Google Workspace 里的 Gemini 自定义指令：设置方法与使用限制

每次和 AI 开聊，起手式都一样：把你的语气、格式要求、“请不要用项目符号”再粘贴一遍，换到下一个窗口还得重来。Google Workspace 中的 Gemini 自定义指令，就是 Google 针对这种重复劳动给出的解法。

2026 年 9 月 2 日，Google 宣布自定义指令不再局限于 Docs，而是扩展到了 Drive 中的 Ask Gemini、Chat 中的 Ask Gemini，以及 Gmail、Sheets 和 Slides 里的 Gemini 侧边栏。

本文会讲清楚怎么设置、有哪些限制、9 月 Gemini 侧边栏还有哪些更新，也会说明 GPT Workspace 依然有自己的独特之处。这款 Chrome 扩展兼 Google Workspace 附加组件，能把 AI 直接装进 Docs、Sheets、Slides 和 Gmail。

2026 年 9 月，Google 改了什么

两周之内连发三条公告，而且彼此呼应。把它们连起来看，讲的是同一件事：Gemini 正在变成一个跟着你跨应用工作的统一助手。

第一条是自定义指令。按照 Google 的说法，它能让 Gemini 自动适应你的风格、语气和格式偏好，不必每次对话都重复交代。功能从 9 月 2 日开始推送，最长 15 天内覆盖 Rapid Release 和 Scheduled Release 域名下的所有用户。

第二条是统一侧边栏。据 9to5Google 报道，Google 把 Workspace 里所有 Gemini 侧边栏升级成了同一套功能。也就是说，你可以在 Gmail 里让 AI 生成一张表格，也可以在 Docs 里把一封邮件发出去审阅。

第三条是连接器。9 月 15 日，Google 宣布为 Asana、Atlassian Rovo、HubSpot、Intuit Mailchimp、Intuit QuickBooks、Monday 和 Salesforce 推出 MCP 集成。对有 Gemini 权限的用户默认开启，管理员可以在管理控制台的“第三方连接器”（Third-Party Connectors）设置里统一管理。

如何设置 Gemini 自定义指令

设置方式有两种，都不用一分钟。

方式一：从“设置”进入“个性化”

打开 Gmail、Docs、Sheets 或 Slides，点击右上角的 Ask Gemini。在侧边栏里，点开左上角的菜单，依次进入“设置”（Settings）和“个性化”（Personalization），输入你的指令，点击保存。

Google 给这个界面的官方名称是 “Your Instructions for Gemini in Workspace”。所有已保存的指令都集中在这里，方便日后编辑或删除。

方式二：直接在对话里告诉 Gemini

你也可以直接开口。比如输入“记住：我要的摘要永远不超过五条要点”，Gemini 就会把它存成一条指令。这样更快，但建议事后去“个性化”页面确认一下它到底存了什么。

指令里该写什么

指令含糊，结果就含糊。把你的角色、语气和想要的输出格式写具体。

好的指令像一份工作简报：“我在一家 B2B SaaS 公司负责客户成功。用平实的语言写作，不用感叹号，邮件控制在 120 字以内。”差的指令像一句口号：“专业、简洁。”

可直接套用的示例指令

下面三条可以直接拿来改，把细节换成你自己的工作场景就行。

Gmail：“我的邮件写给客户和合作伙伴。回复控制在 120 字以内，用平实的语言，结尾给出一个明确的下一步。”这条专治 AI 回邮件时硬加的客套话。

Sheets：“写公式时，用一句话解释它的作用，并且使用 A2:A500 这样的具体区域，而不是整列引用。”省得你再去破译一段不是自己写的公式。

Slides：“标题要写成完整句子，不要只放标签。每页不超过四条要点，每条不超过 12 个字。”长度规则一固定，幻灯片质量立马上一个台阶。

每条指令先用真实任务试一遍再放心用。如果 Gemini 无视某条规则，把它改短，并删掉与其他指令冲突的内容。

Gemini 个性化设置的常见误区

大部分问题都出在三个习惯上，看清了就不难避开。

第一，把所有要求塞进一条巨型指令。一条目标单一、篇幅简短的规则，执行效果远胜一大段文字，所以拆开写。

第二，混入互相矛盾的规则。“要简短”和“每一步都详细解释”不可能同时成立，输出结果也会忽长忽短。

第三，把敏感信息存进指令。指令保存在你的账号里，还会在很多场景被反复调用，客户名称、密码、内部数据都别写进去。

依赖它之前，先了解这些限制

自定义指令好用，但也有边界。以下是现有文档和公开报道透露的信息。

最多可保存 1,000 条生效指令，这个数量远超实际需要。指令在符合条件的 Workspace 产品之间共享，在 Gmail 里添加的一条，同样会作用于 Docs、Slides 和 Sheets。

上线之初，据报道该功能仅支持英语且仅限美国地区。最新范围请查看 Google Workspace 学习中心关于 Gemini 指令的页面，这类细节 Google 往往会悄悄更新。

根据官方公告，自定义指令没有管理员控制项。如果你管理一个域名，就意味着既无法在后台统一关闭它，也没法借这个功能下发全公司的写作风格规范。

一次性提示优先。如果保存的指令写着“永远用项目符号”，而你这次明确要求一段连贯文字，那么具体请求会覆盖已保存的指令。

Gemini 侧边栏 vs GPT Workspace：各适合什么场景

Google 侧边栏最厉害的一点是：它懂你的 Workspace。它能调用 Drive、Gmail 和 Calendar 里的内容，现在又加上了 Salesforce、HubSpot 这类工具。

GPT Workspace 的思路不一样。它同样嵌在这些应用里，但允许你自选模型，包括 OpenAI 的模型、Claude 和 Gemini，还能把提示词保存成可复用的模板。想要完整对比，可以看我们之前的 GPT Workspace vs Gemini 一文。

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在 Google Docs、Sheets、Slides、Gmail 和 Drive 里直接使用 ChatGPT、Claude 和 Gemini，无需来回切换标签页。

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自定义指令 vs 保存的提示词

自定义指令永远在线。每一次请求都会经过它，不管你这次想不想要。

保存的提示词则是按需启用。任务需要时才调用，这样更稳妥：上一份文档要正式口吻，下一份要轻松语气，互不干扰。我们整理的 Google Workspace 最佳 ChatGPT 提示词里，就有不少值得保存的模板。

模型选择

Gemini 自定义指令只对 Gemini 生效。如果某个任务你更偏爱另一个模型的文笔，就只能离开侧边栏，或者改用支持那个模型的附加组件。

这就是现实差距所在。Google 在打造一个出色的默认助手，而有些团队希望按任务自选模型。

连接器与跨应用协作

MCP 连接器是 9 月更新里最有意思的部分。在 Gmail 邮件串里直接问 Gemini 某个 Salesforce 客户的情况，省掉的是实打实的切换成本。

不过目前名单固定为七款工具，而且访问权限握在管理员手里。如果你常用的工具不在这份名单上，暂时还享受不到同样的便利。想了解 Google 更大的智能体战略，可以看我们对 Google Workspace Studio vs GPT Workspace 的拆解。

一套适合大多数团队的实操方案

如果这周要给一个十人团队配置这套功能，我会这么做。

第一步，在 Gmail 里写三条简短指令：你的角色、你的语气、你的长度上限。然后到 Sheets 和 Slides 里测一测，确认它们确实同步生效。

第二步，别把针对特定任务的提示词混进自定义指令。只适用于某一类文档的要求，应该放进保存的提示词，而不是全局设置。

第三步，如果你是管理员，检查一下“第三方连接器”设置。它默认开启，所以要主动想清楚开放给谁。

最后，给需要换模型的工作留一个备选。让另一个模型给点第二意见，往往能发现第一个模型漏掉的问题。

常见问题

结语

Google Workspace 中的 Gemini 自定义指令，解决的是日常用 AI 最烦人的一环：每次都要把自己的要求重新交代一遍。只需设定一次简短的工作要求，所有侧边栏都会照着执行。

语气、长度这类稳定偏好交给自定义指令；针对特定任务的写法，放进可复用的提示词模板。如果你想按任务挑选模型，可以试试 GPT Workspace，把它和 Gemini 放在一起，在你自己的文档上比一比效果。