ChatGPT สำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร: เครื่องมือ AI ช่วยทำงานใน Google Workspace อย่างชาญฉลาด

ผู้ช่วยผู้บริหารต้องส่งอีเมลประมาณ 80-150 ฉบับในวันที่งานยุ่ง นี่ยังไม่นับรวมเอกสารสรุปการประชุม รายงานค่าใช้จ่าย และการอัปเดตตารางเวลาที่ต้องทำระหว่างวัน

งานของผู้ช่วยผู้บริหารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการเขียนและการประสานงาน ไม่ใช่การตัดสินใจ แต่เป็นการแปลงการตัดสินใจให้เป็นข้อความที่สละสลวย จัดรูปแบบข้อมูลให้ผู้อื่น และติดตามรายละเอียดจากงานหลายๆ ชิ้น นี่คือจุดที่ ChatGPT สำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร จะช่วยได้อย่างมาก และเมื่อคุณใช้มันใน Google Workspace คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีทำงานเดิมเลย

GPT Workspace นำ AI มาไว้ใน Gmail, Google Docs และ Google Sheets โดยตรง คุณยังใช้เครื่องมือเดิมที่คุ้นเคย AI จะช่วยร่างข้อความ สรุปเนื้อหา และจัดรูปแบบข้อมูล ทำให้คุณมีเวลาโฟกัสกับงานที่ต้องใช้การตัดสินใจจริงๆ

ลองใช้ GPT Workspace

ใช้ ChatGPT, Claude และ Gemini โดยตรงใน Google Docs, Sheets, Slides, Gmail และ Drive ไม่ต้องสลับแท็บ

เริ่มต้นฟรี

ทำไมเครื่องมือ AI สำหรับผู้ช่วยผู้บริหารถึงควรอยู่ใน Google Workspace

งานส่วนใหญ่ของผู้ช่วยผู้บริหารอยู่ภายใน Google Workspace อยู่แล้ว Gmail ใช้สำหรับการสื่อสาร Google Docs เก็บบันทึกการประชุมและรายงาน Google Sheets ใช้ติดตามงาน งบประมาณ และตารางเดินทาง นี่คือสภาพแวดล้อมการทำงาน

ปัญหาของการใช้เครื่องมือ AI แยกต่างหากคือคุณต้องคัดลอกข้อความไปมา จัดรูปแบบผลลัพธ์ใหม่ และจัดการกับแท็บเบราว์เซอร์ที่เพิ่มขึ้น เครื่องมือ AI สำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อฝังอยู่ในเครื่องมือที่คุณใช้ทำงานอยู่แล้ว

GPT Workspace ติดตั้งเป็นส่วนขยาย Chrome และส่วนเสริม Google Workspace เมื่อเปิด Gmail จะมีแผง AI ด้านขวา เมื่อเปิด Google Doc คุณสามารถไฮไลต์ย่อหน้าใดก็ได้และให้ GPT Workspace เขียนใหม่ ขยายความ หรือสรุปให้ เมื่อเปิดสเปรดชีต คุณสามารถสร้างสูตรหรือจัดระเบียบข้อมูลที่ยุ่งเหยิงด้วยคำสั่งง่ายๆ ไม่ต้องสลับแท็บ ไม่ต้องคัดลอกวาง

ใช้เวลาเรียนรู้เพียง 10 นาที หลังจากนั้นจะทำงานเร็วกว่าทำด้วยมือ

คำสั่ง ChatGPT สำหรับผู้ช่วยผู้บริหารใน Gmail

อีเมลคือส่วนที่ผู้ช่วยผู้บริหารใช้เวลามากที่สุด อีเมลของผู้บริหารมักเต็มไปด้วยคำขอประชุม ข้อเสนอจากผู้ขาย การอัปเดตจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการติดตามผล ซึ่งทุกฉบับต้องการคำตอบที่ดูรอบคอบและเป็นมืออาชีพ

GPT Workspace เพิ่มแผง AI ใน Gmail ที่สามารถอ่านอีเมลและสร้างคำตอบได้ด้วยคำสั่งเดียว

ร่างคำตอบสำหรับอีเมลที่ซับซ้อน

อีเมลที่ซับซ้อนอาจใช้เวลา 10-15 นาทีในการเขียน เช่น การตอบปฏิเสธข้อเสนอขยายสัญญาจากผู้ขาด การอัปเดตกรรมการที่ถามคำถามเฉพาะ หรือการติดตามโครงการที่ล่าช้าที่ต้องใช้โทนเสียงที่เหมาะสม

เปิดอีเมลใน Gmail ในแผง GPT Workspace พิมพ์: “เขียนคำตอบที่ดูเป็นมืออาชีพแต่หนักแน่นในการปฏิเสธคำขอขยายสัญญาจากผู้ขายนี้ จำกัดไว้ไม่เกิน 150 คำ” ตัวอย่างคำตอบจะมาภายใน 5 วินาที อ่าน ปรับรายละเอียด แล้วส่ง

งานแบบนี้ปกติใช้เวลา 12-15 นาที แต่กับ GPT Workspace ใช้เวลาไม่ถึง 2 นาที ถ้ามีอีเมลแบบนี้ 8 ฉบับต่อวัน คุณจะประหยัดเวลาได้เกือบ 90 นาที

ร่างและส่งคำเชิญประชุม

คำเชิญประชุมดูง่ายจนกว่าคุณจะต้องเขียนฉบับที่สามที่มีวาระการประชุมเฉพาะ ลิงก์เอกสารอ่านล่วงหน้า และรายละเอียดการโทรเข้าสำหรับสามเขตเวลา GPT Workspace จัดการเรื่องนี้ได้ดี

คำสั่ง: “เขียนคำเชิญประชุมสำหรับการทบทวนกลยุทธ์ 45 นาที ผู้เข้าร่วมคือ CMO และผู้อำนวยการภูมิภาคสองคน รวมวาระสามหัวข้อ: ผลงาน Q2 การจัดสรรงบประมาณใหม่ และลำดับความสำคัญ Q3 ใช้โทนเสียงเป็นมืออาชีพ”

คุณจะได้คำเชิญพร้อมหัวเรื่อง เนื้อความ และโครงสร้างวาระ พร้อมวางใน Google Calendar หรือ Gmail

ใช้ AI สำหรับผู้ช่วยผู้บริหารใน Google Docs

Google Docs คือที่ที่งานเอกสารส่วนใหญ่เกิดขึ้น: บันทึกการประชุม เอกสารสรุป บทสรุปผู้บริหาร และเอกสารหนึ่งหน้าสำหรับผู้นำ เอกสารเหล่านี้มักต้องเรียบร้อย มีโครงสร้าง และจัดรูปแบบให้ทันเวลา

บันทึกการประชุมและรายการสิ่งที่ต้องทำ

หลังการประชุมยาว บันทึกการประชุมมักเป็นรายการหัวข้อย่อยที่ยุ่งเหยิง แต่สิ่งที่ต้องการคือบันทึกการประชุมที่ชัดเจนพร้อมรายการสิ่งที่ต้องทำและผู้รับผิดชอบ พร้อมส่งภายในหนึ่งชั่วโมง

ด้วย GPT Workspace ใน Google Docs ให้วางบันทึกหยาบๆ ลงในเอกสาร ไฮไลต์ทั้งหมด ในแผง AI พิมพ์คำสั่ง: “แปลงบันทึกเหล่านี้เป็นบันทึกการประชุมที่มีโครงสร้าง ใส่ย่อหน้าสรุป จากนั้นเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำพร้อมชื่อผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนด ใช้โทนเสียงเป็นทางการ”

ผลลัพธ์ที่จัดรูปแบบจะมาพร้อมใช้ คุณเพียงตรวจสอบ ปรับรายการที่อาจผิดพลาด และบันทึกการประชุมก็เสร็จสิ้น งานที่เคยใช้เวลา 30-40 นาทีในการจัดรูปแบบจะใช้เวลาเพียง 5 นาที

สำหรับการประชุมประจำ คุณสามารถสร้างคำสั่งเทมเพลตแบบกำหนดเอง เช่น: “จัดรูปแบบบันทึกเหล่านี้เป็นบันทึกการประชุม sync สัปดาห์ของผู้นำ ส่วนหัว: วันที่ ผู้เข้าร่วม ผู้ดำเนินการ เนื้อหา: การตัดสินใจ อุปสรรค รายการสิ่งที่ต้องทำตามผู้รับผิดชอบ” บันทึกเป็นทักษะ GPT Workspace และใช้ด้วยคลิกเดียวทุกสัปดาห์

เอกสารสรุปสำหรับผู้บริหาร

ผู้บริหารมักต้องเข้าประชุมโดยต้องเข้าใจบริบทของสถานการณ์ภายใน 3 นาที การเตรียมเอกสารสรุปนี้เป็นส่วนหนึ่งของงานผู้ช่วย

ด้วย GPT Workspace ให้วางอีเมล รายงาน หรือข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้องและพิมพ์คำสั่ง: “เขียนเอกสารสรุปผู้บริหารหนึ่งหน้าสรุปสถานะปัจจุบันของ [ชื่อโครงการ] การตัดสินใจสำคัญที่ต้องการ และความเสี่ยง ใช้หัวข้อที่อ่านง่าย”

AI จะรวบรวมบริบทที่เกี่ยวข้องเป็นเอกสารที่อ่านเหมือนเขียนโดยผู้บริหารระดับสูง คุณเพียงตรวจสอบความถูกต้อง ปรับรายละเอียดที่เป็นข้อเท็จจริง และเอกสารสรุปก็พร้อม วิธีนี้ใช้ได้กับการเตรียมผู้นำก่อนการประชุมบอร์ด การโทรกับลูกค้า หรือการทบทวนภายใน

สำหรับเทคนิคที่เกี่ยวข้อง ดูคู่มือ การเขียนรายงานด้วย AI ใน Google Docs

ChatGPT ใน Google Sheets สำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร

สเปรดชีตเป็นส่วนสำคัญของงานผู้ช่วย: รายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทาง บันทึกการติดตามโครงการ สรุปงบประมาณ และตารางเปรียบเทียบผู้ขาด งานที่ใช้เวลามากที่สุดคือการจัดรูปแบบและการเขียนสูตร ไม่ใช่การวิเคราะห์

สร้างตัวติดตามงาน

ผู้บริหารทั่วไปมีโครงการที่ดำเนินการอยู่ 10-15 โครงการ การติดตามสถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันครบกำหนดในรูปแบบที่อ่านง่ายต้องใช้เวลาในการตั้งค่า GPT Workspace สามารถสร้างโครงร่างให้คุณได้

เปิด Google Sheet ใหม่ ในแผง GPT Workspace พิมพ์คำสั่ง: “สร้างตัวติดตามสถานะโครงการสำหรับผู้บริหารที่มีคอลัมน์สำหรับชื่อโครงการ ผู้รับผิดชอบ สถานะ (ใช้ดรอปดาวน์: ตามแผน มีความเสี่ยง ล่าช้า) วันครบกำหนด อัปเดตล่าสุด และหมายเหตุ เพิ่ม 5 แถวตัวอย่าง”

สูตรและโครงสร้างจะมาพร้อมใช้ วางและปรับคอลัมน์ให้ตรงกับโครงการจริง คุณจะเริ่มทำงานได้ภายใน 5 นาทีแทนที่จะเป็น 30 นาที

สรุปข้อมูลค่าใช้จ่ายสำหรับรายงาน

รายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนมักถูกส่งให้ผู้ช่วยในรูปแบบใบเสร็จรับเงินหรือข้อมูลดิบจากใบแจ้งหนี้บัตรเครดิต งานคือการจัดหมวดหมู่ รวมยอด และจัดรูปแบบให้ทีมการเงินประมวลผลได้

เปิดสเปรดชีตที่มีข้อมูลดิบ พิมพ์คำสั่ง GPT Workspace: “เขียนสูตร SUMIF เพื่อรวมแถวทั้งหมดที่คอลัมน์ B มีคำว่า ‘เดินทาง’ จากนั้นเขียนแถวสรุปสำหรับแต่ละหมวดหมู่เหล่านี้: เดินทาง อาหาร ซอฟต์แวร์ อุปกรณ์สำนักงาน”

แทนที่จะใช้เวลา 40 นาทีกับตรรกะสูตร คุณจะได้โครงสร้างในครั้งเดียว เรียกใช้ ตรวจสอบยอดรวม และรายงานก็เสร็จสิ้น

ลองใช้ GPT Workspace

ใช้ ChatGPT, Claude และ Gemini โดยตรงใน Google Docs, Sheets, Slides, Gmail และ Drive ไม่ต้องสลับแท็บ

เริ่มต้นฟรี

เครื่องมือ AI ที่ดีที่สุดสำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร: อะไรที่ใช้งานได้จริง

ตลาดเครื่องมือ AI เต็มไปด้วยตัวเลือกมากมาย หลายตัวต้องให้คุณออกจากเวิร์กโฟลว์เดิม เรียนรู้อินเทอร์เฟซใหม่ และจัดการการสมัครสมาชิกอีกอัน ผู้ช่วยส่วนใหญ่ไม่มีเวลาสำหรับเรื่องนี้

สามสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับเครื่องมือ AI ของผู้ช่วย:

ต้องทำงานภายใน Google Workspace ผู้ช่วยไม่มีเวลาคัดลอกข้อความระหว่างแอป หากเครื่องมือต้องให้คุณออกจาก Gmail หรือ Google Docs ประโยชน์ส่วนใหญ่จะหายไปกับการสลับแอป

ต้องจัดการโทนเสียงได้ดี การสื่อสารของผู้บริหารมีระดับภาษาเฉพาะ AI ต้องร่างอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพโดยไม่แข็งทื่อ และบันทึกการประชุมที่ชัดเจนโดยไม่เป็นระบบราชการ GPT Workspace ให้คุณควบคุมสิ่งนี้ผ่านคำสั่งโทนเสียงที่ชัดเจน

ต้องเร็ว ผู้ช่วยที่ทำงานแข่งเวลาจะรอคำตอบ 30 วินาทีไม่ได้ GPT Workspace มักส่งตัวอย่างร่างภายใน 3-6 วินาที ซึ่งเข้ากับจังหวะการทำงานได้อย่างเป็นธรรมชาติ

GPT Workspace ยังรองรับหลายโมเดล: GPT-4o, Claude และ Gemini คุณสามารถสลับใช้ตามงาน Claude มักสร้างข้อความยาวที่สะอาดกว่า (เหมาะสำหรับเอกสารสรุป) GPT-4o จัดการโครงสร้างและการจัดรูปแบบได้ดี (เหมาะสำหรับบันทึกการประชุมและสเปรดชีต) Gemini ผสานรวมแน่นกับผลิตภัณฑ์ของ Google

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเลือกโมเดล AI สำหรับงานต่างๆ ดู เมื่อไหร่ควรใช้ Claude vs ChatGPT

คำสั่ง ChatGPT ที่ใช้งานได้จริงสำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร

นี่คือคำสั่งที่ให้ผลลัพธ์ดีอย่างสม่ำเสมอ ปรับรายละเอียดให้เหมาะกับบริบทของผู้บริหารของคุณ

สำหรับ Gmail:

• “เขียนอีเมลติดตามผลที่สุภาพแต่หนักแน่นสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ 14 วัน จำกัดไว้ไม่เกิน 100 คำ”
• “สรุปอีเมลนี้ใน 3 หัวข้อย่อยพร้อมการตัดสินใจสำคัญและคำถามที่ยังเปิดอยู่”
• “ร่างคำตอบรับคำขอประชุมนี้ ยืนยันเวลา ถามว่ามีลิงก์โทรเข้าหรือไม่ และแจ้งว่าฉันจะส่งวาระการประชุมภายในวันพฤหัสบดี”

สำหรับ Google Docs:

• “แปลงบันทึกหยาบๆ เหล่านี้เป็นเอกสารสรุปหนึ่งหน้าสำหรับการทบทวนผู้นำ”
• “เขียนจดหมายขอบคุณจาก [ชื่อผู้บริหาร] ให้ทีมหลังเปิดตัวผลิตภัณฑ์ อุ่นใจแต่เป็นมืออาชีพ 150 คำ”
• “แก้ไขย่อหน้านี้ให้ชัดเจนและกระชับขึ้น ยังคงโทนเสียงเป็นทางการ”

สำหรับ Google Sheets:

• “เขียนสูตรเพื่อระบุแถวใดก็ตามที่วันครบกำหนดในคอลัมน์ D ผ่านมาแล้วเกิน 3 วัน”
• “สร้างเทมเพลตรายงานสถานะรายสัปดาห์พร้อมคอลัมน์สำหรับโครงการ ผู้รับผิดชอบ ลำดับความสำคัญ สถานะ อุปสรรค และขั้นตอนต่อไป”

สำหรับชุดคำสั่งที่กว้างขึ้นครอบคลุมแอป Google Workspace ทั้งหมด ดู คำสั่ง ChatGPT ที่ดีที่สุดสำหรับ Google Workspace

คำถามที่พบบ่อย

สรุป

งานผู้ช่วยผู้บริหารมีความสำคัญสูง ปริมาณงานมาก และเกือบทั้งหมดสร้างจากการเขียนและการประสานงาน การตัดสินใจเป็นของผู้ช่วยและผู้บริหาร แต่การร่างข้อความ การจัดรูปแบบ และการจัดระเบียบไม่จำเป็นต้องทำด้วยความเร็วของมนุษย์

ChatGPT สำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร ใน Google Workspace นำความเร็วนี้ไปไว้ในที่ที่สำคัญ ใช้เวลาร่างน้อยลง มีเวลาโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญจริงๆ เริ่มต้นใช้งาน GPT Workspace และดูว่าวันทำงานของคุณเปลี่ยนไปแค่ไหนในสัปดาห์แรก