Google Docs में ChatGPT के साथ जीतने वाले प्रस्ताव कैसे लिखें: तेज़ और प्रभावी तरीका

ज्यादातर बिजनेस प्रोपोज़ल लिखने में 3 से 5 घंटे लग जाते हैं। आपको स्ट्रक्चर पता होता है, आप जानते हैं क्या लिखना है। लेकिन खाली Google Doc खोलकर वास्तव में शब्द लिखना शुरू करना ही वो जगह है जहां समय गायब हो जाता है।

ChatGPT इस समीकरण को बदल देता है। Google Docs में GPT Workspace के साथ, आप एक घंटे से कम समय में पूरा प्रोपोज़ल ड्राफ्ट कर सकते हैं और बचा हुआ समय उस कस्टमाइजेशन पर खर्च कर सकते हैं जो वास्तव में क्लाइंट जिताता है।

यह गाइड बताती है कि यह कैसे करें: सेटअप, प्रत्येक प्रोपोज़ल सेक्शन के लिए बेस्ट प्रॉम्प्ट्स, और वो गलतियां जो अच्छे इरादों वाले AI-असिस्टेड प्रोपोज़ल्स को भी फेल कर देती हैं।

Google Docs में प्रोपोज़ल लिखने के लिए ChatGPT को कैसे सेटअप करें

आपको ChatGPT.com और अपने डॉक्युमेंट के बीच कॉपी-पेस्ट करने की जरूरत नहीं है। GPT Workspace AI को सीधे Google Docs में लाता है ताकि आप टैब स्विच किए बिना प्रॉम्प्ट और लिख सकें।

स्टेप 1: GPT Workspace इंस्टॉल करें

gpt.space पर जाएं और GPT Workspace को Chrome में एड करें, या इसे Google Workspace ऐड-ऑन के रूप में इंस्टॉल करें। सेटअप में लगभग दो मिनट लगते हैं।

एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, कोई भी Google Doc खोलें और दाईं ओर GPT Workspace साइडबार देखें। आपको एक टेक्स्ट फील्ड दिखेगी जहां आप किसी भी AI चैट इंटरफेस की तरह प्रॉम्प्ट्स टाइप कर सकते हैं।

स्टेप 2: अपना प्रोपोज़ल डॉक्युमेंट बनाएं

एक नया Google Doc खोलें और इसे स्पष्ट रूप से नाम दें: “प्रोपोज़ल [क्लाइंट का नाम] [तारीख]”। प्रॉम्प्टिंग शुरू करने से पहले, शीर्ष पर तीन लाइनें एड करें:

• क्लाइंट का नाम और कंपनी
• प्रोजेक्ट का प्रकार (जैसे, वेबसाइट रीडिज़ाइन, मार्केटिंग कैंपेन, कंसल्टिंग एंगेजमेंट)
• की डेडलाइन या बजट रेंज अगर आपके पास है

यह कॉन्टेक्स्ट सीधे आपके प्रॉम्प्ट्स में जाता है। आपका कॉन्टेक्स्ट जितना स्पेसिफिक होगा, AI का आउटपुट उतना ही यूज़ेबल होगा।

स्टेप 3: GPT Workspace के साथ लिखना शुरू करें

GPT Workspace साइडबार में क्लिक करें और अपना पहला प्रॉम्प्ट टाइप करें। AI का रिस्पॉन्स सीधे आपके डॉक्युमेंट में दिखाई देगा। आप इसे एक्सेप्ट कर सकते हैं, इनलाइन एडिट कर सकते हैं, या फिर से प्रॉम्प्ट करके इसे रिफाइन कर सकते हैं।

इस जनरल वर्कफ्लो के बारे में गहराई से जानने के लिए, Google Docs में ChatGPT का उपयोग कैसे करें देखें।

ChatGPT प्रोपोज़ल राइटिंग प्रॉम्प्ट्स जो वास्तव में बिजनेस जिताते हैं

आपके आउटपुट की क्वालिटी पूरी तरह से आपके प्रॉम्प्ट की क्वालिटी पर निर्भर करती है। यहां कुछ स्पेसिफिक प्रॉम्प्ट्स हैं जो प्रत्येक प्रोपोज़ल सेक्शन के लिए अच्छा काम करते हैं।

एग्जीक्यूटिव समरी के लिए:

“[क्लाइंट कंपनी] की ई-कॉमर्स वेबसाइट को रीडिज़ाइन करने के प्रोपोज़ल के लिए 3-पैराग्राफ की एग्जीक्यूटिव समरी लिखें। क्लाइंट की मुख्य समस्या 68% कार्ट एबैंडनमेंट रेट है। हमारा प्रस्तावित सॉल्यूशन एक फुल UX ऑडिट के बाद फेज्ड रीबिल्ड है। इसे 200 शब्दों से कम में रखें और क्लाइंट की समस्या से शुरू करें, हमारे क्रेडेंशियल्स से नहीं।”

प्रॉब्लम स्टेटमेंट के लिए:

“[क्लाइंट कंपनी] के प्रोपोज़ल के लिए 1-पैराग्राफ का प्रॉब्लम स्टेटमेंट लिखें। वे एक B2B SaaS कंपनी हैं जो कन्फ्यूजिंग ऑनबोर्डिंग फ्लो की वजह से लीड्स खो रहे हैं। 40% नए यूजर्स पहले 7 दिनों में ड्रॉप ऑफ करते हैं। बिजनेस इम्पैक्ट पर फोकस करें, सिर्फ लक्षणों पर नहीं।”

प्रोपोज़्ड सॉल्यूशन सेक्शन के लिए:

“प्रोपोज़ल के लिए प्रोपोज़्ड सॉल्यूशन सेक्शन लिखें। हमारा अप्रोच है: डिस्कवरी वर्कशॉप (वीक 1), UX ऑडिट और वायरफ्रेम्स (वीक 2-3), डेवलपमेंट (वीक 4-8), टेस्टिंग और लॉन्च (वीक 9)। हर फेज को 2-3 वाक्यों में रखें। एक्टिव वॉइस का उपयोग करें।”

टाइमलाइन के लिए:

“10-वीक एंगेजमेंट के लिए एक संक्षिप्त प्रोजेक्ट टाइमलाइन बनाएं। फेज हैं: डिस्कवरी, डिज़ाइन, डेवलपमेंट, QA, लॉन्च। वीक रेंज के साथ एक सिंपल टेक्स्ट लिस्ट के रूप में फॉर्मेट करें।”

प्राइसिंग के लिए:

“एक प्राइसिंग सेक्शन लिखें जो तीन विकल्प पेश करे: स्टार्टर $8,500 पर, प्रोफेशनल $14,000 पर, और एंटरप्राइज़ $22,000 पर। हर एक में क्या शामिल है इसे एक वाक्य में डिस्क्राइब करें। हमारे 50% माइलस्टोन-बेस्ड पेमेंट स्ट्रक्चर के बारे में एक नोट के साथ समाप्त करें।”

ये प्रॉम्प्ट्स इतने स्पेसिफिक हैं कि यूज़ेबल फर्स्ट ड्राफ्ट जनरेट कर सकते हैं। Google Workspace टूल्स के लिए और टेम्प्लेट्स चाहिए तो Google Workspace के लिए बेस्ट ChatGPT प्रॉम्प्ट्स देखें।

ChatGPT के साथ अपने प्रोपोज़ल का हर सेक्शन कैसे लिखें

एक स्ट्रॉन्ग प्रोपोज़ल में छह कोर सेक्शन होते हैं। यहां बताया गया है कि AI असिस्टेंस के साथ हर एक को कैसे हैंडल करें।

एग्जीक्यूटिव समरी

यह सेक्शन पहले पढ़ा जाता है और अक्सर आखिरी बार फिर से पढ़ा जाता है। अगर कोई क्लाइंट दो वेंडर्स के बीच डिसाइड कर रहा है, तो एग्जीक्यूटिव समरी ही वो चीज है जो डिसीजन टिप देती है।

ChatGPT को प्रॉम्प्ट करें कि वह क्लाइंट की समस्या से शुरू करे, आपकी कंपनी की बैकग्राउंड से नहीं। जेनेरिक ओपनर्स को उस स्पेसिफिक नंबर से रिप्लेस करें जो दर्द देता है: कार्ट एबैंडनमेंट रेट, चर्न रेट, कॉस्ट पर एक्विजिशन। वह स्पेसिफिसिटी ही एक प्रोपोज़ल को पर्सनल फील कराती है।

प्रॉब्लम स्टेटमेंट

एक पैराग्राफ, इससे ज्यादा नहीं। गोल यह है कि क्लाइंट को दिखाएं कि आप उनकी सिचुएशन को उनसे बेहतर समझते हैं जितना उन्होंने खुद आर्टिकुलेट किया होगा।

डिस्कवरी कॉल के दौरान क्लाइंट ने आपको जो डेटा दिया है उसे यूज़ करें। अगर उन्होंने नंबर्स शेयर नहीं किए हैं, तो AI को प्रॉम्प्ट करें कि वह इंडस्ट्री बेंचमार्क्स का उपयोग करे और टेक्स्ट में नोट करे कि वे रिप्रेजेंटेटिव हैं, क्लाइंट-स्पेसिफिक नहीं।

प्रोपोज़्ड सॉल्यूशन

यह सबसे लंबा सेक्शन है और जहां जेनेरिक प्रोपोज़ल्स क्लाइंट्स को खो देते हैं। AI का उपयोग फ्रेमवर्क लिखने के लिए करें, फिर हर फेज में एक या दो वाक्य एड करें जो इस क्लाइंट के लिए स्पेसिफिक डिटेल्स का रेफरेंस दे।

AI के “फेज 2: UX ऑडिट” ड्राफ्ट करने के बाद, उस फ्लो के बारे में एक लाइन एड करें जिसे आप अपनी इंट्रो कॉल में क्लाइंट ने मेन्शन किया था उसके आधार पर प्रायोरिटाइज़ करेंगे। यह एडिशन ही एक रियल प्रोपोज़ल को टेम्प्लेट से अलग करती है।

स्कोप और डिलिवरेबल्स

बिल्कुल स्पष्ट लिखें कि आप क्या इंक्लूड कर रहे हैं, और एक्सप्लिसिट बताएं कि आप क्या इंक्लूड नहीं कर रहे हैं। यह सेक्शन स्कोप क्रीप को रोकता है। स्कैनेबल बनाने के लिए एक शॉर्ट नंबर्ड लिस्ट यूज़ करें।

प्राइसिंग

प्राइसिंग को नैरेटिव के माध्यम से वैल्यू बिल्ड अप करने के बाद प्रेजेंट करें। अगर प्राइसिंग सेक्शन सॉल्यूशन सेक्शन से पहले आता है, तो क्लाइंट्स नंबर पर एंकर कर लेते हैं इससे पहले कि वे समझें कि उन्हें इसके बदले में क्या मिल रहा है।

AI का उपयोग क्लीन, प्लेन-लैंग्वेज प्राइसिंग डिस्क्रिप्शन लिखने के लिए करें। “डिलिवरेबल्स पैकेज” जैसे जार्गन से बचें जब आपका मतलब “5 डिज़ाइन मॉकअप्स और एक स्टाइल गाइड” हो।

कॉल टू एक्शन

एक क्लियर नेक्स्ट स्टेप के साथ समाप्त करें। “किकऑफ कॉल शेड्यूल करने के लिए इस ईमेल का जवाब दें” “कृपया हमें बताएं अगर आपके कोई प्रश्न हैं” से बेहतर है।

एक अच्छा क्लोजिंग प्रॉम्प्ट: “[क्लाइंट नाम] को 30-मिनट की किकऑफ कॉल शेड्यूल करने के लिए आमंत्रित करते हुए 2-वाक्य का क्लोजिंग लिखें। वार्म लेकिन डायरेक्ट, कोई फिलर फ्रेजेस नहीं।“

GPT Workspace आज़माएं

Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, और Drive के अंदर सीधे ChatGPT, Claude, और Gemini का उपयोग करें। टैब स्विचिंग की कोई जरूरत नहीं।

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ChatGPT के साथ प्रोपोज़ल लिखने में 4 गलतियों से बचें

AI प्रोपोज़ल राइटिंग को फास्ट बनाता है। यह लेज़ी प्रोपोज़ल्स को भी फास्ट बनाता है। इन चार गलतियों से एक्टिवली बचने लायक है।

गलती 1: जेनेरिक प्रॉम्प्ट का उपयोग करना। “एक वेब डिज़ाइन प्रोजेक्ट के लिए बिजनेस प्रोपोज़ल लिखें” एक जेनेरिक प्रोपोज़ल प्रोड्यूस करता है। हर प्रॉम्प्ट में क्लाइंट नाम, पेन पॉइंट, स्पेसिफिक सॉल्यूशन अप्रोच, और टाइमलाइन एड करें। स्पेसिफिसिटी ही यूज़ेबल AI आउटपुट और उस फिलर के बीच का अंतर है जिसे आप भेज नहीं सकते।

गलती 2: क्लाइंट-स्पेसिफिक कस्टमाइजेशन को स्किप करना। ChatGPT यह नहीं जान सकता कि क्लाइंट ने आपकी डिस्कवरी कॉल में क्या कहा था। हर AI-ड्राफ्टेड सेक्शन के बाद, एक वाक्य एड करें जो उस कन्वर्सेशन से कुछ स्पेसिफिक का रेफरेंस दे। वह वाक्य अक्सर वह होता है जिस पर क्लाइंट्स सबसे ज्यादा ध्यान देते हैं।

गलती 3: फर्स्ट ड्राफ्ट को एक्सेप्ट करना। AI आउटपुट को रफ ड्राफ्ट की तरह ट्रीट करें, न कि फिनिश्ड डॉक्युमेंट की तरह। इसे जोर से पढ़ें। अगर कोई वाक्य किसी कमिटी द्वारा लिखे गए जैसा लगता है, तो उसे रिवाइट करें। अगर कोई ट्रांजिशन मैकेनिकल फील होता है, तो उसे कट करें।

गलती 4: प्राइसिंग सेक्शन को पहले लिखना। कुछ लोग नैरेटिव लिखने से पहले AI से प्राइसिंग टेबल बनाने के लिए कहते हैं। यह आपको वैल्यू स्टोरी बिल्ड अप करने से पहले प्राइस पर एंकर करने के लिए फोर्स करता है। पहले नैरेटिव सेक्शन्स लिखें, फिर AI को प्राइसिंग को क्लीनली फॉर्मेट करने दें।

संबंधित राइटिंग वर्कफ्लोज़ के लिए, Google Docs के लिए AI रिपोर्ट राइटिंग गाइड समान स्ट्रक्चर प्रिंसिपल्स को कवर करती है जो सीधे प्रोपोज़ल्स में ट्रांसफर होते हैं।

Google Docs ही क्यों है AI प्रोपोज़ल राइटिंग के लिए सही जगह

आप स्टैंडअलोन वर्ड प्रोसेसर में AI-असिस्टेड प्रोपोज़ल्स लिख सकते हैं। लेकिन Google Docs के इस वर्कफ्लो के लिए स्पेसिफिक एडवांटेज हैं।

अपनी टीम के साथ रियल-टाइम कोलैबोरेशन। अगर आप किसी सहयोगी के साथ मिलकर प्रोपोज़ल लिख रहे हैं, तो Google Docs आप दोनों को एक ही डॉक्युमेंट पर साथ-साथ काम करने देता है। एक व्यक्ति टेक्निकल सेक्शन्स के लिए AI को प्रॉम्प्ट करता है, दूसरा प्राइसिंग हैंडल करता है। कोई वर्जन कॉन्फ्लिक्ट नहीं, कोई अटैचमेंट्स को आगे-पीछे ईमेल करने की जरूरत नहीं।

अर्ली फीडबैक के लिए क्लाइंट्स के साथ आसान शेयरिंग। कुछ एजेंसियां फॉर्मल सेंड से पहले क्लाइंट्स के साथ प्रोपोज़ल ड्राफ्ट्स शेयर करती हैं। Google Docs इसे फ्रिक्शनलेस बनाता है: एक कमेंट-ओनली लिंक शेयर करें, क्लाइंट को मार्क अप करने दें कि वे क्या चेंज करना चाहते हैं, और फाइनल वर्जन जाने से पहले रिवाइज करें।

अपने खुद के रिव्यू प्रोसेस के लिए ट्रैक चेंजेस। किसी भी प्रोपोज़ल को भेजने से पहले, अपना रिव्यू पास करने के लिए “सजेस्ट एडिट्स” मोड का उपयोग करें। यह तब हेल्पफुल होता है जब कोई मैनेजर या पार्टनर को इसे आउट भेजने से पहले अप्रूव करने की जरूरत होती है।

GPT Workspace आपके डॉक्युमेंट के अंदर ही रहता है। सबसे बड़ा प्रैक्टिकल एडवांटेज यह है कि GPT Workspace आपके मौजूदा Google Doc के अंदर एक साइडबार में बैठता है। आपको अलग ब्राउज़र टैब की जरूरत नहीं। AI को प्रॉम्प्ट करें, अपने डॉक्युमेंट में टेक्स्ट दिखाई देता हुआ देखें, और इनप्लेस एडिट करें। पूरा सेशन एक ही विंडो में रहता है।

उन टीम्स के लिए जो हाई वॉल्यूम में प्रोपोज़ल्स के साथ-साथ रेगुलर क्लाइंट कम्युनिकेशन भेजती हैं, Gmail प्रॉम्प्ट्स के साथ AI ईमेल राइटिंग इस प्रोपोज़ल वर्कफ्लो का नेचुरल कॉम्प्लीमेंट है।

GPT Workspace आज़माएं

Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, और Drive के अंदर सीधे ChatGPT, Claude, और Gemini का उपयोग करें। टैब स्विचिंग की कोई जरूरत नहीं।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

आज से ही बेहतर प्रोपोज़ल लिखना शुरू करें

ChatGPT आपको अपने आप एक बेहतर प्रोपोज़ल राइटर नहीं बनाता। यह उस हिस्से को रिमूव करता है जो समय बर्बाद करता है: खाली पेज को घूरना, स्ट्रक्चर को सही करना, उन सेक्शन्स के लिए शब्द ढूंढना जिन्हें आपने दर्जनों बार लिखा है।

जो प्रोपोज़ल्स जीतते हैं वे वो होते हैं जो उस क्लाइंट के लिए स्पेसिफिकली लिखे गए लगते हैं। AI आपको 45 मिनट में एक सॉलिड ड्राफ्ट तक पहुंचाता है। अगले 30 मिनट जो आप कस्टमाइजेशन पर खर्च करते हैं वहीं असली काम होता है।

अपने अगले Google Doc में GPT Workspace से शुरुआत करें। AI असिस्टेंस के साथ एक प्रोपोज़ल सेक्शन लिखें, आउटपुट की तुलना उससे करें जो आप खुद लिखते, और वहां से अपने प्रॉम्प्ट को एडजस्ट करें।

उन टीम्स के लिए जो अन्य क्लाइंट डॉक्युमेंट्स के साथ-साथ बार-बार प्रोपोज़ल्स भेजती हैं, क्लाइंट कम्युनिकेशन वर्कफ्लो के ब्रॉडर व्यू के लिए सेल्स टीम्स के लिए GPT Workspace सपोर्ट भी देखें।