Egendefinerte instruksjoner for Gemini i Google Workspace: Oppsett og begrensninger

Alle AI-chater starter likt. Du limer inn tonen din, formatet ditt og «ingen punktlister, takk», og så gjør du det hele om igjen i neste vindu. Egendefinerte instruksjoner for Gemini i Google Workspace er Googles løsning på den repetisjonen.

september 2026 utvidet Google de egendefinerte instruksjonene utover Docs. Nå gjelder de i Spør Gemini i Drive, Spør Gemini i Chat og Gemini-sidepanelet i Gmail, Sheets og Slides.

Denne guiden viser hvordan du setter dem opp, hvilke begrensninger som gjelder, og de andre endringene i Gemini-sidepanelet i september. Den forklarer også hvor GPT Workspace, en Chrome-utvidelse og et Google Workspace-tillegg som legger AI rett inn i Docs, Sheets, Slides og Gmail, fortsatt gjør noe annerledes.

Hva Google endret i september 2026

Tre kunngjøringer kom i løpet av to uker, og de henger sammen. Les dem som én historie: Gemini blir én assistent som følger deg på tvers av appene.

Den første er egendefinerte instruksjoner. Ifølge Google hjelper de Gemini med å tilpasse seg stilen, tonen og formateringspreferansene dine, uten at du må gjenta dem i hver samtale. Utrullingen startet 2. september og tar opptil 15 dager før den når alle på Rapid Release- og Scheduled Release-domener.

Den andre er det samlede sidepanelet. 9to5Google rapporterte at Google oppgraderte alle Gemini-sidepanelene i Workspace til å dele de samme funksjonene. Det betyr at du kan be om et regneark fra Gmail, eller sende en e-post til gjennomgang rett fra Docs.

Den tredje er koblinger. 15. september kunngjorde Google MCP-integrasjoner for Asana, Atlassian Rovo, HubSpot, Intuit Mailchimp, Intuit QuickBooks, Monday og Salesforce. De er slått på som standard for brukere med Gemini-tilgang, og administratorer håndterer dem under Third-Party Connectors i administrasjonskonsollen.

Slik setter du opp egendefinerte instruksjoner for Gemini

Du kan legge inn instruksjoner på to måter. Begge tar under et minutt.

Alternativ 1: Innstillinger og deretter Personalisering

Åpne Gmail, Docs, Sheets eller Slides og klikk på Spør Gemini øverst til høyre. Åpne menyen øverst til venstre i sidepanelet, gå deretter til Innstillinger og Personalisering. Skriv inn instruksjonene dine og klikk Lagre.

Googles egen tittel på denne skjermen er «Your Instructions for Gemini in Workspace». Alt du har lagret ligger samlet på ett sted, slik at du kan redigere eller slette oppføringer senere.

Alternativ 2: Si det til Gemini i chatten

Du kan også bare be om det. Skriv noe som «Husk at jeg alltid vil ha oppsummeringer på maks fem punkter», og Gemini lagrer det som en instruksjon. Dette går raskere, men sjekk Personalisering-skjermen etterpå for å bekrefte hva som faktisk ble lagret.

Egendefinerte instruksjoner for Gemini i Google Workspace vist som et promptkort

Hva du bør legge i instruksjonene

Vage instruksjoner gir vage resultater. Vær konkret om rollen din, tonen din og formatet du vil ha tilbake.

En god instruksjon ligner en brief: «Jeg leder kundesuksess i et B2B SaaS-selskap. Skriv lettlest norsk, uten utropstegn, og hold e-postene under 120 ord.» En dårlig instruksjon ligner et slagord: «Vær profesjonell og konsis.»

Eksempelinstruksjoner du kan kopiere

Her er tre utgangspunkt. Tilpass detaljene til jobben din.

For Gmail: «Jeg skriver til kunder og partnere. Hold svarene under 120 ord, bruk lettlest norsk, og avslutt med ett tydelig neste steg.» Denne tar knekken på fyllprosaen assistenter legger på hver eneste e-post.

For Sheets: «Når du skriver formler, forklar dem i én setning, og bruk områder som A2:A500 i stedet for hele kolonner.» Denne sparer deg for å dekode en formel du ikke skrev selv.

For Slides: «Titler er setninger, ikke etiketter. Maks fire punkter per lysbilde, og hvert punkt under 12 ord.» Presentasjonene blir raskt bedre når lengderegelen er på plass.

Test hver instruksjon på en ekte oppgave før du stoler på den. Hvis Gemini ignorerer en regel, kan du korte den ned og fjerne alt som motsier en annen instruksjon.

Vanlige feil med personaliseringsinnstillingene i Gemini

De fleste problemene kommer fra tre vaner. De er lette å unngå når du først får øye på dem.

Den første er å dytte alt inn i én kjempeinstruksjon. Gemini følger en kort regel med ett klart formål bedre enn en mur av tekst, så del dem heller opp.

Den andre er å blande motstridende regler. «Vær kort» og «forklar hvert steg i detalj» kan ikke begge vinne, og da blir resultatene inkonsistente.

Den tredje er å lagre sensitiv informasjon. Instruksjonene lagres i kontoen din og brukes på nytt mange steder, så hold kundenavn, passord og konfidensielle tall utenfor.

Begrensninger du bør kjenne til før du satser på det

Egendefinerte instruksjoner er nyttige, men de har grenser. Slik lyder den nåværende dokumentasjonen og mediedekningen.

Du kan lagre opptil 1000 aktive instruksjoner, som er langt flere enn du kommer til å bruke. Instruksjonene deles på tvers av kvalifiserte Workspace-produkter, så noe du legger til i Gmail, gjelder også i Docs, Slides og Sheets.

Ved lansering ble funksjonen rapportert som tilgjengelig på engelsk og kun i USA. Sjekk siden om Gemini-instruksjoner i Google Workspace-læringssenteret for den oppdaterte listen, for det er akkurat slike detaljer Google endrer i all stillhet.

Ifølge kunngjøringen finnes det ingen administratorkontroller for egendefinerte instruksjoner. Hvis du administrerer et domene, betyr det at du verken kan slå dem av sentralt eller rulle ut en bedriftsomfattende stilguide via denne funksjonen.

Engangsprompter vinner. Hvis den lagrede instruksjonen din sier «bruk alltid punktlister», og du ber om et avsnitt, overstyrer den spesifikke forespørselen den lagrede.

Gemini-sidepanelet vs GPT Workspace: Hvor hver av dem passer best

Googles sidepanel er sterkest på én ting: det kjenner Workspace-miljøet ditt. Det kan hente informasjon fra Drive, Gmail og Calendar, og nå også fra verktøy som Salesforce og HubSpot.

GPT Workspace fungerer annerledes. Det ligger i de samme appene, men lar deg velge modell, inkludert OpenAI-modeller, Claude og Gemini, og det kjører prompter du har lagret som gjenbrukbare maler. Vil du ha hele sammenligningen, skrev vi om den i GPT Workspace vs Gemini.

GPT Workspace-sidestolpen i Google Docs, et alternativ til Gemini-sidepanelet

Prøv GPT Workspace

Bruk ChatGPT, Claude og Gemini direkte i Google Docs, Sheets, Slides, Gmail og Drive. Uten å bytte fane.

Kom i gang gratis

Egendefinerte instruksjoner vs lagrede prompter

Egendefinerte instruksjoner er alltid på. Hver forespørsel går gjennom dem, enten du vil det eller ikke.

En lagret prompt er valgfri. Du velger den når oppgaven krever det, og det er tryggere når ett dokument trenger en formell stemme og det neste en uformell. Listen vår over de beste ChatGPT-promptene for Google Workspace viser typen maler som er verdt å lagre.

Modellvalg

Egendefinerte instruksjoner for Gemini styrer bare Gemini. Foretrekker du en annen modells skrivestil til en oppgave, må du forlate sidepanelet eller bruke et tillegg som støtter den modellen.

Der ligger det praktiske hullet. Google bygger én utmerket standardassistent, og noen team vil velge modell per oppgave.

Koblinger og arbeid på tvers av apper

MCP-koblingene er den mest interessante delen av september. Å kunne spørre Gemini om en Salesforce-konto rett fra en Gmail-tråd fjerner ekte friksjon.

Men listen står fast på syv verktøy foreløpig, og administratorne styrer tilgangen. Ligger verktøystabelen din utenfor listen, får du ikke den samme gevinsten ennå. For Googles bredere agentstrategi, se gjennomgangen vår av Google Workspace Studio vs GPT Workspace.

Et praktisk oppsett for de fleste team

Slik ville jeg gjort det denne uken hvis jeg skulle satt dette opp for et team på ti.

Først: Skriv tre korte instruksjoner i Gmail: rollen din, tonen din og lengdegrensen din. Test dem i Sheets og Slides for å bekrefte at de følger med over.

Deretter: Hold oppgavespesifikke prompter utenfor de egendefinerte instruksjonene. Alt som gjelder én type dokument, hører hjemme i en lagret prompt, ikke i en global innstilling.

Videre: Gå gjennom innstillingen Third-Party Connectors hvis du er administrator. Den er på som standard, så bestem bevisst hvem som skal ha den.

Til slutt: Ha et alternativ i baklomma for arbeid der du vil bruke en annen modell. En second opinion fra en annen modell fanger opp ting den første overser.

Vanlige spørsmål

Husker Gemini instruksjonene mine på tvers av Gmail, Docs, Sheets og Slides?

Ja. Instruksjonene deles på tvers av kvalifiserte Workspace-produkter, så en instruksjon du legger til i Gmail, gjelder også i Docs, Slides og Sheets.

Hvor mange egendefinerte instruksjoner kan jeg lagre?

Nåværende dekning av funksjonen sier opptil 1000 aktive instruksjoner. Du administrerer dem under Innstillinger og deretter Personalisering i Gemini-sidepanelet.

Kan Workspace-administratoren min slå av egendefinerte instruksjoner?

Ifølge Googles kunngjøring 2. september har funksjonen ingen administratorkontroller. Administratorer styrer derimot den separate innstillingen for tredjepartskoblinger.

Fungerer egendefinerte instruksjoner for Gemini i GPT Workspace?

Nei. De styrer bare Gemini inne i Googles egne flater. GPT Workspace bruker egne prompter og maler, og lar deg velge modell.

Hvilke abonnementer får det oppgraderte Gemini-sidepanelet?

Rapportert tilgjengelighet omfatter Google AI Pro og Ultra, Business Standard og Plus, Enterprise Standard og Plus, samt enkelte Education- og Frontline-utgaver.

Konklusjon

Egendefinerte instruksjoner for Gemini i Google Workspace fjerner det mest irriterende ved daglig AI-bruk: å måtte forklare seg selv igjen og igjen. Legg inn en kort brief én gang, og alle sidepanelene følger den.

Bruk dem til stabile preferanser som tone og lengde, og hold oppgavespesifikt arbeid i gjenbrukbare prompter. Vil du velge modell per oppgave, kan du prøve GPT Workspace ved siden av Gemini og sammenligne resultatene på dine egne dokumenter.

Gemini vs GPT Workspace: egendefinerte instruksjoner for Gemini i Google Workspace