Google WorkspaceのGeminiカスタム指示:設定方法と制限事項を解説

AIとのチャットは、いつも同じ始まり方です。口調、フォーマット、「箇条書きはやめて」といった指定を貼り付け、次のウィンドウを開いても、また同じことを繰り返す。Google WorkspaceのGeminiカスタム指示は、この繰り返しを解消するためのGoogleの答えです。

2026年9月2日、GoogleはDocsにとどまっていたカスタム指示の対応範囲を拡大しました。現在は、DriveのAsk Gemini、ChatのAsk Gemini、そしてGmail、Sheets、SlidesのGeminiサイドパネルにも適用されます。

この記事では、設定方法と制限事項、そして9月にGeminiサイドパネルに加わったその他の変更点を解説します。あわせて、Chrome拡張機能兼Google WorkspaceアドオンとしてDocs、Sheets、Slides、GmailにAIを直接組み込むGPT Workspaceが、今も違う強みを発揮する場所についても見ていきます。

2026年9月にGoogleが変更したこと

2週間のうちに3つの発表が相次ぎ、しかも互いにきれいにつながっています。1つのストーリーとして読むなら、こうなります。Geminiは、アプリをまたいでユーザーについていく単一のアシスタントになりつつある、と。

1つ目はカスタム指示です。Googleによれば、会話のたびに同じ指定を繰り返さなくても、Geminiがユーザーのスタイル、口調、フォーマットの好みに適応してくれるようになります。ロールアウトは9月2日に始まり、Rapid ReleaseとScheduled Releaseのドメインのすべてのユーザーに行き渡るまで最大15日かかります。

2つ目はサイドパネルの統一です。9to5Googleが報じたところによると、GoogleはWorkspace内のすべてのGeminiサイドパネルをアップグレードし、同じ機能を共有するようにしたとのことです。これにより、Gmailからスプレッドシートの作成を依頼したり、Docsからレビュー用のメールを送ったりできるようになります。

3つ目はコネクタです。9月15日、GoogleはAsana、Atlassian Rovo、HubSpot、Intuit Mailchimp、Intuit QuickBooks、Monday、Salesforce向けのMCP連携を発表しました。Geminiにアクセスできるユーザーにはデフォルトで有効になっており、管理者は管理コンソールの「Third-Party Connectors(サードパーティコネクタ)」で管理します。

Geminiカスタム指示の設定方法

指示の設定方法は2通りあります。どちらも1分以内で終わります。

方法1:設定からパーソナライズを開く

Gmail、Docs、Sheets、Slidesのいずれかを開き、右上のAsk Geminiをクリックします。サイドパネルの左上のメニューから「設定」を開き、次に「パーソナライズ」を選択します。指示を入力したら「保存」をクリックしてください。

この画面のGoogle公式ラベルは「Your Instructions for Gemini in Workspace」です。保存した内容がすべて1か所にまとめて表示されるので、後からの編集や削除も簡単です。

方法2:チャットでGeminiに伝える

直接お願いするだけでも設定できます。「要約は必ず5項目以内の箇条書きにして」と入力すると、Geminiがそれを指示として保存します。こちらのほうが手早いのですが、何が保存されたかは後でパーソナライズ画面を確認しておくと安心です。

指示に何を書くべきか

曖昧な指示は、曖昧な結果しか生みません。自分の役割、口調、返してほしいフォーマットを具体的に書きましょう。

良い例は、依頼書のように書かれた指示です。「私はB2B SaaS企業のカスタマーサクセスを担当しています。平易な言葉で書き、感嘆符は使わず、メールは120語以内に収めて」。悪い例は、スローガンのような指示です。「プロフェッショナルで簡潔に」。

そのまま使える指示の例

3つのたたき台を用意しました。自分の仕事に合わせて詳細を書き換えて使ってください。

Gmail向け:「私は顧客やパートナーにメールを書きます。返信は120語以内、平易な言葉で、最後に次のアクションを1つ明確に添えて」。この指示は、AIアシスタントが毎回メールに付け加える余計な水増しを防いでくれます。

Sheets向け:「数式を書くときは1文で説明を添え、列全体ではなくA2:A500のような範囲を使って」。自分が書いていない数式を解読する手間が省けます。

Slides向け:「タイトルはラベルではなく文章にする。1スライドの箇条書きは4つまで、各項目は12語以内」。長さのルールが決まるだけで、スライドの出来はすぐに上がります。

指示は信用する前に、実際のタスクで試してみましょう。Geminiがルールを無視するようなら、指示を短くし、他の指示と矛盾する内容は削除します。

Geminiパーソナライズ設定でよくある失敗

問題のほとんどは、次の3つの癖から生まれます。一度見つけてしまえば、避けるのは簡単です。

1つ目は、すべてを1つの巨大な指示に詰め込むこと。Geminiは、長大な文章よりも、短くて目的が1つに絞られたルールのほうにきちんと従います。指示は分割しましょう。

2つ目は、矛盾するルールを混ぜること。「簡潔に」と「各ステップを詳細に説明して」は両立できず、出力に一貫性がなくなります。

3つ目は、機密性の高いデータを保存すること。指示はアカウントに保存され、多くの場所で再利用されるため、顧客名、パスワード、非公開の数値は入れないようにしましょう。

導入前に知っておくべき制限

カスタム指示は便利ですが、境界線もあります。現時点のドキュメントと報道からわかる範囲でまとめました。

保存できる有効な指示は最大1,000件で、実際に使う数よりはるかに多いでしょう。指示は対象のWorkspace製品間で共有されるため、Gmailで追加したものはDocs、Slides、Sheetsにも適用されます。

公開時点では、英語のみ、かつ米国のみで利用可能と報じられていました。最新の対応状況は、Gemini指示に関するGoogle Workspaceラーニングセンターのページで確認してください。こうした細部は、Googleがひっそり変更しがちな情報だからです。

発表によると、カスタム指示に管理者向けの制御機能はありません。ドメインを管理しているなら、一括でオフにすることも、この機能を通じて全社共通のスタイルガイドを配ることもできない、ということです。

単発のプロンプトが優先されます。保存した指示が「常に箇条書きにして」であっても、段落を依頼すれば、その場のリクエストが保存済みの指示より優先されます。

GeminiサイドパネルとGPT Workspace:それぞれの適材適所

Googleのサイドパネルが最も強いのは、自分のWorkspaceを知っているという1点です。Drive、Gmail、カレンダーから情報を引き出せますし、今ではSalesforceやHubSpotのようなツールからも取り込めます。

GPT Workspaceは動き方が違います。同じアプリの中で動きますが、OpenAIのモデル、Claude、Geminiなどモデルを選べるうえ、保存したプロンプトを再利用可能なテンプレートとして実行できます。詳しい比較は、GPT Workspace vs Geminiで解説しています。

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カスタム指示と保存済みプロンプトの違い

カスタム指示は常に有効です。望むと望まないにかかわらず、すべてのリクエストが指示を通ります。

保存済みプロンプトは、使うときに選ぶものです。タスクに応じて使い分けられるので、1つのドキュメントにはフォーマルな口調、次にはカジュアルな口調が必要という場面では、こちらのほうが安全です。保存する価値のあるテンプレートの例は、Google Workspaceで使えるChatGPTプロンプト厳選集で紹介しています。

モデル選択

カスタム指示でコントロールできるのはGeminiだけです。あるタスクで別のモデルの文章のほうが好みなら、サイドパネルの外に出るか、そのモデルに対応したアドオンを使うことになります。

これが実用上のギャップです。Googleは1つの優れたデフォルトアシスタントを作り上げようとしていますが、タスクごとにモデルを選びたいチームも存在します。

コネクタとアプリ横断の作業

MCPコネクタは、9月の発表の中で最も興味深い部分です。GmailのスレッドからSalesforceのアカウントについてGeminiに質問できるのは、実際の摩擦を大きく減らしてくれます。

ただし、現時点で対応するのは7つのツールに固定されており、アクセスは管理者が制御します。自社のツール群がこのリストに入っていなければ、同じ恩恵はまだ受けられません。Googleのより広いエージェント戦略については、Google Workspace Studio vs GPT Workspaceの分析をご覧ください。

ほとんどのチーム向けの実践的なセットアップ

もし私が10人規模のチーム向けに今週セットアップするなら、こう動きます。

まず、Gmailで3つの短い指示を書きます。役割、口調、長さの上限の3つです。SheetsとSlidesでも試して、指示が引き継がれているかを確認しましょう。

次に、タスク固有のプロンプトはカスタム指示に入れないこと。特定の種類のドキュメントにだけ当てはまるものは、グローバル設定ではなく保存済みプロンプトに置くべきです。

3つ目は、管理者であればThird-Party Connectors(サードパーティコネクタ)の設定を確認すること。デフォルトで有効になっているので、誰に使わせるかは意識的に決めましょう。

最後に、別のモデルで作業したい場合に備えて、代替手段を手元に置いておきます。別のモデルからのセカンドオピニオンは、1つ目のモデルが見落とした点を拾ってくれます。

よくある質問

まとめ

Google WorkspaceのGeminiカスタム指示は、日常のAI利用で最もうんざりする部分、つまり「毎回自分を説明し直す」をなくしてくれます。短いブリーフを一度設定すれば、どのサイドパネルもそれに従います。

口調や長さのような変わらない好みにはカスタム指示を、タスク固有の作業は再利用可能なプロンプトに置くのがおすすめです。タスクごとにモデルを選びたい場合は、Geminiと並行してGPT Workspaceを試して、自分のドキュメントで結果を比べてみてください。