इवेंट प्लानर्स के लिए ChatGPT: Google Workspace में स्मार्ट तरीके से काम करने के AI टूल्स
जानिए कैसे इवेंट प्लानर्स Gmail, Google Docs, Sheets और Slides में ChatGPT का उपयोग करके प्रस्ताव तैयार करते हैं, वेंडर्स को मैनेज करते हैं और इवेंट्स को तेजी से कोऑर्डिनेट करते हैं।
इवेंट प्लानिंग एक ऐसा काम है जहां शेड्यूल पर सब कुछ व्यवस्थित दिखता है और बाकी जगह अराजकता होती है। आप 40 वेंडर्स को ट्रैक कर रहे होते हैं, एक क्लाइंट को मैनेज कर रहे होते हैं जो तीन दिन पहले गेस्ट काउंट बदल देता है, रन-ऑफ-शो डॉक्यूमेंट्स लिखते हुए वेंडर ईमेल्स का जवाब दे रहे होते हैं, और दो घंटे में शुरू होने वाली मीटिंग के लिए बजट रिवीजन तैयार कर रहे होते हैं।
इसका अधिकांश हिस्सा लेखन का काम है। वेंडर ईमेल्स। क्लाइंट अपडेट्स। प्रस्ताव। बजट शीट्स। ब्रीफिंग डॉक्यूमेंट्स। इवेंट प्लानर्स के लिए ChatGPT लेखन के बैकलॉग को कम करता है और आपको उन निर्णयों पर फोकस करने देता है जो सिर्फ आप ही ले सकते हैं।
लेकिन समस्या यह है कि ज्यादातर इवेंट प्लानर्स पहले से ही Google Workspace में काम करते हैं। एक अलग AI टैब में स्विच करना वर्कफ्लो को तोड़ देता है। GPT Workspace इस समस्या को हल करता है क्योंकि यह AI को सीधे Gmail, Google Docs, Google Sheets और Google Slides में इंटीग्रेट करता है। AI वहीं होता है जहां आपको जरूरत होती है, उसी टूल के अंदर जिसमें आप पहले से काम कर रहे होते हैं।
Google Workspace में इवेंट प्लानर्स के लिए AI टूल्स क्यों बेस्ट हैं
इवेंट प्लानिंग के वर्कफ्लो पहले से ही Google Workspace के जरिए चलते हैं। प्रस्ताव Docs में होते हैं। वेंडर लिस्ट और बजट Sheets में होते हैं। क्लाइंट प्रेजेंटेशन Slides में होते हैं। वेंडर और क्लाइंट ईमेल्स Gmail के जरिए आते-जाते हैं।
बाहरी AI टूल्स की समस्या यह है कि वे आपके वर्कफ्लो को बाधित करते हैं: आप Gmail से टेक्स्ट कॉपी करते हैं, उसे एक चैटबॉट में पेस्ट करते हैं, रिस्पांस को वापस कॉपी करते हैं, और फिर फॉर्मेटिंग के लिए एडिट करते हैं। एक ईमेल के लिए यह परेशानी भरा है। एक सुबह में 30 वेंडर ईमेल्स के लिए, यह 45 मिनट का कॉपी-पेस्ट हो जाता है।
इवेंट प्लानर्स के लिए AI टूल्स तब सबसे अच्छे से काम करते हैं जब वे उसी एनवायरनमेंट में एम्बेडेड होते हैं जहां काम होता है। GPT Workspace एक Chrome एक्सटेंशन और Google Workspace ऐड-ऑन के रूप में इंस्टॉल होता है। Gmail में एक AI पैनल होता है, Google Docs में इनलाइन एडिटिंग, Sheets में फॉर्मूला जनरेशन, और Slides में स्लाइड कंटेंट जनरेशन। कोई स्विचिंग नहीं। कोई पेस्टिंग नहीं।
ज्यादातर इवेंट प्लानर्स लगभग 10 मिनट में ही इसका उपयोग करना सीख जाते हैं।
Gmail में इवेंट प्लानिंग के लिए ChatGPT प्रॉम्प्ट्स
ईमेल की मात्रा इवेंट प्लानिंग में सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक है। एक कॉर्पोरेट इवेंट कोऑर्डिनेटर आमतौर पर एक बड़े इवेंट से छह हफ्ते पहले प्रतिदिन 60-100 ईमेल भेजता है। वेंडर कन्फर्मेशन, क्लाइंट अप्रूवल्स, मिसिंग कॉन्ट्रैक्ट्स के फॉलो-अप, केटरिंग एडजस्टमेंट्स, AV स्पेक्स।
GPT Workspace Gmail में एक AI पैनल जोड़ता है। यह आपके ओपन थ्रेड को पढ़ सकता है और आपके प्रॉम्प्ट के आधार पर एक कॉन्टेक्स्चुअल रिप्लाई जेनरेट कर सकता है।
वेंडर आउटरीच और फॉलो-अप ईमेल्स
वेंडर ईमेल्स को अक्सर एक प्रोफेशनल लेकिन डायरेक्ट टोन की जरूरत होती है। आप मिसिंग डॉक्यूमेंट्स के पीछे भाग रहे होते हैं, प्राइसिंग पर पुश बैक कर रहे होते हैं, या लॉजिस्टिक्स डिटेल्स कन्फर्म कर रहे होते हैं जहां एरर की कोई गुंजाइश नहीं होती।
वेंडर ईमेल थ्रेड को खोलें। GPT Workspace पैनल में टाइप करें: “इस वेंडर को फ्राइडे तक उनके साइन्ड कॉन्ट्रैक्ट और केटरिंग कन्फर्मेशन मांगते हुए एक फॉलो-अप लिखें। प्रोफेशनल टोन, डायरेक्ट। 100 शब्दों से कम।”
ड्राफ्ट तुरंत आ जाता है। एक ऐसे टास्क के लिए जिसमें आमतौर पर 5-8 मिनट प्रति ईमेल लगते हैं, आप 60 सेकंड से कम समय में काम कर लेते हैं। एक ही सुबह में 20 वेंडर फॉलो-अप्स के लिए, यह 2 घंटे से अधिक का समय बचाता है।
आप उन वेंडर्स को आउटरीच ईमेल्स भी लिख सकते हैं जिनके साथ आपने पहले काम नहीं किया है। प्रॉम्प्ट: “एक केटरिंग कंपनी को 200 लोगों के कॉर्पोरेट डिनर के लिए प्राइसिंग मांगते हुए एक इनिशियल आउटरीच लिखें। इसमें शामिल करें: डायटरी रिक्वायरमेंट्स (वीगन और ग्लूटन-फ्री ऑप्शन्स चाहिए), सर्विस स्टाइल (प्लेटेड डिनर), इवेंट डेट (12 सितंबर)। 5 बिजनेस डेज के अंदर एक प्रोपोजल रिक्वेस्ट करें।“
क्लाइंट अपडेट ईमेल्स
क्लाइंट अपडेट ईमेल्स को एक अलग टोन की जरूरत होती है: रिअश्योरिंग, क्लियर, लॉजिस्टिक्स में नहीं डूबा हुआ। क्लाइंट्स यह जानना चाहते हैं कि चीजें कंट्रोल में हैं, न कि एक स्टेटस रिपोर्ट पढ़ना।
GPT Workspace को मुख्य अपडेट पॉइंट्स दें और इसे क्लाइंट-फेसिंग वर्जन लिखने दें। प्रॉम्प्ट: “इन तीन चीजों को सारांशित करते हुए एक क्लाइंट अपडेट ईमेल लिखें: (1) वेन्यू कन्फर्म और डिपॉजिट पेड, (2) केटरिंग वेंडर शॉर्टलिस्टेड टू टू ऑप्शन्स, (3) AV वॉकथ्रू अगले ट्यूजडे के लिए शेड्यूल्ड। इसे कॉन्फिडेंट और ब्रीफ रखें। क्लाइंट एक VP ऑफ मार्केटिंग है जो लंबे ईमेल्स नहीं चाहता।”
रिजल्ट में मामूली पर्सनलाइजेशन की जरूरत होती है लेकिन स्ट्रक्चर और टोन तैयार होते हैं। आप इसे 12 मिनट के बजाय 3 मिनट में भेज देते हैं।
Gmail-स्पेसिफिक प्रॉम्प्ट्स और टेक्नीक्स के लिए, देखें Gmail में AI ईमेल राइटिंग।
GPT Workspace आज़माएं
Google Docs, Sheets, Slides, Gmail और Drive में सीधे ChatGPT, Claude और Gemini का उपयोग करें। टैब स्विचिंग की कोई जरूरत नहीं।
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Google Docs में इवेंट प्लानिंग डॉक्यूमेंट्स के लिए ChatGPT का उपयोग
इवेंट प्लानर्स बहुत सारे डॉक्यूमेंट्स लिखते हैं। प्रस्ताव। रन-ऑफ-शो टाइमलाइन्स। डे-ऑफ स्टाफ के लिए ब्रीफिंग शीट्स। पोस्ट-इवेंट रिपोर्ट्स। इन डॉक्यूमेंट्स को पॉलिश्ड और क्लाइंट-रेडी होना चाहिए, अक्सर फास्ट टर्नअराउंड के साथ।
GPT Workspace सीधे Google Docs में इंटीग्रेट होता है। मौजूदा टेक्स्ट को हाइलाइट करें और इसे रिवाइट या एक्सपैंड करने के लिए कहें। साइडबार खोलें और एक प्रॉम्प्ट से नया सेक्शन जेनरेट करें। आप पूरे समय डॉक्यूमेंट में ही काम करते हैं।
इवेंट प्रोपोजल्स
स्क्रैच से एक स्ट्रॉन्ग इवेंट प्रोपोजल लिखने में 2-3 घंटे लगते हैं। GPT Workspace के साथ, आप स्ट्रक्चरल स्कैफोल्डिंग जेनरेट करके और स्पेसिफिक्स भरकर इसे 45 मिनट से कम में कर सकते हैं।
Docs साइडबार में एक प्रॉम्प्ट से शुरू करें: “एक फाइनेंशियल सर्विसेज कंपनी के 300 लोगों के कॉर्पोरेट एनिवर्सरी डिनर के लिए एक इवेंट प्रोपोजल आउटलाइन लिखें। इसमें सेक्शन्स शामिल करें: एक्जीक्यूटिव सारांश, इवेंट कॉन्सेप्ट, वेन्यू रिकमेंडेशन्स, केटरिंग अप्रोच, एंटरटेनमेंट, टाइमलाइन और बजट रेंज। क्लाइंट कॉस्ट से ज्यादा क्वालिटी वैल्यू करता है।”
आपको सेक्शन हेडर्स और प्लेसहोल्डर कंटेंट के साथ एक कंप्लीट आउटलाइन मिलता है। वहां से, आप प्लेसहोल्डर्स को अपने एक्चुअल वेंडर पिक्स, डेट्स और प्राइसिंग से रिप्लेस करते हैं। निर्णय आपके हैं। लेखन का स्ट्रक्चर हैंडल हो जाता है।
रन-ऑफ-शो डॉक्यूमेंट्स
रन-ऑफ-शो डॉक्यूमेंट्स इवेंट स्टाफ के लिए डिटेल्ड मिनट-बाय-मिनट शेड्यूल होते हैं। इन्हें प्रेसाइज, प्रेशर में स्कैन करने में आसान और कंप्रिहेंसिव होना चाहिए ताकि कोई भी उसे उठाकर यह जान सके कि आगे क्या होने वाला है।
GPT Workspace को प्रॉम्प्ट करें: “एक 4-घंटे के अवॉर्ड्स सेरेमनी के लिए रन-ऑफ-शो लिखें। टाइमलाइन: 6:00 PM दरवाज़े खुलते हैं, 6:30 PM कॉकटेल आवर, 7:30 PM डिनर सर्विस, 8:15 PM पहला अवॉर्ड कैटेगरी (5 अवॉर्ड्स), 9:00 PM एंटरटेनमेंट ब्रेक, 9:30 PM दूसरा अवॉर्ड कैटेगरी (5 अवॉर्ड्स), 10:00 PM इवेंट क्लोज। AV, केटरिंग और MC के लिए स्टाफ क्यूज़ शामिल करें।”
यह एक फुल ड्राफ्ट प्रोड्यूस करता है जिसे आप वेन्यू-स्पेसिफिक लॉजिस्टिक्स और स्टाफ नामों के साथ रिफाइन करते हैं। जिसमें आमतौर पर 90 मिनट लगते हैं, वह 20 मिनट में हो जाता है।
Google Docs AI वर्कफ्लोज़ के स्टेप-बाय-स्टेप गाइड के लिए, देखें Google Docs में ChatGPT का उपयोग कैसे करें।
Google Sheets में इवेंट मैनेजमेंट के लिए AI टूल्स
Google Sheets ज्यादातर इवेंट प्लानर्स का कंट्रोल सेंटर होता है। बजट ट्रैकिंग, वेंडर लिस्ट्स, गेस्ट मैनेजमेंट, टास्क चेकलिस्ट्स, पेमेंट शेड्यूल्स। ये स्प्रेडशीट्स जल्दी कॉम्प्लिकेटेड हो जाते हैं, और उन्हें मैन्युअली मेंटेन करने में वास्तविक समय लगता है।
GPT Workspace Google Sheets में फॉर्मूला जेनरेट करता है, स्ट्रक्चर्ड टेबल्स बनाता है और मेसी इम्पोर्टेड डेटा को क्लीन अप करने में मदद करता है।
बजट ट्रैकिंग फॉर्मूलाज
इवेंट बजट्स में बहुत सारी कंडीशनल लॉजिक होती है। कैटेगरी के हिसाब से रिमेनिंग बजट कैलकुलेट करें। किसी भी लाइन आइटम को फ्लैग करें जो अप्रूव्ड अमाउंट से अधिक हो। स्टेटस (पेड, पेंडिंग, ओवरड्यू) के हिसाब से वेंडर पेमेंट्स को सम करें।
GPT Workspace Sheets पैनल में प्रॉम्प्ट करें: “एक फॉर्मूला लिखें जो कॉलम C में सभी वैल्यूज को सम करता है जहां कॉलम D में संबंधित सेल ‘Paid’ कहता है।” आपको =SUMIF(D:D,"Paid",C:C) पेस्ट करने के लिए तैयार मिलता है।
कुछ और कॉम्प्लेक्स के लिए: “एक फॉर्मूला लिखें जो टोटल बजट का प्रतिशत दिखाए, जहां टोटल बजट सेल B2 में है और स्पेंट-टू-डेट सेल B3 में है। एक डेसिमल प्लेस तक राउंड करें।” इस तरह का कंडीशनल फॉर्मूला मैन्युअली 5-10 मिनट के ट्रायल एंड एरर में लिखा जाता है। GPT Workspace के साथ, यह 30 सेकंड से कम में हो जाता है।
वेंडर और गेस्ट ट्रैकिंग टेबल्स
स्क्रैच से एक वेल-स्ट्रक्चर्ड वेंडर ट्रैकिंग शीट सेटअप करना टेडियस होता है। GPT Workspace को प्रॉम्प्ट करें: “इन कॉलम्स के साथ एक वेंडर ट्रैकिंग टेबल हेडर रो बनाएं: वेंडर नेम, कैटेगरी, कॉन्टैक्ट नेम, ईमेल, फोन, कॉन्ट्रैक्ट साइन्ड (हां/नहीं), डिपॉजिट पेड (हां/नहीं), फाइनल पेमेंट ड्यू डेट, नोट्स।”
आपको एक क्लीन हेडर रो मिलता है जिसे पेस्ट करने के लिए तैयार होता है, कॉलम्स लॉजिकल ऑर्डर में होते हैं। एक गेस्ट मैनेजमेंट शीट के लिए: “एक गेस्ट मैनेजमेंट हेडर रो बनाएं: नेम, कंपनी, ईमेल, RSVP स्टेटस, डायटरी रिक्वायरमेंट्स, टेबल असाइनमेंट, प्लस-वन (हां/नहीं), कन्फर्मेशन सेंट (हां/नहीं)।”
ये जेनरेट होने में लगभग 30 सेकंड लेते हैं और प्रति इवेंट 15-20 मिनट का फॉर्मेटिंग वर्क सेव करते हैं। Google Sheets AI वर्कफ्लोज़ के बारे में अधिक जानकारी के लिए, देखें Google Sheets में AI का उपयोग कैसे करें।
Google Slides में इवेंट प्रेजेंटेशन्स के लिए ChatGPT
क्लाइंट प्रेजेंटेशन्स इवेंट प्लानिंग में एक कॉन्स्टेंट डिलिवरेबल होते हैं। कॉन्सेप्ट डेक्स, पोस्ट-इवेंट रिपोर्ट्स, स्पॉन्सरशिप प्रोपोजल्स। इन्हें विजुअली क्लियर और प्रोफेशनली राइटेड होना चाहिए, और क्लाइंट्स इन्हें तेजी से एक्सपेक्ट करते हैं।
GPT Workspace Slides में आपके प्रॉम्प्ट्स के आधार पर स्लाइड कंटेंट जेनरेट करता है। आप डिजाइन और विजुअल्स को कंट्रोल करते हैं, लेकिन कॉपी, स्ट्रक्चर और टॉकिंग पॉइंट्स AI से आते हैं।
प्रॉम्प्ट: “ऑस्टिन में एक रूफटॉप वेन्यू पर 500 अटेंडीज़ के प्रोडक्ट लॉन्च इवेंट के लिए 5-स्लाइड इवेंट कॉन्सेप्ट प्रेजेंटेशन के टॉकिंग पॉइंट्स लिखें। स्लाइड्स: (1) इवेंट विजन, (2) वेन्यू और एटमॉस्फियर, (3) गेस्ट एक्सपीरियंस फ्लो, (4) ब्रांड एक्टिवेशन ऑपरच्युनिटीज़, (5) बजट ओवरव्यू। हर स्लाइड को 3-4 बुलेट पॉइंट्स तक रखें।”
यह लगभग 30 सेकंड में एक कंप्लीट स्लाइड फ्रेमवर्क जेनरेट करता है। कंटेंट को अपने स्लाइड टेम्प्लेट में ड्रॉप करें, ब्रांड नेम और स्पेसिफिक डिटेल्स जोड़ें, और आपके पास 90 मिनट के बजाय 20 मिनट में एक प्रोफेशनल ड्राफ्ट तैयार होता है।
AI-पावर्ड प्रेजेंटेशन वर्कफ्लोज़ के लिए, देखें Google Slides प्रेजेंटेशन्स के लिए AI गाइड।
GPT Workspace आज़माएं
Google Docs, Sheets, Slides, Gmail और Drive में सीधे ChatGPT, Claude और Gemini का उपयोग करें। टैब स्विचिंग की कोई जरूरत नहीं।
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आपको वापस मिलने वाला समय
इवेंट प्लानर्स के लिए ChatGPT का सबसे बड़ा फायदा कोई एक प्रॉम्प्ट नहीं है। यह एक पूर्ण इवेंट साइकिल में कुल मिलाकर होने वाला प्रभाव है।
वेंडर ईमेल्स जिनमें 8 मिनट लगते थे, अब 90 सेकंड में हो जाते हैं। एक प्रोपोजल जिसमें आधा दिन लगता था, अब एक फोकस्ड सुबह में हो जाता है। एक रन-ऑफ-शो जिसमें 90 मिनट फॉर्मेटिंग में लगते थे, अब 20 मिनट में हो जाता है। बजट फॉर्मूलाज जिनमें 10 मिनट का Sheets ट्रबलशूटिंग चाहिए होता था, अब 30 सेकंड में हो जाते हैं।
एक छह-हफ्ते के कॉर्पोरेट इवेंट प्रिपरेशन साइकिल में, अनुभवी इवेंट प्लानर्स प्रति सप्ताह 6-10 घंटे का समय वापस पाते हैं। यह समय वेंडर नेगोशिएशन्स, क्लाइंट रिलेशनशिप्स और उन ग्राउंड डिटेल्स में जाता है जो एक इवेंट को वास्तव में काम करने योग्य बनाते हैं।
GPT Workspace एक Chrome एक्सटेंशन और Google Workspace ऐड-ऑन के रूप में उपलब्ध है। इसे एक बार इंस्टॉल करें और यह हर Google ऐप में उपलब्ध हो जाता है जहां आप पहले से काम करते हैं। अगर आप बड़े मल्टी-टीम इवेंट्स को कोऑर्डिनेट कर रहे हैं तो प्रोजेक्ट मैनेजर्स के लिए AI गाइड भी देखें।