ChatGPT สำหรับ Google Sites: สร้างอินทราเน็ต พอร์ตโฟลิโอ และศูนย์รวมทีมงาน
ใช้ ChatGPT สำหรับ Google Sites ภายใน Docs ด้วย GPT Workspace วางแผนโครงสร้างเว็บไซต์ ร่างเนื้อหาหน้าเพจ และเผยแพร่ศูนย์รวมทีมงานโดยไม่ต้องเริ่มจากหน้ากระดาษเปล่า
ChatGPT สำหรับ Google Sites ช่วยคุณได้เมื่อปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวแก้ไขแบบลากและวาง แต่อยู่ที่การตัดสินใจว่าคุณต้องมีหน้าเพจอะไรบ้าง แต่ละส่วนควรมีเนื้อหาอย่างไร และการนำทางควรเป็นแบบไหนก่อนที่จะเผยแพร่ ทีมงานส่วนใหญ่เปิด Google Sites เพิ่มชื่อหน้าแรก แล้วก็ไปต่อไม่ได้ในหน้าถัดไป GPT Workspace จะนำขั้นตอนการวางแผนและการร่างเนื้อหามาไว้ใน Google Docs ซึ่งคุณสามารถปรับเปลี่ยนโครงสร้างและเนื้อหาก่อนที่จะนำไปใช้งานจริงได้
คู่มือนี้จะแสดงวิธีใช้ GPT Workspace ซึ่งเป็นส่วนขยาย Chrome และ Google Workspace Add-on ที่นำ ChatGPT, Claude และ Gemini มาไว้ใน Google Docs, Sheets, Slides และ Gmail โดยตรง คุณจะได้วางแผนสถาปัตยกรรมเว็บไซต์ ร่างเนื้อหาทีละส่วน และคัดลอกข้อความที่เสร็จสมบูรณ์ไปวางใน Google Sites โดย AI จะไม่เข้ามาตัดสินใจแทนคุณว่าเว็บไซต์ควรสื่อสารอะไร แต่มันจะช่วยขจัดความติดขัดจากการเริ่มจากหน้ากระดาษเปล่าที่ทำให้โปรเจกต์หนึ่งชั่วโมงกลายเป็นงานร่างที่ค้างคาเป็นสัปดาห์
ประเด็นสำคัญ
- ร่าง Google Site ทุกหน้าใน Docs ก่อน คุณจะได้รับประวัติการแก้ไข ความคิดเห็น และการเขียนใหม่ที่รวดเร็วก่อนที่หน้าเพจจะเผยแพร่สู่สาธารณะ
- คำสั่ง (Prompt) สำหรับสรุปเว็บไซต์เพียงชุดเดียวสามารถสร้างแผนผังเว็บไซต์ (Sitemap) ป้ายกำกับเมนูนำทาง และโครงร่างเนื้อหาสำหรับแต่ละหน้าได้
- คำสั่งสำหรับร่างเนื้อหาหน้าเพจจะได้ผลดีที่สุดเมื่อคุณระบุกลุ่มเป้าหมาย โทนเสียง และความยาวของส่วนนั้นๆ ไว้ในข้อความเดียวกัน
- ศูนย์รวมอินทราเน็ต พอร์ทัลลูกค้า และไมโครไซต์สำหรับกิจกรรมต่างๆ ใช้โครงสร้างพื้นฐานเดียวกัน ให้บันทึกคำสั่งไว้เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่
- เชื่อมโยง Sites ที่เสร็จแล้วเข้ากับ Docs และ Sheets ใน Drive เพื่อให้การอัปเดตข้อมูลเป็นศูนย์กลางหลังเปิดใช้งาน
ทำไม Google Sites ถึงยังใช้เวลานานเกินไป
Google Sites ใช้งานฟรี เผยแพร่ได้รวดเร็ว และเชื่อมโยงกับ Google Workspace อย่างลึกซึ้ง การผสมผสานนี้ทำให้มันเป็นตัวเลือกหลักสำหรับวิกิของทีม ศูนย์รวมโปรเจกต์ พอร์ทัลสำหรับการต้อนรับพนักงานใหม่ และหน้าเพจสำหรับลูกค้าที่มีน้ำหนักเบา ตัวแก้ไขนั้นเรียบง่าย แต่ส่วนที่ยากคือทุกสิ่งที่เกิดขึ้นก่อนที่คุณจะคลิก Publish
รูปแบบสามประการที่ทำให้ทีมงานทำงานช้าลง:
- การเริ่มในตัวสร้างเว็บไซต์. คุณแก้ไขกล่องข้อความทีละกล่องโดยไม่มีพื้นที่ให้เปรียบเทียบหัวข้อข่าวสองหัวข้อหรือจัดลำดับส่วนต่างๆ บนกระดาษก่อน
- สถาปัตยกรรมข้อมูลที่อ่อนแอ. หน้าเพจเพิ่มขึ้นโดยไม่มีหน้าหลักที่ชัดเจน และผู้เยี่ยมชมไม่สามารถค้นหานโยบาย ทรัพยากร หรือรายละเอียดการติดต่อได้
- เนื้อหาที่ฟังดูทั่วไป. ข้อความตัวอย่างยังคงอยู่หลังเปิดใช้งานเพราะไม่มีใครมีเวลาเขียนใหม่ให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายเฉพาะ
เวิร์กโฟลว์ ai google sites จะแก้ไขปัญหาแรกสองประการใน Docs ส่วนปัญหาที่สามสามารถแก้ไขได้ด้วยคำสั่งที่กำหนดโทนเสียงและผ่านการตรวจสอบโดยมนุษย์เพียงสั้นๆ หากคุณใช้ AI ใน Workspace อยู่แล้ว ลูปของ Sites จะเข้ากันได้ดีกับ 50 best ChatGPT prompts for Google Workspace ซึ่งรวมถึงรูปแบบที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้สำหรับโครงร่างและการเขียนใหม่
ChatGPT เข้ากับเวิร์กโฟลว์ Google Sites ของคุณได้อย่างไร
GPT Workspace ไม่ได้มาแทนที่ตัวแก้ไข Google Sites ในปัจจุบัน คุณยังคงต้องคัดลอกเนื้อหาที่เสร็จสมบูรณ์ไปวางในกล่องข้อความและฝังไฟล์จาก Drive ด้วยตนเอง นั่นคือฟีเจอร์ ไม่ใช่ข้อจำกัด Docs ให้พื้นที่คุณในการเปรียบเทียบหัวข้อข่าวสองหัวข้อ ทิ้งความคิดเห็นไว้ให้เพื่อนร่วมงาน และเรียกใช้คำสั่งชุดที่สองก่อนที่ผู้เยี่ยมชมจะเห็นอะไรก็ตาม
ลูป chatgpt google sites ในทางปฏิบัติมีดังนี้:
- เปิด Google Doc และเขียนสรุปเว็บไซต์สั้นๆ: กลุ่มเป้าหมาย เป้าหมาย หน้าเพจที่ต้องการ และโทนเสียง
- เรียกใช้ GPT Workspace เพื่อสร้างแผนผังเว็บไซต์พร้อมป้ายกำกับเมนูนำทางและโครงร่างเนื้อหาสำหรับแต่ละหน้า
- ร่างแต่ละหน้าใน Doc เดียวกัน โดยใช้ H2 หนึ่งหัวข้อต่อหนึ่งหน้า พร้อมเนื้อหาที่พร้อมคัดลอกไปวาง
- สร้างเว็บไซต์ใน Google Sites ฝัง Docs หรือ Sheets ที่เชื่อมโยงไว้ในส่วนที่เนื้อหาจะมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย
ติดตั้งเพียงครั้งเดียวโดยใช้ คู่มือการติดตั้ง GPT Workspace สำหรับรูปแบบการใช้คำสั่งใน Docs ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น โปรดดู วิธีใช้ ChatGPT ใน Google Docs
ขั้นตอนที่ 1: เขียนสรุปเว็บไซต์ก่อนเริ่มสร้างหน้าเพจ
เปิด Google Doc ใหม่ที่ตั้งชื่อว่า [ชื่อเว็บไซต์] brief ที่ด้านบน ให้วางสรุปที่คุณสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ในอนาคต:
- กลุ่มเป้าหมาย: ใครคือผู้เข้าชมเว็บไซต์นี้ (พนักงานใหม่, ลูกค้า, ผู้เข้าร่วมกิจกรรม)?
- เป้าหมาย: พวกเขาควรทำอะไรหรือรู้อะไรหลังจากเข้าชมหนึ่งครั้ง?
- ขอบเขต: จำนวนหน้าเพจโดยประมาณและส่วนที่ต้องมี (FAQ, ข้อมูลติดต่อ, ทรัพยากร)
- โทนเสียง: วิกิภายในที่เป็นทางการ, พอร์ทัลลูกค้าที่เป็นมิตร, หรือหน้ากิจกรรมแบบมินิมอล
- ข้อจำกัด: คำศัพท์แบรนด์ที่ต้องใช้ หัวข้อที่ควรหลีกเลี่ยง ภาษาที่ใช้หากเป็นหลายภาษา
เรียกใช้ GPT Workspace ด้วยคำสั่ง:
“อ่านสรุปเว็บไซต์นี้ ผลลัพธ์ที่ต้องการคือ (1) ตารางแผนผังเว็บไซต์ที่มีคอลัมน์ ชื่อหน้าเพจ, ข้อเสนอแนะ URL slug, วัตถุประสงค์หนึ่งประโยค, (2) ลำดับการนำทางด้านบน สูงสุด 6 รายการ, (3) สำหรับแต่ละหน้า ให้ทำโครงร่างหัวข้อ H2 พร้อมจำนวนคำโดยประมาณต่อส่วน เก็บป้ายกำกับให้สั้นพอสำหรับการนำทางใน Google Sites”
ตรวจสอบแผนผังเว็บไซต์เป็นเวลาห้านาที รวมหน้าเพจที่ซ้ำซ้อนกัน เปลี่ยนชื่อป้ายกำกับที่คลุมเครืออย่าง “Resources” เป็นสิ่งที่ค้นหาได้ง่ายขึ้น (Brand assets, Policy library) ลำดับการนำทางที่คุณอนุมัติที่นี่จะกลายเป็นโครงสร้างที่คุณสร้างใน Sites
ขั้นตอนที่ 2: ร่างเนื้อหาหน้าเพจทีละส่วน
หน้าเพจ Google Sites ทำงานได้ดีที่สุดในบล็อกสั้นๆ: หัวข้อ Hero, ย่อหน้าสนับสนุนสองหรือสามย่อหน้า, ตามด้วยรายการที่สแกนง่ายหรือไฟล์ที่ฝังไว้ ข้อความยาวๆ ดูไม่เหมาะสมในธีมเริ่มต้น
สำหรับแต่ละหน้าในแผนผังเว็บไซต์ของคุณ ให้เรียกใช้คำสั่งเฉพาะ:
“ใช้สรุปเว็บไซต์และโครงร่างหน้านี้ เขียนเนื้อหาสำหรับหน้า [ชื่อหน้าเพจ] ผลลัพธ์ที่ต้องการ: (1) หัวข้อ Hero สูงสุด 8 คำ, (2) หัวข้อย่อยสูงสุด 20 คำ, (3) เนื้อหา 2 ถึง 3 ย่อหน้าสั้นๆ รวมสูงสุด 400 คำ, (4) รายการ Callout สามรายการพร้อมป้ายกำกับตัวหนา โทนเสียง: [โทนเสียงจากสรุป] ห้ามใช้ข้อความเติมทั่วไปเช่น ‘ยินดีต้อนรับสู่เว็บไซต์ของเรา’”
คัดลอกแต่ละบล็อกไปวางใน Doc หลักของคุณภายใต้หัวข้อ H2 ของหน้านั้น เมื่อคุณสร้างใน Sites ให้คัดลอกทีละส่วน ทีมการตลาดสามารถปรับใช้เวิร์กโฟลว์เดียวกันจาก GPT Workspace สำหรับผู้สร้างเนื้อหา ซึ่งครอบคลุมเนื้อหาสไตล์หน้า Landing Page ในเชิงลึกมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 3: สร้างเว็บไซต์สามประเภทที่มีมูลค่าสูง
โปรเจกต์ google sites ai content ส่วนใหญ่จะแบ่งออกเป็นสามประเภท แต่ละประเภทมีชุดคำสั่งที่คุณสามารถบันทึกไว้ใน GPT Workspace ได้
อินทราเน็ตหรือวิกิของทีม
ใช้เมื่อ: การต้อนรับพนักงานใหม่, นโยบาย, ไดเรกทอรีทีม, เอกสารกระบวนการที่ทำซ้ำๆ
เน้นคำสั่ง: การนำทางที่ชัดเจน, ชื่อหน้าเพจที่สอดคล้องกัน, ลิงก์ไปยัง Docs หลักแทนการคัดลอกข้อความนโยบายซ้ำ
“ร่างหน้าแรกอินทราเน็ตสำหรับ [ชื่อทีม] รวม: ย่อหน้าต้อนรับสำหรับพนักงานใหม่, ส่วนลิงก์พร้อมป้ายกำกับสำหรับ คู่มือ, เครื่องมือ, ใครที่ควรสอบถาม, และบรรทัดฐานการประชุม คำอธิบายลิงก์แต่ละรายการเป็นหนึ่งประโยค รวมเนื้อหาทั้งหมดไม่เกิน 250 คำ”
ฝัง Doc คู่มือฉบับจริงไว้ใน Sites เพื่อให้การอัปเดตเกิดขึ้นในที่เดียว
พอร์ทัลลูกค้าหรือโปรเจกต์
ใช้เมื่อ: สถานะที่แชร์, ผลงานที่ส่งมอบ, ไทม์ไลน์ และช่องทางการติดต่อสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
เน้นคำสั่ง: โทนเสียงที่เป็นมืออาชีพ, ศัพท์เทคนิคน้อยที่สุด, ขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน
“ร่างหน้าแรกพอร์ทัลลูกค้าสำหรับ [ชื่อโปรเจกต์] กลุ่มเป้าหมาย: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เป็นลูกค้าที่ไม่ใช่สายเทคนิค รวม: ตัวยึดตำแหน่งสรุปสถานะโปรเจกต์, ส่วนไทม์ไลน์พร้อมป้ายกำกับเหตุการณ์สำคัญสามรายการ, บทนำคลังเอกสาร, และบล็อกการติดต่อกรณีเร่งด่วน ไม่มีชื่อทีมภายในเว้นแต่จะระบุไว้ในสรุป”
เชื่อมโยง Sheets สำหรับตารางสถานะและโฟลเดอร์ Drive สำหรับผลงานที่ส่งมอบ
ไมโครไซต์สำหรับกิจกรรมหรือแคมเปญ
ใช้เมื่อ: การประชุม, การเปิดตัว, ข้อมูลการลงทะเบียน, และทรัพยากรหลังจบกิจกรรม
เน้นคำสั่ง: วันที่, สถานที่, โครงสร้างวาระการประชุม, และ CTA หลักเพียงหนึ่งเดียว
“ร่างโครงร่างเว็บไซต์กิจกรรมหน้าเดียว: Hero พร้อมชื่อกิจกรรมและวันที่, วาระการประชุมพร้อมช่องเซสชัน 4 ช่อง, ส่วนวิทยากรพร้อมประวัติย่อตัวยึดตำแหน่ง, FAQ พร้อมคำถามผู้เข้าร่วม 5 ข้อ, ข้อความ CTA การลงทะเบียน เก็บย่อหน้าให้ไม่เกิน 3 ประโยคต่อย่อหน้า”
ขั้นตอนที่ 4: เผยแพร่ เชื่อมโยงสินทรัพย์ Drive และดูแลรักษา
เมื่อเนื้อหาได้รับการอนุมัติใน Docs แล้ว ให้สลับไปที่ Google Sites:
- สร้างเว็บไซต์จากเทมเพลตที่ตรงกับประเภทของคุณ (ว่างเปล่าหรือพอร์ตโฟลิโอ)
- เพิ่มหน้าเพจตามลำดับเดียวกับแผนผังเว็บไซต์ของคุณ
- คัดลอกข้อความ Hero และเนื้อหาจาก Doc หลัก
- ฝัง Docs, Sheets, Slides หรือปฏิทินแทนการคัดลอกข้อความแบบคงที่ที่จะล้าสมัย
- ตั้งค่าการแชร์บนเว็บไซต์และไฟล์ที่ฝังไว้ให้เป็นกลุ่มเป้าหมายเดียวกัน
หลังเปิดใช้งาน ให้เรียกใช้คำสั่งรีเฟรชรายไตรมาสกับ Doc หลัก:
“ตรวจสอบโครงร่างเนื้อหาเว็บไซต์นี้ ระบุส่วนที่อาจจำเป็นต้องอัปเดตตาม [ไตรมาส, การเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์, หรือการปรับโครงสร้างองค์กร] แนะนำการเขียนใหม่สำหรับหน้าเพจที่ล้าสมัยเท่านั้น ผลลัพธ์ที่ต้องการคือรายการตรวจสอบพร้อมชื่อหน้าเพจและเหตุผล”
เว็บไซต์จะยังคงถูกต้องแม่นยำเมื่อแหล่งข้อมูลที่แท้จริงอยู่ใน Drive และเว็บไซต์ทำหน้าที่เป็นประตูด้านหน้าที่ได้รับการดูแลอย่างดี
คำถามที่พบบ่อย
สร้างเว็บไซต์ถัดไปของคุณใน Docs ก่อน
ChatGPT สำหรับ Google Sites ทำงานได้ดีที่สุดในรูปแบบเวิร์กโฟลว์ที่เน้น Docs เป็นหลัก: สรุป, แผนผังเว็บไซต์, เนื้อหาหน้าเพจ, แล้วค่อยสร้างในตัวแก้ไข Sites พร้อมสินทรัพย์ Drive ที่ฝังไว้ คุณจะใช้เวลาน้อยลงในการจ้องมองกล่องข้อความว่างเปล่า และมีเวลามากขึ้นในการเผยแพร่สิ่งที่ใช้งานได้จริง
ขั้นตอนถัดไป:
- ติดตั้ง GPT Workspace และเปิด Doc สำหรับสรุปเว็บไซต์ถัดไปของคุณ
- เรียกใช้คำสั่งแผนผังเว็บไซต์หนึ่งครั้งและอนุมัติการนำทางก่อนสร้างหน้าเพจ
- บันทึกคำสั่งเว็บไซต์ทั้งสามประเภทของคุณ (อินทราเน็ต, พอร์ทัล, กิจกรรม) ไว้ในคลังคำสั่ง
สำหรับรูปแบบการใช้งาน Docs แบบลงมือทำจริง โปรดไปที่ GPT Workspace for Docs ศูนย์รวมทีมงานถัดไปของคุณสามารถเปลี่ยนจากโครงร่างเป็นเว็บไซต์ที่เผยแพร่ได้ในบ่ายวันเดียว แทนที่จะเป็นสัปดาห์ที่เต็มไปด้วยร่างงานที่กระจัดกระจาย
