Så skriver du en pressrelease med ChatGPT i Google Docs – snabbare och mer nyhetsvärd

En pressrelease har ett jobb: få en journalist att läsa vidare efter rubriken. De flesta stirrar tomt på ett Google Doc i en timme innan de ens kommer till andra stycket.

ChatGPT förändrar den ekvationen. Med GPT Workspace i Google Docs kan du omvandla en samling fakta till en välstrukturerad pressrelease på cirka 20 minuter, och sedan ägna resten av tiden åt att finslipa citaten och dubbelkolla siffrorna.

Den här guiden visar steg för steg hur du skriver en pressrelease med ChatGPT: installationen i Google Docs, prompts som ger resultat redaktörer faktiskt vill dela, strukturen ChatGPT ofta missar, och hur det jämförs med dedikerade AI-verktyg för pressreleaser.

Så skriver du en pressrelease med ChatGPT i Google Docs

Du behöver inte skriva i ChatGPT och klistra in resultatet i Docs. GPT Workspace sätter AI:n direkt i ditt dokument, så releasen tar form där du faktiskt redigerar den.

Steg 1: Installera GPT Workspace

Gå till gpt.space och lägg till GPT Workspace i Chrome, eller installera det som ett Google Workspace-tillägg. Det tar ungefär två minuter.

Öppna sedan ett nytt Google Doc så ser du GPT Workspace-sidofliken på höger sida. Där skriver du dina prompts.

Steg 2: Förbered ditt pressrelease-dokument

Döp dokumentet tydligt: “Pressrelease - [Företag] - [Nyhet] - [Datum]”. Innan du börjar prompta, klistra in råfakta högst upp i dokumentet:

• Vad som annonseras (produktlansering, finansiering, samarbete, nyrekrytering)
• Den viktigaste siffran eller detaljen som gör det nyhetsvärdigt
• Källa till citatet och deras exakta titel
• Releasedatum och eventuell embargo

Detta blir kontexten som dina prompts drar från. Hoppa över detta och ChatGPT fyller i luckorna med generisk text.

Steg 3: Skriv releasen stycke för stycke

Använd sidofliken och be om ett stycke i taget istället för hela releasen på en gång. Du får mer användbart material och kan justera tonen innan den sprids genom hela dokumentet.

För en bredare översikt över detta arbetssätt, se hur man använder ChatGPT i Google Docs.

Effektiva ChatGPT-prompts för pressreleaser

Generiska prompts ger generiska releaser. Redaktörer skummar förbi dessa på några sekunder. Här är vad du ska skriva istället.

För rubriken:

“Skriv 3 rubriker för [Företag]s lansering av [Produkt]. Börja med det specifika resultatet, inte företagsnamnet. Max 12 ord per rubrik. Inga superlativ som ‘revolutionerande’ eller ‘banbrytande’.”

För ingressen:

“Skriv en ingress som täcker vem, vad, när, var och varför för [Företag]s nyhet om [specifik händelse]. Ett stycke, max 60 ord. Presentera nyheten rakt på sak i första meningen.”

För brödtexten:

“Skriv 2 stycken som utvecklar denna nyhet: [klistra in dina fakta]. Inkludera en relevant statistik och förklara varför detta är viktigt för [målgrupp]. Enkel språkbruk, inga reklamuttryck.”

För citatet:

“Skriv ett citat från [Namn], [Titel] på [Företag], som kommenterar denna nyhet: [klistra in fakta]. Låt det låta som en verklig chef som pratar, inte en slogan. En till två meningar, konversationellt.”

För bolagspresentationen:

“Skriv en 3-meningars bolagspresentation för [Företag]. Vi gör [kärnverksamhet]. Grundades [år]. Baserade i [ort]. Avsluta med vår hemsida.”

Dessa prompts fungerar för att de ger ChatGPT specifika fakta istället för att be det hitta på en historia. För fler promptmönster i Google Workspace, se bästa ChatGPT-prompts för Google Workspace.

Prova GPT Workspace

Använd ChatGPT, Claude och Gemini direkt i Google Docs, Sheets, Slides, Gmail och Drive. Inga flikbyten.

Kom igång gratis

Pressreleasens struktur: Vad ChatGPT gör rätt och fel

ChatGPT kan den standardiserade pressrelease-formaten väl. Det får nästan alltid grundstrukturen rätt: rubrik, datumrad, ingress, brödtext, citat, bolagspresentation, kontaktinfo. Där det kämpar är med innehållet.

Vad det gör rätt. Struktur, formatering och omvänd pyramid (viktigast information först). Be om en pressrelease så får du alla standarddelar i rätt ordning utan att behöva förklara formatet.

Vad det gör fel. Specificitet och återhållsamhet. Lämnat åt sig själv använder ChatGPT ord som “glädjande att meddela” och “banbrytande” i nästan varje utkast. Det kan också hitta på trovärdiga statistik om du inte ger det riktiga siffror, så dubbelkolla alla tal innan du skickar.

Lösningen: Be det skriva enkelt, gör sedan en genomgång där du tar bort alla hypeord. Sök efter “glädjande”, “stolt”, “revolutionerande” och “banbrytande”. Ta bort dem eller ersätt med det faktiska skälet till att nyheten är viktig.

AI-guiden för rapportskrivande i Google Docs täcker en liknande redigeringsprocess för att ta bort onödig text, och den fungerar lika bra för pressreleaser.

AI-pressreleaseverktyg vs ChatGPT i Google Docs

En snabb sökning visar dussintals dedikerade AI-verktyg för pressreleaser. De flesta är en tunn omslutning kring en språkmodell med en fast mall. Här är hur de faktiskt jämförs med att skriva i ChatGPT via GPT Workspace.

Fristående verktyg är snabba för ett första utkast och kräver ingen promptkunskap. Men du är låst i deras mall, dina fakta och citat finns i ett tredjepartsverktyg istället för ditt dokumentsystem, och de flesta tar betalt per release eller per månad.

ChatGPT i Google Docs tar några minuter längre att sätta upp första gången, men releasen hamnar direkt i din befintliga Docs-arbetsprocess. Din team kan kommentera och redigera i realtid, dokumentet finns i samma Drive-mapp som dina pressmaterial, och du kontrollerar strukturen istället för att anpassa din nyhet till någon annans mall.

För en engångsrelease kan ett verktyg vara snabbare. För företag som skickar releaser regelbundet sparar det tid att ha processen i Google Docs istället för att exportera och formatera om varje gång.

Vanliga misstag när du använder ChatGPT för pressreleaser

Dessa fyra misstag dyker ständigt upp i AI-skrivna releaser, och var och en är enkel att fånga innan du skickar.

Misstag 1: Hoppa över faktakontrollen. ChatGPT kan skriva en statistik som låter rimlig men som du inte gett den. Verifiera varje siffra, datum och titel innan releasen når en journalist.

Misstag 2: Låta citatet låta som en slogan. Ett citat som låter som reklam klipps direkt av redaktörer. Be ChatGPT om ett konversationellt citat och läs det högt. Låter det som något en person faktiskt skulle säga i en intervju? Behåll det.

Misstag 3: Gömma nyheten i tredje stycket. ChatGPT börjar ibland med företagets bakgrund istället för nyheten. Se till att första meningen presenterar nyheten, inte företagets historia.

Misstag 4: Skicka första utkastet. Behandla AI-utskriften som en strukturell startpunkt. Ett generiskt första utkast med riktiga fakta är fortfarande en generisk release. Det är redigeringsprocessen som gör att en release blir något en reporter vill skriva om.

Varför Google Docs är rätt plats för pressreleaser

Pressreleaser skrivs sällan av en person i isolering. Google Docs hanterar delar av processen som ett fristående AI-verktyg inte kan.

Realtidsgranskning med ditt kommunikationsteam. Juridik, marknadsföring och den citerade chefen kan alla kommentera samma utkast samtidigt. Inget behov av att maila ett Word-dokument fram och tillbaka för godkännande.

Versionshistorik för godkännandespår. Om ett citat eller en siffra ändras mellan utkast sparar Google Docs alla versioner. Det är viktigt när någon frågar vem som godkände vilken siffra, veckor efter att releasen skickats.

En plats för hela presskitet. Ha releasen, bolagspresentationen och stödjande bilder i samma Drive-mapp. Journalister som vill ha mer detaljer får en länk istället för tre separata filer.

GPT Workspace finns kvar i sidofliken. Du skriver, promptar igen och redigerar utan att lämna fliken. Det är extra viktigt vid deadline, när en release måste ut inom en timme istället för vid dagens slut.

För företag som kombinerar pressreleaser med annan extern kommunikation, ChatGPT för förslagsskrivande i Google Docs täcker en liknande arbetsprocess för kunddokument.

Prova GPT Workspace

Använd ChatGPT, Claude och Gemini direkt i Google Docs, Sheets, Slides, Gmail och Drive. Inga flikbyten.

Kom igång gratis

Vanliga frågor

Skicka en release som faktiskt blir läst

ChatGPT ersätter inte nyhetskänslan bakom en bra pressrelease. Det tar bort den tidskrävande delen: att gå från ett tomt Google Doc till ett välstrukturerat utkast med rätt delar i rätt ordning.

De releaser som lyfts fram är de med en konkret siffra i ingressen och ett citat som låter som en riktig person. AI ger dig en strukturerad draft på 20 minuter. De nästa 15 minuterna, när du tar bort hypeord och dubbelkollar varje fakta, är det som får en redaktör att läsa vidare.

Börja med GPT Workspace i ditt nästa Google Doc. Skriv ett stycke med AI-hjälp, jämför med en release du är stolt över, och justera dina prompts därifrån.

För team som kombinerar pressreleaser med regelbundna kund- eller investeraruppdateringar, AI för e-postskrivande med Gmail-prompts täcker samma principer för specifik extern kommunikation.