Пользовательские инструкции Gemini в Google Workspace: настройка и ограничения
Пользовательские инструкции Gemini теперь работают в Gmail, Sheets, Slides, Drive и Chat. Рассказываем, как их настроить, какие есть ограничения и какое место в этой истории занимает GPT Workspace.
Создано с помощью ИИ, затем сверено с текущим продуктом GPT Workspace.
Каждый диалог с ИИ начинается одинаково: вы вставляете описание тона, формата, просьбу «пожалуйста, без маркированных списков», а в следующем окне повторяете все заново. Пользовательские инструкции Gemini в Google Workspace появились именно для того, чтобы покончить с этим повторением.
2 сентября 2026 года Google расширила действие пользовательских инструкций за пределы Docs. Теперь они работают в Ask Gemini в Drive, Ask Gemini в Chat, а также в боковой панели Gemini в Gmail, Sheets и Slides.
В этом руководстве рассказываем, как все настроить, какие есть ограничения и что еще изменилось в боковой панели Gemini в сентябре. Заодно разберем, каким образом GPT Workspace, расширение для Chrome и дополнение для Google Workspace, которое встраивает ИИ прямо в Docs, Sheets, Slides и Gmail, продолжает идти своим путем.
Что Google изменила в сентябре 2026 года
За две недели вышло три анонса, и они складываются в одну историю: Gemini превращается в единого помощника, который следует за вами из приложения в приложение.
Первый анонс касается самих пользовательских инструкций. По словам Google, они помогают Gemini подстраиваться под ваш стиль, тон и форматирование, чтобы не повторять одно и то же в каждом диалоге. Развертывание началось 2 сентября и займет до 15 дней на всех доменах Rapid Release и Scheduled Release.
Второй анонс: единая боковая панель. Как сообщал 9to5Google, Google обновила все боковые панели Gemini в Workspace, и теперь они умеют одно и то же. Это значит, что можно попросить сделать таблицу прямо из Gmail или отправить письмо на проверку из Docs.
Третий анонс: коннекторы. 15 сентября Google анонсировала интеграции MCP для Asana, Atlassian Rovo, HubSpot, Intuit Mailchimp, Intuit QuickBooks, Monday и Salesforce. Для пользователей с доступом к Gemini они включены по умолчанию, а администраторы управляют ими в разделе Third-Party Connectors в консоли администратора.
Как настроить пользовательские инструкции Gemini
Задать инструкции можно двумя способами. Оба занимают меньше минуты.
Способ 1: Settings, затем Personalization
Откройте Gmail, Docs, Sheets или Slides и нажмите Ask Gemini в правом верхнем углу. В боковой панели откройте меню в левом верхнем углу, затем Settings, затем Personalization. Введите инструкции и нажмите Save.
Google называет этот экран «Your Instructions for Gemini in Workspace». Здесь в одном месте собрано все, что вы сохранили, поэтому позже записи можно отредактировать или удалить.
Способ 2: попросить Gemini прямо в чате
Можно просто попросить. Напишите что-нибудь вроде «Запомни: мне всегда нужны резюме не больше чем в пяти пунктах», и Gemini сохранит это как инструкцию. Это быстрее, но потом стоит заглянуть на экран Personalization и проверить, что именно сохранилось.
Что писать в инструкциях
Расплывчатые инструкции дают расплывчатый результат. Конкретно опишите свою роль, тон и формат, в котором хотите получать ответ.
Хорошая инструкция похожа на бриф: «Я отвечаю за customer success в B2B SaaS-компании. Пиши простым языком, без восклицательных знаков, письма короче 120 слов». Плохая звучит как слоган: «Будь профессионален и краток».
Примеры инструкций, которые можно скопировать
Вот три заготовки. Подгоните детали под свою работу.
Для Gmail: «Я пишу клиентам и партнерам. Держи ответы короче 120 слов, пиши простым языком и заканчивай одним понятным следующим шагом». Такая инструкция отсекает воду, которую ассистенты добавляют в каждое письмо.
Для Sheets: «Когда пишешь формулы, объясняй их одним предложением и используй диапазоны вроде A2:A500, а не целые столбцы». Так не придется разбирать формулу, которую писали не вы.
Для Slides: «Заголовки должны быть предложениями, а не ярлыками. Не больше четырех пунктов на слайд, каждый пункт короче 12 слов». Презентации быстро улучшаются, как только ограничена длина.
Проверьте каждую инструкцию на реальной задаче, прежде чем доверять ей. Если Gemini игнорирует правило, сократите его и уберите все, что противоречит другим инструкциям.
Частые ошибки в настройках персонализации Gemini
Большинство проблем рождают три привычки. Избежать их легко, стоит только их заметить.
Первая привычка: запихнуть все в одну огромную инструкцию. Короткое правило с одной целью Gemini выполняет лучше, чем простыня текста, поэтому разбивайте инструкции на отдельные.
Вторая: смешивать противоречащие друг другу правила. «Будь краток» и «объясняй каждый шаг подробно» не могут победить одновременно, и результат будет непредсказуемым.
Третья: сохранять чувствительные данные. Инструкции хранятся в вашем аккаунте и используются во многих местах, поэтому имена клиентов, пароли и закрытые цифры лучше в них не писать.
Ограничения, о которых стоит знать заранее
Пользовательские инструкции полезны, но у них есть границы. Вот что говорят актуальная документация и публикации о функции.
Можно сохранить до 1000 активных инструкций, что намного больше, чем понадобится. Инструкции общие для подходящих продуктов Workspace, поэтому то, что вы добавили в Gmail, действует и в Docs, Slides и Sheets.
На старте функцию анонсировали как доступную только на английском языке и только в США. Сверяйтесь со страницей Центра обучения Google Workspace об инструкциях Gemini: именно такие детали Google меняет без лишнего шума.
Согласно анонсу, административных настроек для пользовательских инструкций нет. Если вы управляете доменом, это значит, что централизованно отключить их или распространить через эту функцию единый корпоративный стиль не получится.
Разовый запрос побеждает. Если в сохраненной инструкции написано «всегда используй списки», а вы просите абзац, приоритет получит конкретный запрос.
Боковая панель Gemini или GPT Workspace: у каждой своя роль
Сильная сторона панели Google в одном: она знает ваш Workspace. Она умеет обращаться к Drive, Gmail и Calendar, а теперь и к таким инструментам, как Salesforce и HubSpot.
GPT Workspace устроен иначе. Он живет в тех же приложениях, но позволяет выбирать модель, включая модели OpenAI, Claude и Gemini, и запускать сохраненные промпты как многоразовые шаблоны. Полное сравнение мы уже делали в статье GPT Workspace против Gemini.
Попробуйте GPT Workspace
Используйте ChatGPT, Claude и Gemini прямо в Google Docs, Sheets, Slides, Gmail и Drive. Без переключения между вкладками.
Начать бесплатноПользовательские инструкции против сохраненных промптов
Пользовательские инструкции включены всегда. Через них проходит каждый запрос, хотите вы этого или нет.
Сохраненный промпт включается по желанию. Вы выбираете его, когда задача этого требует, и это безопаснее, если одному документу нужен официальный тон, а следующему разговорный. В нашем списке лучших промптов ChatGPT для Google Workspace собраны шаблоны, которые стоит сохранять.
Выбор модели
Пользовательские инструкции Gemini управляют только Gemini. Если для какой-то задачи вам больше нравится, как пишет другая модель, придется выйти из боковой панели или взять дополнение, которое ее поддерживает.
В этом и состоит практическая развилка. Google строит одного отличного помощника по умолчанию, а некоторым командам нужно выбирать модель под каждую задачу.
Коннекторы и работа между приложениями
Коннекторы MCP, пожалуй, самое интересное в сентябрьских новостях. Возможность спросить Gemini об аккаунте Salesforce прямо из переписки в Gmail избавляет от настоящей рутины.
Но пока список ограничен семью инструментами, и доступ контролируют администраторы. Если ваш стек не входит в этот список, такой выгоды вы пока не получите. О более широкой агентской стратегии Google читайте в нашем разборе Google Workspace Studio против GPT Workspace.
Практическая настройка для большинства команд
Вот что бы я сделал на этой неделе, если бы настраивал все это для команды из десяти человек.
Во-первых, напишите в Gmail три короткие инструкции: роль, тон и лимит длины. Проверьте их в Sheets и Slides, чтобы убедиться, что они переносятся.
Во-вторых, не держите специфичные для задач промпты в пользовательских инструкциях. Все, что относится к одному типу документов, должно быть сохраненным промптом, а не глобальной настройкой.
В-третьих, если вы администратор, проверьте настройку Third-Party Connectors. Она включена по умолчанию, так что осознанно решите, кому ее предоставить.
И наконец, держите под рукой альтернативу для работы, где нужна другая модель. Второе мнение от другой модели замечает то, что упустила первая.
Часто задаваемые вопросы
Выводы
Пользовательские инструкции Gemini в Google Workspace убирают самое раздражающее в ежедневной работе с ИИ: необходимость каждый раз объяснять себя заново. Задайте короткий бриф один раз, и каждая боковая панель будет ему следовать.
Используйте их для стабильных предпочтений вроде тона и длины, а специфичные для задач вещи держите в многоразовых промптах. Если хотите выбирать модель под задачу, попробуйте GPT Workspace вместе с Gemini и сравните результаты на собственных документах.
