Was auf eine Rechnung gehört (mit kostenloser Vorlage)

Eine Rechnung, bei der ein wichtiges Feld fehlt, wird nicht einfach nur versehentlich zu spät bezahlt. Sie wird von der Buchhaltung direkt zurückgewiesen, weil sie nicht verarbeitet werden kann. Wenn Sie genau wissen, was auf eine Rechnung gehört, ersparen Sie sich unnötige Verzögerungen.

Dieser Leitfaden behandelt die zehn Pflichtangaben jeder Rechnung, den Aufbau eines Systems für Rechnungsnummern, die genauen Vorgaben für die EU, Großbritannien und die USA sowie die richtige Formulierung von Zahlungsbedingungen. Am Ende finden Sie eine kostenlose Vorlage zum Kopieren sowie einen kostenlosen Rechnungsgenerator, der die Felder automatisch für Sie ausfüllt.

Der Generator stammt vom Team hinter GPT Workspace, einer Chrome-Erweiterung, die ChatGPT, Claude und Google Gemini direkt in Google Docs, Google Sheets und Gmail integriert. Sie benötigen die Erweiterung jedoch nicht, um den Generator zu nutzen.

Was auf eine Rechnung gehört: Die 10 Pflichtangaben

Unabhängig davon, in welchem Land Sie sich befinden, machen diese zehn Punkte eine Rechnung vollständig. Die gesetzlichen Vorgaben in den folgenden Abschnitten bauen genau darauf auf.

1. Das Wort “Rechnung” ganz oben, damit sie nicht mit einem Angebot oder einer Quittung verwechselt wird.
2. Eine eindeutige Rechnungsnummer, fortlaufend und niemals doppelt vergeben.
3. Ihr Firmenname, Ihre Adresse und Kontaktdaten, plus Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), falls vorhanden.
4. Name und Anschrift des Kunden sowie dessen USt-IdNr. bei Geschäftskunden in entsprechenden Ländern.
5. Das Rechnungsdatum (der Tag der Ausstellung).
6. Das Liefer- oder Leistungsdatum, an dem die Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden, falls es vom Rechnungsdatum abweicht.
7. Eine Beschreibung der einzelnen Posten: Was, wie viel und zu welchem Einzelpreis.
8. Nettobetrag, eventuelle Rabatte, Steuersatz und Steuerbetrag, jeweils in einer eigenen Zeile.
9. Der fällige Gesamtbetrag (Brutto) in einer klar angegebenen Währung.
10. Zahlungsbedingungen und Zahlungsmethode: Fälligkeitsdatum, Bankdaten oder Zahlungslink sowie eventuelle Verzugsgebühren.

Zwei optionale Zeilen ersparen Ihnen zudem viele E-Mails: die Bestellnummer (PO-Nummer) des Kunden, falls dieser eine angegeben hat, und ein kurzer Hinweis wie “Vielen Dank für Ihren Auftrag. Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen.”

Rechnungsnummer: So bauen Sie ein skalierbares System auf

Die Rechnungsnummer ist das Feld, bei dem die meisten Fehler passieren. Oft wird bei 1 angefangen und dann versehentlich eine Nummer übersprungen. Legen Sie jetzt ein festes Format fest, und Sie müssen nie wieder darüber nachdenken.

Drei bewährte Formate

Fortlaufend: 0001, 0002, 0003. Sehr simpel, verrät aber jedem Kunden, wie viele Rechnungen Sie insgesamt schon geschrieben haben.

Datumsbasiert: 2026-014 oder 20261030-01. Leicht nach Jahren zu sortieren und Lücken in der Nummerierung fallen weniger auf.

Kundenbasiert: ACME-007. Besonders praktisch, wenn ein Kunde viele Rechnungen erhält und dessen Buchhaltung nach dem Präfix sucht.

Regeln, die für alle Formate gelten

Verwenden Sie eine Nummer niemals zweimal, selbst wenn eine Rechnung storniert wird. Stellen Sie stattdessen eine Gutschrift (Korrekturrechnung) aus, die sich auf das Original bezieht. Das entspricht auch den EU-Vorgaben für Rechnungskorrekturen.

Fangen Sie nicht jedes Jahr wieder bei 1 an, es sei denn, das Jahr ist Teil der Rechnungsnummer. Führen Sie Ihre Nummernfolge außerdem an einem zentralen Ort, etwa in einer Tabelle, damit nicht versehentlich zwei Geräte dieselbe Nummer vergeben.

Rechnungsvorgaben nach Ländern

Die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung hängen davon ab, wo Sie gemeldet sind und ob Sie Umsatzsteuer (VAT/GST) berechnen. Hier ist, was die offiziellen Quellen für drei häufige Fälle vorgeben.

Großbritannien (UK)

Die britische Steuerbehörde HMRC schreibt vor, was jede Rechnung enthalten muss: eine eindeutige Identifikationsnummer, Ihren Firmennamen, Adresse und Kontaktinformationen, den Firmennamen und die Adresse des Kunden, eine klare Beschreibung der Leistung, das Lieferdatum, das Rechnungsdatum, die berechneten Beträge, den eventuellen Mehrwertsteuerbetrag und den fälligen Gesamtbetrag (GOV.UK).

Einzelunternehmer (Sole traders) müssen zudem ihren eigenen Namen und einen eventuellen Handelsnamen angeben sowie eine zustellfähige Adresse für rechtliche Dokumente. Kapitalgesellschaften (Limited companies) müssen den vollständigen Firmennamen verwenden, wie er in der Gründungsurkunde steht.

Wenn sowohl Sie als auch Ihr Kunde umsatzsteuerregistriert sind, müssen Sie eine sogenannte “VAT invoice” ausstellen. Diese erfordert weitere Details, darunter Ihre USt-IdNr. und den separat ausgewiesenen Steuerbetrag (GOV.UK).

Europäische Union (EU)

Die EU gibt eine einheitliche Basisliste für eine vollständige Rechnung vor. Die Europäische Kommission nennt hierfür: Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Nummer, die vollständigen Namen und Anschriften von Lieferant und Kunde, die USt-IdNr. des Kunden (bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft), Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen, den Nettostückpreis, eventuelle Rabatte, das Liefer- oder Zahlungsdatum (falls abweichend), den Steuersatz und -betrag sowie eine Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer nach Sätzen oder Befreiungen (European Commission).

Ihre eigene USt-IdNr. gehört ebenfalls auf die Rechnung. Gutschriften müssen einen eindeutigen Bezug zur ursprünglichen Rechnung aufweisen und angeben, was genau geändert wird.

Auf derselben Seite wird auch eine vereinfachte Rechnung (Kleinbetragsrechnung) mit vier Pflichtangaben beschrieben: Ausstellungsdatum, USt-IdNr. des Lieferanten, Art der Gegenstände oder Dienstleistungen und der zu zahlende Steuerbetrag. Ob und wann Sie diese nutzen dürfen, hängt von Ihrem jeweiligen Mitgliedstaat ab. Prüfen Sie daher immer die nationalen Vorschriften.

USA

In den USA gibt es kein Bundesgesetz, das das Layout oder die Felder einer Rechnung vorschreibt. Die US-Steuerbehörde IRS behandelt Rechnungen als Belege für Einnahmen, Einkäufe und Ausgaben. Sie verlangt lediglich, dass aus diesen Dokumenten der Zahlungsempfänger, der Betrag, das Datum und die Art der Ware oder Dienstleistung hervorgehen (IRS).

In der Praxis sind die zehn oben genannten Pflichtangaben jedoch der Standard. Die sogenannte “Sales Tax” (Verkaufssteuer) ist, sofern sie anfällt, eine Angelegenheit der Bundesstaaten und Kommunen. Weisen Sie diese als separate Zeile mit dem entsprechenden Steuersatz aus.

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Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdaten und Verzugsgebühren

Die “Zahlungsbedingungen” sind genau die Zeile, die aus einem Dokument eine konkrete Zahlungsaufforderung macht. Formulieren Sie diese als klares Datum und nicht als Formel: “Fällig am 13. November 2026” ist deutlich verständlicher als “Netto 14 Tage”, was die Hälfte Ihrer Kunden erst nachschlagen müsste.

Wenn in Großbritannien kein Zahlungsdatum vereinbart wurde, muss der Kunde innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung oder der Ware bzw. Dienstleistung zahlen (GOV.UK). Unternehmen können bei verspäteten Zahlungen zudem gesetzliche Verzugszinsen in Höhe von 8 Prozent plus dem Leitzins der Bank of England berechnen (GOV.UK).

Sie müssen keine Zinsen berechnen, aber der Hinweis darauf ist ein nützlicher Anreiz für pünktliche Zahlungen. Ein kurzer Satz reicht völlig: “Bei Zahlungsverzug behalten wir uns vor, gesetzliche Verzugszinsen zu berechnen.”

Platzieren Sie die Zahlungsmethode direkt neben den Bedingungen. Bei einer Banküberweisung bedeutet das: Kontoinhaber, IBAN und BIC. Bei Kartenzahlung oder Online-Zahlung geben Sie den entsprechenden Link an. Kunden zahlen schneller, wenn sie nicht erst nachfragen müssen, wie.

Kostenlose Rechnungsvorlage zum Kopieren

Hier ist ein einfaches Layout als reiner Text. Fügen Sie es einfach in ein Google Doc ein und ersetzen Sie die Platzhalter in den Klammern. Damit decken Sie alle zehn Pflichtangaben sowie die Vorgaben für die EU und Großbritannien ab.

RECHNUNG

Von: [Ihr Firmenname]
[Adresse]
[E-Mail] · [Telefon]
USt-IdNr. / Steuernummer: [Nummer]

An: [Kundenunternehmen]
[Ansprechpartner]
[Adresse]
USt-IdNr. des Kunden: [Nummer, falls zutreffend]

Rechnungsnummer: [2026-014]
Rechnungsdatum: [30. Okt. 2026]
Leistungsdatum: [1. bis 24. Okt. 2026]
Fälligkeitsdatum: [13. Nov. 2026]
Bestellnummer (PO): [falls vorhanden]

Beschreibung                  Menge  Einzelpreis    Gesamt
[Designarbeiten, Tage]            3       600,00   1.800,00
[Stockfotos]                      1        85,00      85,00

Nettobetrag                                        1.885,00
Rabatt                                                 0,00
Umsatzsteuer 20%                                     377,00
GESAMTBETRAG (EUR)                                 2.262,00

Zahlung: Banküberweisung an [Kontoinhaber], [IBAN], [BIC]
Zahlungsbedingungen: Zahlung innerhalb von 14 Tagen. Bei Zahlungsverzug können gesetzliche Verzugszinsen anfallen.
Vielen Dank.

Wenn Sie das Ganze nicht abtippen möchten: Der kostenlose Rechnungsgenerator bietet die wichtigsten Felder als praktisches Formular, berechnet Zwischensumme, Steuern sowie den Gesamtbetrag und erstellt ein PDF zum Download ganz ohne Anmeldung. Der integrierte KI-Modus versteht sogar Sätze wie “3 Tage Design für Acme zu 600 €/Tag, 20 % MwSt., fällig in 14 Tagen” und füllt die einzelnen Posten, die Steuern und das Fälligkeitsdatum automatisch für Sie aus.

Wenn Sie eine Version für Google Docs oder Google Sheets mit Formeln bevorzugen und wissen möchten, wie die Seitenleiste von GPT Workspace eine Rechnung per Prompt entwirft, lesen Sie unseren Artikel Wie man als Freelancer eine Rechnung schreibt. Und falls Sie den gesamten Prozess in nur zwei Minuten erledigen wollen, werfen Sie einen Blick auf So erstellen Sie eine PDF-Rechnung mit dem kostenlosen Generator.

Fünf Fehler, die Ihre Bezahlung verzögern

Die meisten verspäteten Zahlungen haben ihre Ursache in der Rechnung selbst. Diese fünf Fehler passieren immer wieder:

Die Rechnung ist an eine Person adressiert, die das Unternehmen bereits verlassen hat, oder an den Projektmanager statt an die Buchhaltung. Fragen Sie immer nach, wer die Rechnungen erhalten soll, bevor Sie die erste verschicken.

Die Bestellnummer (PO-Nummer) fehlt. Viele größere Unternehmen können eine Rechnung ohne diese Nummer schlichtweg nicht bezahlen, egal wie fehlerfrei der Rest ist.

Der Gesamtbetrag ist durch einen Rundungsfehler falsch, meist weil die Steuer auf eine manuell eingetippte Zwischensumme berechnet wurde. Überlassen Sie die Mathematik einer Formel oder einem Generator. In unserem Artikel KI in Google Sheets nutzen zeigen wir Ihnen die passenden Formeln und GPT Workspace-Prompts, um Ihre Abrechnungstabellen fehlerfrei zu halten.

Das Fälligkeitsdatum fehlt. So wird die Frage “Wann haben Sie die Rechnung verschickt?” schnell zur Verhandlungssache. Geben Sie immer ein konkretes Datum an.

Es wird nicht nachgehakt. Eine höfliche Erinnerung am Fälligkeitstag und eine etwas deutlichere Mahnung zwei Wochen später retten die meisten Rechnungen. Unsere KI-E-Mail-Prompts für Gmail enthalten Vorlagen für beide Fälle.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fazit

Was auf eine Rechnung gehört, lässt sich auf zehn Felder reduzieren: den Titel, eine eindeutige Nummer, die Daten beider Parteien, zwei Datumsangaben, die einzelnen Posten, die Steueraufschlüsselung, den Gesamtbetrag und klare Zahlungsbedingungen. Ergänzen Sie dies bei Bedarf um die USt-IdNr. und die Bestellnummer, und Ihre Rechnung wird von jeder Buchhaltung problemlos freigegeben.

Kopieren Sie einfach die obige Vorlage oder lassen Sie den kostenlosen Rechnungsgenerator das PDF für Sie erstellen. Für die monatliche Abrechnung in Google Docs und Google Sheets entwirft GPT Workspace die Rechnung direkt per Prompt und hält gleichzeitig Ihre Kundenliste übersichtlich.