Aangepaste instructies voor Gemini in Google Workspace: zo stel je ze in (en dit zijn de beperkingen)
Aangepaste instructies voor Gemini werken nu in Gmail, Sheets, Slides, Drive en Chat. Lees hoe je ze instelt, wat de beperkingen zijn en waar GPT Workspace van pas komt.
Opgesteld met AI en vervolgens gecontroleerd aan de hand van het huidige GPT Workspace-product.
Elk gesprek met AI begint hetzelfde: je plakt er je toon, je format en je “alsjeblieft geen bullets” in. En bij het volgende gesprek? Weer helemaal vanaf het begin. Aangepaste instructies voor Gemini in Google Workspace zijn de oplossing van Google voor die eindeloze herhaling.
Op 2 september 2026 heeft Google aangepaste instructies uitgebreid naar meer apps dan alleen Docs. Ze werken nu in Ask Gemini in Drive, Ask Gemini in Chat en in het Gemini-zijpaneel van Gmail, Sheets en Slides.
In deze gids lees je hoe je ze instelt, waar de beperkingen liggen en wat er verder in september veranderde aan het Gemini-zijpaneel. Ook laten we zien waar GPT Workspace, een Chrome-extensie en Google Workspace Add-on die AI direct in Docs, Sheets, Slides en Gmail zet, nog steeds iets anders doet.
Wat Google in september 2026 veranderde
Binnen twee weken verschenen er drie aankondigingen, en ze sluiten op elkaar aan. Lees ze als één verhaal: Gemini groeit uit tot één assistent die je van app naar app volgt.
De eerste: aangepaste instructies. Volgens Google helpt dit Gemini zich aan te passen aan jouw stijl, toon en opmaakvoorkeuren, zonder dat je die in elk gesprek hoeft te herhalen. De uitrol begon op 2 september en het duurt maximaal 15 dagen voordat iedereen op Rapid Release- en Scheduled Release-domeinen de functie heeft.
De tweede: één zijpaneel voor alle apps. 9to5Google meldde dat Google alle Gemini-zijpanelen in Workspace heeft opgewaardeerd zodat ze dezelfde functies delen. Dat betekent dat je vanuit Gmail om een spreadsheet kunt vragen, of vanuit Docs een e-mail ter controle kunt versturen.
De derde: connectors. Op 15 september kondigde Google MCP-integraties aan voor Asana, Atlassian Rovo, HubSpot, Intuit Mailchimp, Intuit QuickBooks, Monday en Salesforce. Ze staan standaard aan voor gebruikers met toegang tot Gemini, en beheerders regelen ze onder Third-Party Connectors in de beheerconsole.
Zo stel je aangepaste instructies voor Gemini in
Instructies kun je op twee manieren instellen. Beide kosten minder dan een minuut.
Optie 1: via Instellingen en Personalisatie
Open Gmail, Docs, Sheets of Slides en klik rechtsboven op Ask Gemini. Open in het zijpaneel het menu linksboven, ga naar Instellingen en daarna Personalisatie. Typ je instructies en klik op Opslaan.
Google noemt dit scherm zelf “Your Instructions for Gemini in Workspace”. Alles wat je hebt opgeslagen staat hier op één plek bij elkaar, zodat je items later kunt bewerken of verwijderen.
Optie 2: zeg het gewoon tegen Gemini in de chat
Je kunt het ook gewoon in de chat vragen. Typ bijvoorbeeld “Onthoud dat ik samenvattingen altijd in vijf bullets of minder wil”, en Gemini slaat het op als instructie. Dat gaat sneller, maar check achteraf wel even het personalisatiescherm om te zien wat er precies is opgeslagen.
Wat zet je in je instructies?
Vage instructies leveren vage resultaten op. Wees concreet over je rol, je toon en het gewenste format van het antwoord.
Een goede instructie leest als een briefing: “Ik leid customer success bij een B2B-SaaS-bedrijf. Schrijf in helder Nederlands, gebruik geen uitroeptekens en houd e-mails onder de 120 woorden.” Een slechte leest als een slogan: “Wees professioneel en beknopt.”
Voorbeeldinstructies om te kopiëren
Hieronder drie vertrekpunten. Pas de details aan tot ze bij jouw werk passen.
Voor Gmail: “Ik mail met klanten en partners. Houd antwoorden onder de 120 woorden, schrijf helder Nederlands en sluit af met één duidelijke vervolgstap.” Deze regel stopt de opvulling die assistenten aan elke e-mail toevoegen.
Voor Sheets: “Als je formules schrijft, leg ze dan in één zin uit en gebruik bereiken zoals A2:A500 in plaats van hele kolommen.” Dit bespaart je het ontcijferen van een formule die je niet zelf hebt geschreven.
Voor Slides: “Titels zijn zinnen, geen labels. Maximaal vier bullets per dia, en elke bullet onder de twaalf woorden.” Presentaties worden opvallend snel beter zodra die lengteregel erin staat.
Test elke instructie met een echte taak voordat je erop vertrouwt. Negeert Gemini een regel, maak hem dan korter en haal alles weg wat botst met een andere instructie.
Veelgemaakte fouten bij het personaliseren van Gemini
De meeste problemen ontstaan door drie gewoontes. Ze zijn makkelijk te vermijden zodra je ze eenmaal herkent.
De eerste: alles in één gigantische instructie proppen. Gemini volgt een korte, enkelvoudige regel beter dan een muur van tekst, dus splits ze op.
De tweede: tegenstrijdige regels mixen. “Wees beknopt” en “leg elke stap gedetailleerd uit” kunnen niet allebei winnen, en dan wordt de output wisselend.
De derde: gevoelige gegevens opslaan. Instructies worden in je account bewaard en op veel plekken hergebruikt, dus houd klantnamen, wachtwoorden en vertrouwelijke cijfers erbuiten.
Beperkingen om te kennen voordat je erop vertrouwt
Aangepaste instructies zijn handig, maar ze hebben zo hun grenzen. Dit blijkt uit de huidige documentatie en berichtgeving.
Je kunt maximaal 1.000 actieve instructies opslaan, ruim meer dan je ooit nodig zult hebben. Instructies worden gedeeld tussen de in aanmerking komende Workspace-producten, dus wat je in Gmail toevoegt, geldt ook in Docs, Slides en Sheets.
Bij de lancering was de functie volgens de berichtgeving alleen beschikbaar in het Engels en alleen in de VS. Check de pagina over Gemini-instructies in het Google Workspace Learning Center voor de actuele lijst, want dit is precies het soort detail dat Google stilletjes aanpast.
Volgens de aankondiging zijn er geen beheerinstellingen voor aangepaste instructies. Beheer je een domein, dan kun je ze dus niet centraal uitzetten en ook geen bedrijfsbrede stijlgids via deze functie afdwingen.
Eenmalige prompts winnen het. Staat er in je opgeslagen instructie “gebruik altijd bullets” en vraag je om een alinea, dan gaat je specifieke verzoek boven de opgeslagen instructie.
Gemini-zijpaneel versus GPT Workspace: waar elk zijn plek heeft
Het zijpaneel van Google blinkt uit in één ding: het kent je Workspace. Het haalt informatie uit Drive, Gmail en Calendar, en inmiddels ook uit tools als Salesforce en HubSpot.
GPT Workspace werkt anders. De extensie zit in dezelfde apps, maar laat je het model kiezen, van OpenAI-modellen tot Claude en Gemini, en hij draait prompts die je als herbruikbare sjablonen hebt opgeslagen. Voor de volledige vergelijking: die hebben we uitgewerkt in GPT Workspace versus Gemini.
Probeer GPT Workspace
Gebruik ChatGPT, Claude en Gemini direct in Google Docs, Sheets, Slides, Gmail en Drive. Zonder tabbladen te wisselen.
Gratis aan de slagAangepaste instructies versus opgeslagen prompts
Aangepaste instructies staan altijd aan. Elk verzoek loopt erdoorheen, of je dat nu wilt of niet.
Een opgeslagen prompt kies je zelf. Je activeert hem op het moment dat de taak erom vraagt, en dat is veiliger als het ene document een formele toon nodig heeft en het volgende een losse. Ons overzicht van de beste ChatGPT-prompts voor Google Workspace laat zien welk soort sjablonen het bewaren waard zijn.
Modelkeuze
Aangepaste instructies voor Gemini sturen alleen Gemini aan. Vind je voor een bepaalde taak het schrijven van een ander model beter, dan verlaat je het zijpaneel of gebruik je een add-on die dat model ondersteunt.
Dat is in de praktijk de kloof. Google bouwt aan één uitstekende standaardassistent, en sommige teams willen per taak zelf het model kunnen kiezen.
Connectors en werk tussen apps
De MCP-connectors zijn misschien wel het interessantste nieuws van september. Dat je Gemini vanuit een Gmail-thread kunt vragen naar een Salesforce-account, haalt echte wrijving weg.
Maar de lijst staat voorlopig op zeven tools vast, en beheerders bepalen de toegang. Zit jouw stack niet in die lijst, dan heb je er voorlopig nog niets aan. Voor Googles bredere agentstrategie lees je onze analyse van Google Workspace Studio versus GPT Workspace.
Een praktische opzet voor de meeste teams
Dit zou ik deze week doen als ik dit voor een team van tien moest opzetten.
Zet eerst drie korte instructies in Gmail: je rol, je toon en je maximale lengte. Test ze daarna in Sheets en Slides om te bevestigen dat ze meekomen.
Houd taakspecifieke prompts vervolgens buiten de aangepaste instructies. Alles wat alleen op één soort document slaat, hoort in een opgeslagen prompt, niet in een algemene instelling.
Bekijk als derde de instelling Third-Party Connectors als je beheerder bent. Ze staat standaard aan, dus beslis bewust wie er toegang krijgt.
Houd tot slot een alternatief bij de hand voor werk waarbij je een ander model wilt. Een second opinion van een ander model vangt wat het eerste model mist.
Veelgestelde vragen
Conclusie
Aangepaste instructies voor Gemini in Google Workspace halen het vervelendste deel van dagelijks AI-gebruik weg: jezelf steeds opnieuw uitleggen. Stel één keer een korte briefing op en elk zijpaneel volgt hem.
Gebruik ze voor stabiele voorkeuren zoals toon en lengte, en houd taakspecifiek werk in herbruikbare prompts. Wil je per taak het model kunnen kiezen, probeer dan GPT Workspace naast Gemini en vergelijk de resultaten op je eigen documenten.
