ChatGPT สำหรับผู้จัดงานอีเวนต์: เครื่องมือ AI ช่วยทำงานใน Google Workspace อย่างชาญฉลาด

การจัดงานอีเวนต์เป็นงานที่ดูเหมือนทุกอย่างเป็นระเบียบในตารางเวลา แต่ความจริงคือความวุ่นวายทุกที่ คุณต้องติดตามผู้ขาย 40 ราย จัดการลูกค้าที่เปลี่ยนจำนวนแขกก่อนงาน 3 วัน เขียนเอกสารกำหนดการระหว่างที่ตอบอีเมลผู้ขาย และเตรียมปรับงบประมาณสำหรับการประชุมที่จะเริ่มในอีก 2 ชั่วโมง

งานส่วนใหญ่คือการเขียน อีเมลถึงผู้ขาย อัปเดตลูกค้า ข้อเสนอ เอกสารงบประมาณ เอกสารสรุปข้อมูล ChatGPT สำหรับผู้จัดงานอีเวนต์ ช่วยจัดการงานเขียนเหล่านี้และให้คุณโฟกัสกับเรื่องที่ต้องตัดสินใจด้วยตัวเอง

ปัญหาคือผู้จัดงานอีเวนต์ส่วนใหญ่ทำงานใน Google Workspace อยู่แล้ว การเปลี่ยนไปใช้แถบ AI แยกต่างหากทำให้การทำงานสะดุด GPT Workspace แก้ปัญหานี้ด้วยการนำ AI มาไว้ใน Gmail, Google Docs, Google Sheets และ Google Slides โดยตรง AI จะอยู่ตรงนั้นเมื่อคุณต้องการ ภายในเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้ว

ทำไมเครื่องมือ AI สำหรับผู้จัดงานอีเวนต์ถึงทำงานได้ดีที่สุดใน Google Workspace

เวิร์กโฟลว์การจัดงานอีเวนต์ส่วนใหญ่ทำงานผ่าน Google Workspace อยู่แล้ว ข้อเสนออยู่ใน Docs รายชื่อผู้ขายและงบประมาณอยู่ใน Sheets นำเสนอลูกค้าใน Slides อีเมลถึงผู้ขายและลูกค้าผ่าน Gmail

ปัญหาของเครื่องมือ AI ภายนอกคือความยุ่งยาก: คุณคัดลอกข้อความจาก Gmail วางลงในแชทบอต คัดลอกคำตอบกลับมา แล้วแก้ไขรูปแบบใหม่ สำหรับอีเมลเดียวก็รำคาญแล้ว สำหรับอีเมลถึงผู้ขาย 30 ฉบับในเช้าวันเดียว นั่นคือเวลา 45 นาทีที่ใช้ไปกับการคัดลอกและวาง

เครื่องมือ AI สำหรับผู้จัดงานอีเวนต์ ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อฝังอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ทำงานอยู่ GPT Workspace ติดตั้งเป็นส่วนขยาย Chrome และส่วนเสริม Google Workspace มีแผง AI ใน Gmail การแก้ไขในตัวใน Google Docs การสร้างสูตรใน Sheets และการสร้างเนื้อหาสไลด์ใน Slides ไม่ต้องสลับ ไม่ต้องวาง

ผู้จัดงานอีเวนต์ส่วนใหญ่ใช้เวลาเรียนรู้ประมาณ 10 นาที

แนวทางใช้ ChatGPT สำหรับการจัดงานอีเวนต์ใน Gmail

ปริมาณอีเมลเป็นหนึ่งในจุดที่เจ็บปวดที่สุดในการจัดงานอีเวนต์ ผู้ประสานงานอีเวนต์องค์กรทั่วไปส่งอีเมล 60-100 ฉบับต่อวันในช่วง 6 สัปดาห์ก่อนงานใหญ่ ยืนยันผู้ขาย อนุมัติลูกค้า ติดตามสัญญาที่หายไป ปรับเปลี่ยนการจัดเลี้ยง กำหนดคุณสมบัติ AV

GPT Workspace เพิ่มแผง AI ใน Gmail มันสามารถอ่านเธรดที่เปิดอยู่และสร้างคำตอบตามบริบทจากคำสั่งของคุณ

อีเมลติดต่อผู้ขายและติดตามผล

อีเมลถึงผู้ขายมักต้องการน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพแต่ตรงไปตรงมา คุณกำลังติดตามเอกสารที่หายไป ยืนยันรายละเอียดลอจิสติกส์ที่ผิดไม่ได้

เปิดเธรดอีเมลผู้ขาย ในแผง GPT Workspace พิมพ์: “เขียนอีเมลติดตามผลถึงผู้ขายนี้ ขอให้เซ็นสัญญาและยืนยันการจัดเลี้ยงภายในวันศุกร์ น้ำเสียงมืออาชีพ ตรงไปตรงมา ไม่เกิน 100 คำ”

ร่างจะกลับมาทันที สำหรับงานที่ปกติใช้เวลา 5-8 นาทีต่ออีเมล ตอนนี้ใช้เวลาไม่ถึง 60 วินาที สำหรับการติดตามผลผู้ขาย 20 รายในเช้าวันเดียว นั่นคือเวลากว่า 2 ชั่วโมงที่ได้คืนมา

คุณยังสามารถเขียนอีเมลติดต่อผู้ขายที่ยังไม่เคยทำงานด้วย พิมพ์: “เขียนอีเมลติดต่อบริษัทจัดเลี้ยงครั้งแรก ขอราคาอาหารค่ำสำหรับองค์กร 200 คน รวมข้อกำหนดอาหาร (ต้องการอาหารมังสวิรัติและกลูเตนฟรี) รูปแบบบริการ (อาหารจานเดียว) วันที่จัดงาน (12 กันยายน) ขอข้อเสนอภายใน 5 วันทำการ”

อีเมลอัปเดตลูกค้า

อีเมลอัปเดตลูกค้าต้องการน้ำเสียงที่แตกต่าง: ให้ความมั่นใจ ชัดเจน ไม่จมอยู่กับรายละเอียดลอจิสติกส์ ลูกค้าอยากรู้ว่าทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม ไม่ใช่อ่านรายงานสถานะ

ให้ GPT Workspace ประเด็นสำคัญและปล่อยให้มันเขียนเวอร์ชันสำหรับลูกค้า พิมพ์: “เขียนอีเมลอัปเดตลูกค้าสรุป 3 เรื่องนี้: (1) ยืนยันสถานที่และจ่ายเงินมัดจำแล้ว (2) คัดเลือกผู้จัดเลี้ยงเหลือ 2 ราย (3) นัดตรวจสอบ AV วันอังคารหน้า ทำให้น้ำเสียงมั่นใจและสั้น ลูกค้าเป็น VP การตลาดที่ไม่ชอบอีเมลยาว”

ผลลัพธ์ต้องการการปรับแต่งเล็กน้อย แต่โครงสร้างและน้ำเสียงพร้อมแล้ว คุณส่งได้ในไม่ถึง 3 นาที แทนที่จะใช้ 12 นาที

สำหรับแนวทางและเทคนิคเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Gmail ดูที่ การเขียนอีเมลด้วย AI ใน Gmail

ลองใช้ GPT Workspace

ใช้ ChatGPT, Claude และ Gemini โดยตรงใน Google Docs, Sheets, Slides, Gmail และ Drive ไม่ต้องสลับแท็บ

เริ่มต้นฟรี

ใช้ ChatGPT สำหรับเอกสารการจัดงานอีเวนต์ใน Google Docs

ผู้จัดงานอีเวนต์เขียนเอกสารจำนวนมาก ข้อเสนอ กำหนดการเวลา เอกสารสรุปสำหรับเจ้าหน้าที่วันงาน รายงานหลังงาน เอกสารเหล่านี้ต้องเรียบร้อยและพร้อมส่งให้ลูกค้า มักมีเวลาจำกัด

GPT Workspace รวมเข้ากับ Google Docs โดยตรง ไฮไลต์ข้อความที่มีอยู่และขอให้มันเขียนใหม่หรือขยายความ เปิดแถบด้านข้างและสร้างส่วนใหม่จากคำสั่ง คุณทำงานในเอกสารตลอดเวลา

ข้อเสนอการจัดงาน

การเขียนข้อเสนอการจัดงานที่แข็งแกร่งตั้งแต่เริ่มต้นใช้เวลา 2-3 ชั่วโมง ด้วย GPT Workspace คุณสามารถลดเหลือไม่ถึง 45 นาทีโดยสร้างโครงสร้างและเติมรายละเอียดเฉพาะ

เริ่มด้วยคำสั่งในแถบด้านข้าง Docs: “เขียนโครงร่างข้อเสนอการจัดงานสำหรับงานเลี้ยงฉลองครบรอบองค์กรบริการทางการเงิน 300 คน รวมส่วน: สรุปผู้บริหาร แนวคิดงาน คำแนะนำสถานที่ แนวทางการจัดเลี้ยง ความบันเทิง ระยะเวลา และช่วงงบประมาณ ลูกค้าให้ความสำคัญกับคุณภาพมากกว่าค่าใช้จ่าย”

คุณจะได้โครงร่างสมบูรณ์พร้อมหัวข้อส่วนและเนื้อหาตัวอย่าง จากนั้นคุณแทนที่ตัวอย่างด้วยตัวเลือกผู้ขาย วันที่ และราคาจริง การตัดสินใจเป็นของคุณ โครงสร้างการเขียนถูกจัดการแล้ว

เอกสารกำหนดการ

เอกสารกำหนดการเป็นตารางเวลารายนาทีสำหรับเจ้าหน้าที่งาน ต้องแม่นยำ อ่านง่ายภายใต้ความกดดัน และครอบคลุมพอที่ใครก็ตามหยิบขึ้นมาแล้วรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป

สั่ง GPT Workspace: “เขียนกำหนดการสำหรับงานประกาศรางวัล 4 ชั่วโมง กำหนดการ: 18:00 น. เปิดประตู 18:30 น. ค็อกเทล 19:30 น. อาหารเย็น 20:15 น. รางวัลประเภทแรก (5 รางวัล) 21:00 น. พักความบันเทิง 21:30 น. รางวัลประเภทที่สอง (5 รางวัล) 22:00 น. ปิดงาน รวมคำแนะนำสำหรับ AV การจัดเลี้ยง และพิธีกร”

นี่สร้างร่างเต็มที่คุณปรับแต่งกับลอจิสติกส์เฉพาะสถานที่และชื่อเจ้าหน้าที่ สิ่งที่ปกติใช้เวลา 90 นาทีในการเขียนจากเทมเพลต ตอนนี้ใช้เวลาประมาณ 20 นาที

สำหรับขั้นตอนการทำงานใน Google Docs ดูที่ วิธีใช้ ChatGPT ใน Google Docs

เครื่องมือ AI สำหรับการจัดการงานอีเวนต์ใน Google Sheets

Google Sheets เป็นศูนย์ควบคุมสำหรับผู้จัดงานอีเวนต์ส่วนใหญ่ การติดตามงบประมาณ รายชื่อผู้ขาย การจัดการแขก รายการตรวจสอบงาน ตารางการชำระเงิน สเปรดชีตเหล่านี้ซับซ้อนเร็ว และการดูแลด้วยตนเองใช้เวลาจริง

GPT Workspace ใน Google Sheets สร้างสูตร สร้างตารางที่มีโครงสร้าง และช่วยทำความสะอาดข้อมูลที่นำเข้า

สูตรติดตามงบประมาณ

งบประมาณงานมีตรรกะเงื่อนไขมากมาย คำนวณงบประมาณคงเหลือตามหมวดหมู่ เฝ้าดูรายการที่เกินจำนวนที่อนุมัติ รวมการชำระเงินผู้ขายตามสถานะ (จ่ายแล้ว รอดำเนินการ ค้างชำระ)

ในแผง Sheets ของ GPT Workspace พิมพ์: “เขียนสูตรที่รวมค่าทั้งหมดในคอลัมน์ C ที่เซลล์ตรงกันในคอลัมน์ D บอกว่า ‘จ่ายแล้ว’” คุณจะได้ =SUMIF(D:D,"จ่ายแล้ว",C:C) พร้อมวาง

สำหรับสิ่งที่ซับซ้อนกว่า: “เขียนสูตรเพื่อแสดงเปอร์เซ็นต์งบประมาณทั้งหมดที่ใช้แล้ว โดยที่งบประมาณทั้งหมดอยู่ในเซลล์ B2 และเงินที่ใช้แล้วอยู่ในเซลล์ B3 ปัดเศษหนึ่งตำแหน่งทศนิยม” การเขียนสูตรเงื่อนไขแบบนี้ใช้เวลา 5-10 นาทีด้วยการลองผิดลองถูกด้วยตนเอง ด้วย GPT Workspace ใช้เวลาไม่ถึง 30 วินาที

ตารางติดตามผู้ขายและแขก

การตั้งตารางติดตามผู้ขายที่มีโครงสร้างดีตั้งแต่เริ่มต้นน่าเบื่อ พิมพ์ GPT Workspace: “สร้างแถวหัวตารางติดตามผู้ขายด้วยคอลัมน์เหล่านี้: ชื่อผู้ขาย ประเภท ชื่อผู้ติดต่อ อีเมล โทรศัพท์ เซ็นสัญญาแล้ว (ใช่/ไม่ใช่) จ่ายมัดจำแล้ว (ใช่/ไม่ใช่) วันครบกำหนดชำระเงินสุดท้าย หมายเหตุ”

คุณจะได้แถวหัวตารางที่สะอาดพร้อมคอลัมน์เรียงลำดับตรรกะ พร้อมวาง สำหรับตารางจัดการแขก: *“สร้างแถวหัวตารางจัดการแขก: ชื่อ บริษัท อีเมล สถานะตอบรับ ข้อกำหนดอาหาร การจัดโต๊ะ พาคนมาด้วย (ใช่/ไม่ใช่) ส่งการยืนยันแล้ว (ใช่/ไม่ใช่)”

สิ่งเหล่านี้ใช้เวลาประมาณ 30 วินาทีในการสร้างและประหยัดเวลา 15-20 นาทีของการจัดรูปแบบต่องาน สำหรับเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติมใน Google Sheets ดูที่ วิธีใช้ AI ใน Google Sheets

ใช้ ChatGPT สำหรับการนำเสนองานอีเวนต์ใน Google Slides

การนำเสนอลูกค้าเป็นสิ่งที่ต้องส่งเสมอในการจัดงานอีเวนต์ ดีคอนเซ็ปต์ รายงานหลังงาน ข้อเสนอสปอนเซอร์ สิ่งเหล่านี้ต้องชัดเจนทางภาพและเขียนอย่างมืออาชีพ และลูกค้าคาดหวังให้เร็ว

GPT Workspace ใน Slides สร้างเนื้อหาสไลด์ตามคำสั่งของคุณ คุณควบคุมการออกแบบและภาพ แต่เนื้อหา โครงสร้าง และประเด็นพูดมาจาก AI

พิมพ์: “เขียนประเด็นพูดสำหรับการนำเสนอแนวคิดงาน 5 สไลด์สำหรับเปิดตัวผลิตภัณฑ์ งานมีผู้เข้าร่วม 500 คนที่สถานที่บนดาดฟ้าในออสติน สไลด์: (1) วิสัยทัศน์งาน (2) สถานที่และบรรยากาศ (3) การดำเนินงานของผู้เข้าร่วม (4) โอกาสการสร้างแบรนด์ (5) ภาพรวมงบประมาณ ให้แต่ละสไลด์มี 3-4 ประเด็น”

นั่นสร้างโครงสร้างสไลด์สมบูรณ์ในประมาณ 30 วินาที วางเนื้อหาลงในเทมเพลตสไลด์ของคุณ เพิ่มชื่อแบรนด์และรายละเอียดเฉพาะ และคุณมีร่างมืออาชีพในไม่ถึง 20 นาที แทนที่จะใช้ 90 นาที

สำหรับเวิร์กโฟลว์การนำเสนอด้วย AI ดูที่ คู่มือ AI สำหรับการนำเสนอใน Google Slides

ลองใช้ GPT Workspace

ใช้ ChatGPT, Claude และ Gemini โดยตรงใน Google Docs, Sheets, Slides, Gmail และ Drive ไม่ต้องสลับแท็บ

เริ่มต้นฟรี

คำถามที่พบบ่อย

เวลาที่คุณได้คืนมา

ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของ ChatGPT สำหรับผู้จัดงานอีเวนต์ ไม่ใช่คำสั่งเดียวใดๆ แต่คือผลสะสมตลอดวงจรงานเต็มรูปแบบ

อีเมลผู้ขายที่เคยใช้ 8 นาทีต่อฉบับ ตอนนี้ใช้ 90 วินาที ข้อเสนอที่เคยใช้ครึ่งวัน ตอนนี้ใช้เวลาเช้าที่โฟกัส กำหนดการที่เคยใช้ 90 นาทีในการจัดรูปแบบ ตอนนี้ใช้ 20 นาที สูตรงบประมาณที่เคยใช้ 10 นาทีในการแก้ปัญหาใน Sheets ตอนนี้ใช้ 30 วินาที

ตลอดวงจรการเตรียมงานองค์กร 6 สัปดาห์ ผู้จัดงานอีเวนต์ที่มีประสบการณ์รายงานว่าได้เวลาคืนมา 6-10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เวลานั้นกลับไปสู่การเจรจาต่อรองกับผู้ขาย ความสัมพันธ์กับลูกค้า และรายละเอียดในพื้นที่ที่ทำให้งานเกิดขึ้นจริง

GPT Workspace มีให้ใช้เป็นส่วนขยาย Chrome และส่วนเสริม Google Workspace ติดตั้งครั้งเดียวและพร้อมใช้ในทุกแอป Google ที่คุณใช้งานอยู่ ดู คู่มือ AI สำหรับผู้จัดการโครงการ หากคุณกำลังประสานงานอีเวนต์ขนาดใหญ่หลายทีม