Anpassade instruktioner för Gemini i Google Workspace: så ställer du in dem och var gränserna går

Varje AI-chatt börjar likadant. Du klistrar in din ton, ditt format och ditt ”inga punktlistor tack”, och sedan gör du om allt i nästa fönster. Anpassade instruktioner för Gemini i Google Workspace är Googles lösning på just den upprepningen.

Den 2 september 2026 utökade Google de anpassade instruktionerna till fler appar än Docs. De gäller nu i Ask Gemini i Drive, Ask Gemini i Chat och Geminis sidopanel i Gmail, Sheets och Slides.

Den här guiden går igenom hur du ställer in instruktionerna, vilka begränsningar som gäller och vad som annars har hänt med Geminis sidopanel i september. Vi visar också var GPT Workspace, ett Chrome-tillägg och en Google Workspace Add-on som placerar AI direkt i Docs, Sheets, Slides och Gmail, fortfarande går sin egen väg.

Vad Google förändrade i september 2026

Tre tillkännagivanden landade inom två veckor, och de hänger ihop. Läs dem som en enda berättelse: Gemini håller på att bli en enda assistent som följer dig mellan apparna.

Det första är de anpassade instruktionerna. Google skriver att de hjälper Gemini att anpassa sig till din stil, din ton och dina formatpreferenser utan att du behöver upprepa dem i varje konversation. Utrullningen började den 2 september och kan dröja upp till 15 dagar innan den når alla på domäner med Rapid Release och Scheduled Release.

Det andra är den enhetliga sidopanelen. 9to5Google rapporterade att Google har uppgraderat alla Geminis sidopaneler i Workspace så att de delar samma funktioner. Det betyder att du kan be om ett kalkylblad direkt från Gmail, eller skicka ett mejl för granskning från Docs.

Det tredje är kopplingarna. Den 15 september tillkännagav Google MCP-integrationer för Asana, Atlassian Rovo, HubSpot, Intuit Mailchimp, Intuit QuickBooks, Monday och Salesforce. De är aktiverade som standard för användare med Gemini-åtkomst, och administratörer hanterar dem under Third-Party Connectors i administrationskonsolen.

Så ställer du in anpassade instruktioner för Gemini

Det finns två sätt att ställa in instruktionerna. Båda tar mindre än en minut.

Alternativ 1: Settings, sedan Personalization

Öppna Gmail, Docs, Sheets eller Slides och klicka på Ask Gemini uppe till höger. Öppna menyn uppe till vänster i sidopanelen, gå sedan till Settings och vidare till Personalization. Skriv dina instruktioner och klicka på Save.

Googles egen rubrik för den här skärmen är ”Your Instructions for Gemini in Workspace”. Allt du har sparat samlas här på ett ställe, så att du kan redigera eller ta bort poster senare.

Alternativ 2: Säg det direkt till Gemini i chatten

Du kan också helt enkelt be om det. Skriv något i stil med ”Kom ihåg att jag alltid vill ha sammanfattningar i högst fem punkter”, så sparar Gemini det som en instruktion. Det går snabbare, men kolla Personalization-skärmen efteråt för att bekräfta vad som faktiskt sparades.

Vad du bör skriva i dina instruktioner

Vaga instruktioner ger vaga resultat. Var konkret med din roll, din ton och formatet du vill få tillbaka.

En bra instruktion låter som en kort brief: ”Jag driver kundframgång på ett B2B-SaaS-företag. Skriv enkelt och rakt, utan utropstecken, och håll mejlen under 120 ord.” En dålig låter som en slogan: ”Var professionell och koncis.”

Exempelinstruktioner du kan kopiera

Här är tre utgångspunkter. Redigera detaljerna så att de passar ditt jobb.

För Gmail: ”Jag mejlar kunder och partners. Håll svaren under 120 ord, skriv enkelt och rakt och avsluta alltid med ett tydligt nästa steg.” Den här instruktionen stoppar all utfyllnad som assistenter annars brukar lägga i varje mejl.

För Sheets: ”När du skriver formler, förklara dem i en mening och använd områden som A2:A500 istället för hela kolumner.” Den sparar dig från att behöva tyda en formel som du inte skrev själv.

För Slides: ”Rubriker är meningar, inte etiketter. Max fyra punkter per bild och högst 12 ord per punkt.” Presentationer blir snabbt bättre så fort längdregeln är på plats.

Testa varje instruktion på en riktig uppgift innan du litar på den. Om Gemini struntar i en regel, förkorta den och ta bort det som står i konflikt med någon annan instruktion.

Vanliga misstag med Geminis personaliseringsinställningar

De flesta problem kommer från tre vanor. De är lätta att undvika när du väl ser dem.

Den första är att stoppa in allt i en enda jätteinstruktion. Gemini följer en kort regel med ett tydligt syfte bättre än en textvägg, så dela upp dem.

Den andra är att blanda motstridiga regler. ”Var kortfattad” och ”förklara varje steg i detalj” kan inte båda gälla, och då blir resultatet ojämnt.

Den tredje är att spara känsliga uppgifter. Instruktionerna lagras i ditt konto och återanvänds på många ställen, så håll kundnamn, lösenord och privata siffror borta från dem.

Begränsningar du bör känna till innan du litar på funktionen

Anpassade instruktioner är användbara, men de har sina gränser. Så här ser läget ut enligt aktuell dokumentation och rapportering.

Du kan spara upp till 1 000 aktiva instruktioner, vilket är långt fler än du någonsin kommer att använda. Instruktionerna delas mellan de Workspace-produkter som stödjer funktionen, så något du lägger till i Gmail gäller även i Docs, Slides och Sheets.

Vid lanseringen rapporterades funktionen som tillgänglig bara på engelska och i USA. Kontrollera sidan om Gemini-instruktioner i Google Workspace Learning Center för den aktuella listan, för det är den sortens detaljer som Google ändrar i tysthet.

Enligt tillkännagivandet finns inga administratörskontroller för anpassade instruktioner. Om du hanterar en domän betyder det att du varken kan stänga av dem centralt eller rulla ut en gemensam stilguide via funktionen.

Engångsprompter vinner. Om din sparade instruktion säger ”använd alltid punktlistor” och du ber om en löptext, gäller den specifika begäran framför den sparade.

Geminis sidopanel vs GPT Workspace: vad var och en är bra på

Googles sidopanel är som starkast på en enda sak: den känner till ditt Workspace. Den kan hämta information från Drive, Gmail och Calendar, och numera även från verktyg som Salesforce och HubSpot.

GPT Workspace fungerar annorlunda. Det finns i samma appar men låter dig välja modell, inklusive OpenAI-modeller, Claude och Gemini, och det kör prompter som du har sparat som återanvändbara mallar. Vill du ha hela jämförelsen har vi skrivit om den i GPT Workspace vs Gemini.

Testa GPT Workspace

Använd ChatGPT, Claude och Gemini direkt i Google Docs, Sheets, Slides, Gmail och Drive. Utan att växla mellan flikar.

Kom igång gratis

Anpassade instruktioner vs sparade prompter

Anpassade instruktioner är alltid på. Varje förfrågan passerar dem, oavsett om du vill det eller inte.

En sparad prompt väljer du själv. Du tar fram den när uppgiften kräver det, vilket är tryggare när ett dokument ska ha en formell ton och nästa ett vardagligt. Vår lista med bästa ChatGPT-prompterna för Google Workspace visar vilka slags mallar som är värda att spara.

Val av modell

Anpassade instruktioner för Gemini styr bara Gemini. Om du föredrar en annan modells sätt att skriva för en viss uppgift lämnar du sidopanelen eller använder ett tillägg som stödjer den modellen.

Där ligger den praktiska luckan. Google bygger en enda utmärkt standardassistent, och en del team vill kunna välja modell per uppgift.

Kopplingar och arbete över appar

MCP-kopplingarna är den mest intressanta nyheten i september. Att kunna fråga Gemini om ett Salesforce-konto direkt från en Gmail-tråd tar bort verklig friktion.

Men listan är för närvarande låst till sju verktyg, och administratörerna styr åtkomsten. Om din verktygsstack ligger utanför listan får du inte samma nytta ännu. För Googles bredare agentstrategi, se vår genomgång av Google Workspace Studio vs GPT Workspace.

En praktisk uppsättning för de flesta team

Så här skulle jag göra den här veckan om jag satte upp funktionen för ett team på tio personer.

Först: skriv tre korta instruktioner i Gmail som täcker din roll, din ton och din längdgräns. Testa dem sedan i Sheets och Slides för att bekräfta att de följer med.

Sedan: håll uppgiftsspecifika prompter utanför de anpassade instruktionerna. Allt som bara gäller en sorts dokument hör hemma i en sparad prompt, inte i en global inställning.

Dessutom: granska inställningen Third-Party Connectors om du är administratör. Den är på som standard, så bestäm medvetet vem som ska ha tillgång.

Slutligen: ha ett alternativ redo för arbetet där du vill ha en annan modell. En second opinion från en annan modell fångar det som den första missar.

Vanliga frågor och svar

Sammanfattning

Anpassade instruktioner för Gemini i Google Workspace tar bort det mest irriterande med daglig AI-användning: att gång på gång förklara sig själv. Skriv en kort brief en gång, och alla sidopaneler följer den.

Använd dem för stabila preferenser som ton och längd, och lägg uppgiftsspecifikt arbete i återanvändbara prompter. Om du vill välja modell per uppgift, testa GPT Workspace bredvid Gemini och jämför resultaten i dina egna dokument.