、好意的な反応を得られる可能性が高まり、リード、顧客、パートナーとのコミュニケーション全体の改善にもつながります。

時間と労力を節約できる

GPTの助けを借りれば、メール送信はほとんど手間のかからない作業になります。メールの下書きは数秒で完了。送信数が成果を左右するメールマーケターには特にありがたいところです。さらに、さまざまな設定を調整できるため、受信者一人ひとりにきちんとパーソナライズされたメールを作ることができ、コンバージョンにつながる可能性も高まります。

ただ、恩恵を受けられるのはメールマーケターだけではありません。GPT for Gmailは誰にでも役立つツールです。メール業務を自動化すれば、他の優先すべき仕事に集中できます。

GPT for Gmailの使い方

GPT for Gmailは使い方が難しいのでしょうか?いいえ、次の3つの簡単なステップを踏むだけで始められます。

アドオンをインストールする

Google Workspace MarketplaceのGPT for Gmailページで「インストール」ボタンをクリックするだけで、インストールは完了です。

受信トレイからクイック返信

Gmailで右側のサイドバーメニューからアドオンを開き、表示された3つの回答候補からクイック返信をそのまま選ぶか、カスタム返信用のプロンプトを入力します。

メールを作成する

メール作成画面からアドオンを開きます。

プロンプトを書いて、アシスタントにメールの背景を伝えます。たとえば「水泳クラブの全メンバーに、感謝祭の休暇前後でプールの営業時間が変わることを知らせるリマインドメールを書いて」のように入力します。あとは、状況に最も合ったトーンを選ぶだけです。

プロンプトを調整する

「書き直す(Rewrite)」ボタンをクリックして、GPT for Gmailに追加の背景情報を伝えれば、求めている回答により正確に近づけたり、同じテーマでもターゲット層ごとに異なるメールを書かせたりできます。新しい下書きの再生成や、提案された下書きの長文化・短縮も可能です。

完成した文章をメール作成画面に挿入したら、あとは送信するだけです!

GPT Workspace

GPT for Gmailは、GPT Workspaceのほんの一部にすぎません。Workspaceを使えば、SheetsやDocsでコンテンツ、リスト、配列、ブログ、スピーチ原稿を生成したり、Google Slidesで画像入りのピッチ資料まで作成したりできます。

活用シーン

GPT for Gmailの使い道は実にさまざまです。たとえば、次のようなシーンが挙げられます。

大企業に勤める方も、小さなスタートアップを立ち上げたばかりの方も、顧客、パートナー、見込み顧客へのメール送信に活用できます。

最新の製品や機能、プロモーション、割引情報、ニュース、各種指標、アンケート、新メンバーの紹介などを定期的に届けるニュースレター配信にも。

新年、誕生日、感謝祭、ハロウィン、クリスマスなど、季節のイベントや祝日ごとの挨拶メールにも。

ウェビナー、結婚式、見本市、カンファレンス、ミートアップなど、ビジネスでもプライベートでも使えるイベントの招待状作成と、返信の管理にも。

求人応募:職種に関連する市場や業界に合わせたカバーレターで、一度に多数の求人へ応募できます。

人事の採用担当者、クラウドファンディングの支援者、Product Huntでアップボートしてくれた方、エンジェル投資家、友人や家族に宛てた、パーソナライズされたお礼メールを複数作成できます。

営業担当者のために、効率的なコールドメールやフォローアップキャンペーンを実行して、新しいリードの獲得と創出を後押しします。

ジャーナリストやインフルエンサーに狙いを定めたメッセージを送る、PRキャンペーンの管理にも。

まとめ

最近、AIをめぐっては、過剰な誇大宣伝と悲観的な煽りが入り混じった議論が絶えません。Elon MuskやMartha Lane Foxといった業界の重鎮たちも、その是非や使い道、能力について発言しています。GPT for Gmailは、AIを活用してメールのメッセージを改善し、より賢く、より速く働くための一例です。ただし、AIの大きな力には大きな責任が伴います。ぜひ、悪用ではなく良いことに使ってください。

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