วิธีใช้งาน ChatGPT กับ Gmail

การจะทำงานซ้ำๆ ให้ผลลัพธ์มีความใหม่และไม่ซ้ำเดิมทุกครั้ง เป็นโจทย์ที่แก้ยากจริงๆ แต่บางงานก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ ต้องทำซ้ำหลายรอบ ทว่าแต่ละครั้งต้องไม่เหมือนเดิมเลย ยกตัวอย่างเช่น คุณต้องส่งอีเมลแจ้งเตือนเป็นประจำ แต่อยากให้แต่ละฉบับฟังดูสดใหม่ไม่ซ้ำซาก แถมยังต้องทำซ้ำอีกรอบเป็นภาษาสเปนอีกด้วย นี่แหละคือจุดที่ AI เข้ามาช่วยคุณได้พอดี

GPT for Gmail เป็นหนึ่งในชุดเครื่องมือ GPT Workspace ที่ช่วยเพิ่มความสามารถด้าน AI ให้กับ Google Sheets, Google Docs, Google Slides และ Gmail

GPT for Gmail คืออะไร?

GPT for Gmail คือ Add-on ของ Google สำหรับใช้ ChatGPT เขียนอีเมล ที่ออกแบบมาเพื่อใช้ AI ช่วยเขียนอีเมลให้น่าสนใจ ส่งสารได้ตรงประเด็น และมีความสดใหม่ไม่ซ้ำซากจำเจ ใช้ได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งการส่งข้อความจำนวนมากถึงสมาชิกในทีมและลูกค้า หรือการเขียนอีเมลการตลาดและคำเชิญหลายฉบับในคราวเดียว

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นคนดูแลงาน Lead Generation ขององค์กร หน้าที่ของคุณคือคิดหาวิธีใหม่ๆ ที่ตรงกลุ่มเป้าหมาย เพื่อชักชวนผู้คนให้ลองใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณอาจพิมพ์ prompt ว่า “เขียนอีเมลบอกผู้รับว่าเราเพิ่งปล่อยอัปเดตของซอฟต์แวร์บัญชี และตอนนี้เชื่อมต่อกับ Quickbooks ได้แล้ว”

จากนั้นบอกต่อว่าให้มุ่งเป้าไปที่ CFO ของบริษัทขนาดกลางในเขตมิดเวสต์ คุณก็จะได้เนื้อหาที่ตรงกับกลุ่มผู้รับกลุ่มนั้นพอดี

เหมาะกับใครบ้าง?

CMO ที่ต้องการเครื่องมือส่งอีเมลแคมเปญแบบ Inbound และ Outbound เพื่อติดต่อลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าใหม่ที่มีศักยภาพ

ครูอาจารย์ มหาวิทยาลัย และสถาบันการศึกษา ที่ต้องการส่ง feedback ให้นักเรียนนักศึกษาเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ เดือน หรือภาคเรียน รวมถึงการส่งผลสอบและผลทดสอบต่างๆ

สมาคม NGO และชมรม ที่ต้องการเชิญชวนผู้สมัครใหม่ ประชาสัมพันธ์การแข่งขัน เปิดรับโครงการ หรือสื่อสารกับฐานข้อมูลสมาชิกของตัวเอง

ธุรกิจและมืออาชีพทุกประเภททุกขนาด ที่กำลังมองหาวิธีติดต่อรายชื่อลูกค้าเป้าหมายผ่าน Cold Email

รวมถึงทุกคนที่ต้องส่งเนื้อหาทางอีเมลถึงผู้รับจำนวนมากและหลากหลายกลุ่ม

ทำไม GPT for Gmail ถึงสำคัญ?

เขียนอีเมลให้ดูเป็นมืออาชีพ

จุดมุ่งหมายหลักของ AI คือการคิดไอเดียใหม่ๆ ที่คุณเองอาจไม่เคยนึกถึง AI ทำสิ่งนี้ได้ด้วยการเข้าถึงเครือข่ายข้อมูลขนาดมหึมา แล้วค้นหาคำตอบสำหรับคำถามลักษณะเดียวกับของคุณด้วยสิ่งที่เรียกว่า Neural Network หรือโครงข่ายประสาทเทียม จากนั้นจึงนำวิธีแก้ปัญหาที่ค้นพบมาปรับใช้กับงานของคุณ

เพราะเข้าถึงตัวอย่างได้มากมายขนาดนั้น AI จึงจำลองวิธีตอบสนองและถ้อยคำแบบมนุษย์ได้ และสร้างข้อความที่ฟังดูมีความเป็นต้นฉบับเพื่อส่งสารของคุณได้ ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสได้รับการตอบกลับเชิงบวก และยกระดับการสื่อสารโดยรวมกับลูกค้าเป้าหมาย ลูกค้า และพันธมิตร

ประหยัดทั้งเวลาและแรง

เมื่อมี GPT ช่วย การส่งอีเมลกลายเป็นเรื่องง่ายมาก ร่างอีเมลได้ภายในไม่กี่วินาที ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับนักการตลาดอีเมล ที่จำนวนอีเมลที่ส่งออกไปส่งผลต่อผลลัพธ์โดยตรง แถมเมื่อปรับตั้งค่าได้หลากหลาย คุณยังสร้างอีเมลที่ปรับให้เหมาะกับผู้รับแต่ละรายอย่างเป็นส่วนตัว หมายความว่าโอกาส conversion ก็สูงขึ้นตามไปด้วย

แต่ประโยชน์ไม่ได้มีเพียงนักการตลาดอีเมลเท่านั้น ใครก็สามารถได้ประโยชน์จาก GPT for Gmail ได้ เพราะเมื่อทำให้กระบวนการส่งอีเมลเป็นอัตโนมัติ คุณก็มีเวลาไปโฟกัสกับเรื่องอื่นที่สำคัญกว่า

วิธีใช้งาน GPT for Gmail

GPT for Gmail ใช้ยากไหม? ไม่ยากอย่างที่คิด เพียงทำตาม 3 ขั้นตอนง่ายๆ ต่อไปนี้ก็เริ่มต้นได้เลย:

ติดตั้ง Add-on

ติดตั้ง GPT for Gmail ได้จาก Google Workspace Marketplace เพียงกดปุ่ม “Install” ก็เสร็จเรียบร้อย

ตอบกลับด่วนจากกล่องขาเข้า (Inbox)

ใน Gmail ให้เปิด add-on จากแถบเมนูด้านขวา แล้วเลือกอีเมลตอบกลับด่วนได้เลยจากคำตอบ 3 แบบที่ระบบแนะนำมาให้ หรือจะพิมพ์ prompt เพื่อสั่งให้ตอบแบบกำหนดเองก็ได้

เขียนอีเมล

เปิด add-on จากหน้าต่างเขียนอีเมล (Compose)

เขียน prompt บอกบริบทของอีเมลให้ผู้ช่วย AI ทราบ เช่น “เขียนอีเมลแจ้งเตือนสมาชิกชมรมว่ายน้ำทุกท่านว่าเวลาเปิดสระกำลังจะเปลี่ยนแปลงในช่วงเทศกาล Thanksgiving” จากนั้นเลือกโทนที่เหมาะสมที่สุดกับสถานการณ์ของคุณ

ปรับแต่ง prompt ให้ตรงใจมากขึ้น

กดปุ่ม “Rewrite” แล้วให้ข้อมูลบริบทเพิ่มเติมกับ GPT for Gmail เพื่อให้ได้คำตอบที่แม่นยำที่สุด หรือเขียนอีเมลหลายฉบับในหัวข้อเดียวกันแต่มุ่งเป้าไปคนละกลุ่ม นอกจากนี้ยังสั่งสร้างร่างใหม่ ขยายร่างที่ได้ หรือทำให้สั้นลงได้อีกด้วย

นำข้อความที่ได้ใส่ลงในหน้าต่างเขียนอีเมลแล้วกดส่งได้เลย!

GPT Workspace

GPT for Gmail เป็นเพียงหนึ่งส่วนของ GPT Workspace เท่านั้น คุณสามารถใช้ Workspace สร้างคอนเทนต์ รายการและอาร์เรย์ บล็อก และสุนทรพจน์ใน Google Sheets หรือ Google Docs ไปจนถึงสไลด์นำเสนอธุรกิจ (pitch deck) พร้อมรูปภาพใน Google Slides ได้อีกด้วย

ตัวอย่างการใช้งาน

GPT for Gmail นำไปประยุกต์ใช้ได้หลากหลายมาก ตัวอย่างเช่น:

ส่งอีเมลถึงลูกค้า พันธมิตร หรือลูกค้าเป้าหมาย ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ในองค์กรขนาดใหญ่หรือกำลังบริหารสตาร์ทอัพธุรกิจเล็กๆ ก็ตาม

เป็นโซลูชันจดหมายข่าว (Newsletter) สำหรับส่งข่าวสารเป็นระยะ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ ฟีเจอร์ใหม่ โปรโมชัน ส่วนลด ข่าวสาร ตัวเลขสถิติ โพล และการแนะนำพนักงานใหม่

ส่งคำอวยพรประจำฤดูกาลและเทศกาลต่างๆ เช่น ปีใหม่ วันเกิด Thanksgiving ฮาโลวีน และคริสต์มาส

เชิญชวนผู้คนเข้าร่วมงานทั้งด้านธุรกิจและส่วนตัว เช่น เว็บบินาร์ งานแต่งงาน งานแสดงสินค้า งานประชุม และมีตอัพ พร้อมจัดการคำตอบรับเข้าร่วมด้วย

สมัครงาน: ส่งใบสมัครหลายตำแหน่งพร้อมกัน โดยมีจดหมายประกอบการสมัคร (cover letter) ที่ตรงกับตลาดหรือสายงานของแต่ละตำแหน่ง

เขียนอีเมลขอบคุณแบบเฉพาะบุคคลหลายฉบับ ส่งถึง HR ผู้คัดเลือก ผู้สนับสนุน crowdfunding ผู้อัปโหวตบน Product Hunt นักลงทุน business angel หรือเพื่อนฝูงและคนในครอบครัว

ทำ Cold Email หรือแคมเปญติดตามผลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อผลักดันและสร้างลีดใหม่ๆ ให้ทีมขายของคุณ

บริหารแคมเปญ PR โดยติดต่อนักข่าวหรืออินฟลูเอนเซอร์ด้วยข้อความที่ตรงกลุ่มเป้าหมาย

สรุป

ช่วงหลังมานี้มีทั้งกระแสฮือฮาและเสียงสร้างความหวาดกลัวเรื่อง AI กันมากมาย โดยมีบุคคลระดับแนวหน้าของวงการอย่าง Elon Musk และ Martha Lane Fox ออกมาแสดงความเห็นทั้งข้อดีข้อเสีย การใช้งาน และความสามารถของมัน GPT for Gmail คือตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่า AI สามารถนำมาใช้ยกระดับการส่งข้อความทางอีเมลของคุณ และช่วยให้ทำงานได้ฉลาดขึ้นและเร็วขึ้น แค่อย่าลืมว่าให้ใช้มันในทางที่ดี ไม่ใช่ทางร้าย เพราะพลังอันยิ่งใหญ่ของ AI ย่อมมาพร้อมกับความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่เช่นกัน

พร้อมจะเริ่มต้นหรือยัง? ติดตั้ง GPT for Gmail จาก Google Workspace Marketplace ได้ฟรี แล้วเริ่มเขียนอีเมลที่ดีกว่าเดิมได้ตั้งแต่วันนี้