रिक्रूटर्स के लिए ChatGPT: Google Workspace में AI के साथ तेजी से हायर करें

रिक्रूटर्स एक दिन में 40 से 100 ईमेल भेजते हैं। जॉब डिस्क्रिप्शन, आउटरीच मैसेज, इंटरव्यू इनवाइट्स, स्टेटस अपडेट्स, रिजेक्शन नोट्स, ऑफर लेटर्स। यह लिखने का काम वास्तविक है, हर मैसेज का दबाव वास्तविक है, और यह दोहराव थकाऊ है।

यहीं पर रिक्रूटर्स के लिए ChatGPT गेम-चेंजर साबित होता है। हायरिंग डिसीजन ऑटोमेट करके नहीं, बल्कि उन डिसीजन्स के बीच के ड्राफ्टिंग वर्क को हैंडल करके। GPT Workspace यह क्षमता सीधे Gmail, Google Sheets और Google Docs में लाता है, जहां रिक्रूटिंग का काम पहले से होता है। कोई नया प्लेटफॉर्म सीखने की जरूरत नहीं।

यह गाइड उन वर्कफ्लोज को कवर करती है जहां AI रिक्रूटर का समय बचाता है: कैंडिडेट आउटरीच, रिज्यूम स्क्रीनिंग, जॉब डिस्क्रिप्शन लिखना, इंटरव्यू क्वेश्चन बैंक्स, और ऑफर व रिजेक्शन कम्युनिकेशन्स।

GPT Workspace आजमाएं

Google Docs, Sheets, Slides, Gmail और Drive में सीधे ChatGPT, Claude और Gemini का इस्तेमाल करें। टैब स्विचिंग की जरूरत नहीं।

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वो कैंडिडेट आउटरीच लिखें जिसका जवाब मिले

कोल्ड आउटरीच सोर्सिंग का सबसे समय लेने वाला हिस्सा है। आप पैसिव कैंडिडेट्स को पर्सनलाइज्ड मैसेज लिख रहे हैं जिन्होंने आपसे संपर्क करने को नहीं कहा। हर मैसेज को टेलर्ड फील करना चाहिए। इसे स्केल पर सही कर पाना मैन्युअली लगभग नामुमकिन है।

Gmail में पैसिव कैंडिडेट्स को कोल्ड आउटरीच

GPT Workspace सीधे Gmail के अंदर काम करता है। नया कंपोज विंडो खोलें, एक्सटेंशन मेन्यू से GPT Workspace साइडबार खोलें, और सेंड करने से पहले अपना आउटरीच ड्राफ्ट करें।

कुंजी यह है कि AI को पर्याप्त कॉन्टेक्स्ट दें ताकि आउटपुट स्पेसिफिक लगे:

“[कंपनी] में सीनियर सॉफ्टवेयर इंजीनियर को स्टाफ इंजीनियर रोल के बारे में कोल्ड आउटरीच ईमेल लिखें। हमारी कंपनी लॉजिस्टिक्स इंडस्ट्री के लिए B2B SaaS बनाती है। रोल रिमोट-फर्स्ट है जिसमें डिस्ट्रिब्यूटेड सिस्टम्स पर फोकस है। मैसेज 120 शब्दों से कम रखें। टोन: डायरेक्ट, रिस्पेक्टफुल, सेल्सी नहीं। 20 मिनट की बातचीत के लिए लो-प्रेशर आस्क के साथ खत्म करें।”

आउटपुट 80% तैयार होगा। कैंडिडेट की एक्चुअल कंपनी डालें, रोल डिटेल्स एडजस्ट करें, टोन के लिए एक बार पढ़ें। जो काम पहले 5-8 मिनट प्रति मैसेज लेता था, अब 90 सेकंड में हो जाता है।

हाई-वॉल्यूम सोर्सिंग कैंपेन के लिए, यह टाइम डिफरेंस तेजी से जुड़ता है। 50 कैंडिडेट्स पर 5 मिनट प्रति कैंडिडेट 4 घंटे हैं। 90 सेकंड प्रति कैंडिडेट पर, यह सिर्फ 75 मिनट है।

फॉलो-अप सीक्वेंस जो ऑटोमेटेड न लगें

स्टैटिस्टिकली, दूसरा टचपॉइंट पहले की तुलना में ज्यादा रिस्पॉन्स देता है। लेकिन ज्यादातर रिक्रूटर्स इसे छोड़ देते हैं क्योंकि रोबोटिक न लगने वाला फॉलो-अप लिखने में वास्तविक मेहनत लगती है।

एक काम करने वाला प्रॉम्प्ट: “मेरे पहले स्टाफ इंजीनियर रोल के बारे में भेजे गए मैसेज का जवाब न देने वाले कैंडिडेट को शॉर्ट फॉलो-अप ईमेल (60-70 शब्द) लिखें। स्वीकार करें कि शायद वे अभी नहीं देख रहे। बिना पुशी हुए दरवाजा खुला रखें। भविष्य के अवसरों के लिए संपर्क में रहने का जेनुइन ऑफर दें।”

लंबे रिकैप नहीं, फॉलो-अप के लिए माफी नहीं। कैंडिडेट के समय का सम्मान करते हुए एक क्लीन पैराग्राफ।

रिक्रूटिंग के लिए और आउटरीच टेम्प्लेट्स देखें Gmail के लिए AI ईमेल राइटिंग प्रॉम्प्ट्स।

Google Sheets में AI के साथ रिज्यूम स्क्रीनिंग

स्क्रीनिंग को सबसे ज्यादा फायदा कंसिस्टेंसी से होता है। हर कैंडिडेट को एक जैसे क्राइटेरिया के साथ एक जैसे तरीके से चेक किया जाना चाहिए। 80 रिज्यूम पर मैन्युअली ये क्राइटेरिया अप्लाई करने से ड्रिफ्ट आती है। कैंडिडेट 60 पर आप वही नहीं माप रहे होते जो कैंडिडेट 10 पर माप रहे थे।

कैंडिडेट स्कोरिंग ट्रैकर बनाना

Google Sheets में AI का इस्तेमाल करके एक स्ट्रक्चर्ड ट्रैकर सेट अप करें जो प्रोसेस की शुरुआत से ही डिफाइंड क्राइटेरिया के खिलाफ कैंडिडेट्स को स्कोर करे।

Sheets में GPT Workspace को प्रॉम्प्ट करें:

“मार्केटिंग मैनेजर रोल के लिए रिज्यूम स्क्रीनिंग ट्रैकर बनाने में मेरी मदद करें। रिक्वायर्ड क्राइटेरिया: 5+ साल मार्केटिंग एक्सपीरियंस, B2B SaaS बैकग्राउंड, डिमांड जनरेशन का डिमॉन्स्ट्रेटेड ओनरशिप। नाइस-टू-हेव: HubSpot का एक्सपीरियंस, टीम मैनेजमेंट एक्सपीरियंस। हर क्राइटेरिया के लिए कॉलम हेडर बनाएं जिसमें 1-3 स्कोरिंग स्केल और वेटेड टोटल कॉलम फॉर्मूला हो।”

इससे आपको कॉलम हेडर, स्कोरिंग लॉजिक और वेटेड टोटल के लिए SUMPRODUCT फॉर्मूला मिलेगा। आउटपुट को अपनी स्प्रेडशीट में पेस्ट करें, वेट्स को रोल प्रायोरिटी के अनुसार एडजस्ट करें, और आपके पास इस पाइपलाइन के हर कैंडिडेट के लिए एक कंसिस्टेंट स्क्रीनिंग टूल होगा।

नए रोल्स के लिए स्क्रीनिंग क्राइटेरिया जनरेट करना

असली मुश्किल क्राइटेरिया को पहली बार डिफाइन करना है, खासकर उन रोल्स के लिए जिन्हें आपने पहले हायर नहीं किया। AI रिक्विजिशन खोलने से पहले क्राइटेरिया फ्रेमवर्क बनाने में मदद कर सकता है।

“मैं मिड-लेवल डेटा इंजीनियर के लिए हायरिंग शुरू करने वाला हूं। मुझे 6 स्क्रीनिंग क्राइटेरिया दें जो इस लेवल पर स्ट्रॉन्ग कैंडिडेट्स को एवरेज से अलग करते हैं। हर क्राइटेरिया के लिए डिफाइन करें कि ‘मीट्स एक्सपेक्टेशन’ कैसा दिखता है बनाम ‘एक्सीड्स एक्सपेक्टेशन’। टेक्निकल स्किल्स और कॉलैबोरेशन सिग्नल्स पर फोकस करें।”

इस आउटपुट का इस्तेमाल अपना स्कोरकार्ड बनाने के लिए करें, हायरिंग मैनेजर के साथ कैलिब्रेट करें, और पहला रिज्यूम आने से पहले ही शेयर्ड क्राइटेरिया तैयार होगा। जब दोनों पक्ष अब्स्ट्रैक्ट प्रेफरेंसेज की बजाय कंक्रीट डॉक्युमेंट से काम कर रहे होंगे तो यह कैलिब्रेशन कन्वर्सेशन तेज होगी।

Google Docs में जॉब डिस्क्रिप्शन लिखना

एक अच्छा जॉब डिस्क्रिप्शन सोर्सिंग डॉक्युमेंट, फिल्टर और कल्चर सिग्नल सभी एक साथ होता है। इन्हें अच्छा लिखने में समय लगता है, खासकर जब हायरिंग मैनेजर आपको रिक्वायरमेंट्स की एक रफ लिस्ट देता है और एक घंटे के अंदर पॉलिश्ड पोस्टिंग की उम्मीद करता है।

जॉब डिस्क्रिप्शन वर्कफ्लो

Google Docs खोलें, अपने रॉ इनपुट्स डालें, और GPT Workspace का इस्तेमाल करके फुल पोस्टिंग बनाएं:

1. रोल डिटेल्स टाइप या पेस्ट करें: टाइटल, टीम, रिपोर्टिंग स्ट्रक्चर, टॉप 5 जिम्मेदारियां, रिक्वायर्ड क्वालिफिकेशन्स, प्रिफर्ड क्वालिफिकेशन्स, लोकेशन और रिमोट पॉलिसी, अगर डिस्क्लोज्ड हो तो कॉम्प रेंज।
2. एक्सटेंशन > GPT for Sheets, Docs, Slides के जरिए GPT Workspace खोलें।
3. प्रॉम्प्ट: “इन डिटेल्स के आधार पर फुल जॉब डिस्क्रिप्शन लिखें। एक छोटा ‘कंपनी के बारे में’ सेक्शन, 5-7 बुलेट्स वाला रिस्पॉन्सिबिलिटीज सेक्शन, रिक्वायर्ड और प्रिफर्ड में बंटा क्वालिफिकेशन्स सेक्शन, और एक छोटा बेनिफिट्स सेक्शन शामिल करें। टोन: डायरेक्ट, इंक्लूसिव, कोई जार्गन नहीं। ‘रॉकस्टार’ या ‘निंजा’ जैसे फ्रेजेज से बचें।”
4. आउटपुट रिव्यू करें, हायरिंग मैनेजर के पुशबैक वाली चीजें एडजस्ट करें, और हो गया।

जो काम पहले 40 मिनट लेता था, अब 8 मिनट में हो जाता है।

अलग-अलग रोल्स में डिस्क्रिप्शन कंसिस्टेंट रखना

अगर आप एक साथ 5 ओपन रोल्स पर काम कर रहे हैं, तो पोस्टिंग्स में स्ट्रक्चरल कंसिस्टेंसी मायने रखती है। कैंडिडेट्स पोस्टिंग्स की तुलना करते हैं। फॉर्मेट्स का पैचवर्क किसी के अप्लाई करने से पहले ही डिसऑर्गनाइजेशन का सिग्नल देता है।

अपने बेस्ट जॉब डिस्क्रिप्शन स्ट्रक्चर को GPT Workspace में रियूजेबल प्रॉम्प्ट के रूप में सेव करें। अगली रिक्विजिशन खुलने पर, आप स्क्रैच से शुरू करने की बजाय एक प्रूवन टेम्प्लेट को एडाप्ट करेंगे। Google Docs में ChatGPT का इस्तेमाल करके डॉक्युमेंट छोड़े बिना सेलेक्टेड सेक्शन्स पर टोन और लेंथ के लिए रिवाइट्स रिक्वेस्ट करें।

इंटरव्यू क्वेश्चन बैंक्स बनाना

स्ट्रक्चर्ड इंटरव्यूइंग के लिए तैयारी चाहिए। हर रोल के लिए कैलिब्रेटेड सवाल लिखना, सही कॉम्पीटेंसीज को कवर करना, कानूनी रूप से प्रॉब्लमैटिक सवालों से बचना। ठीक से किया जाए तो एक फुल इंटरव्यू गाइड बनाने में 30-45 मिनट प्रति रोल लगते हैं। AI के साथ यह 5 मिनट में हो जाता है।

रोल-स्पेसिफिक सवाल जनरेट करना

Google Doc में GPT Workspace को प्रॉम्प्ट करें:

“मिड-लेवल प्रोडक्ट मैनेजर रोल के लिए स्ट्रक्चर्ड इंटरव्यू क्वेश्चन बैंक बनाएं। शामिल करें: प्रायोरिटाइजेशन और स्टेकहोल्डर मैनेजमेंट पर फोकस्ड 3 बिहेवियरल सवाल, स्कोप चेंजेस और एम्बिगुइटी को हैंडल करने के बारे में 2 सिचुएशनल सवाल, प्रोडक्ट इंट्यूशन और डेटा फ्लुएंसी का आकलन करने वाले 3 कॉम्पीटेंसी सवाल, और क्रॉस-फंक्शनली काम करने पर 1 सवाल। हर सवाल के लिए 2 वाक्य का नोट दें कि स्ट्रॉन्ग आंसर कैसा लगता है।”

आपको 90 सेकंड में एक कंप्लीट इंटरव्यू गाइड मिल जाएगी। इसे Google Doc के जरिए हायरिंग पैनल के साथ शेयर करें, कोई रोल-स्पेसिफिक कॉन्टेक्स्ट जोड़ें, और टीम प्रोसेस में एक ही चीजें मापने लगेगी।

डिब्रीफ टेम्प्लेट्स और स्कोरकार्ड स्ट्रक्चर

इंटरव्यू के बाद, डिब्रीफ वह जगह है जहां हायरिंग डिसीजन बनते या रुकते हैं। अपने पैनल को एक स्ट्रक्चर्ड डिब्रीफ टेम्प्लेट दें और कन्वर्सेशन तेज और ज्यादा यूजफुल होगी।

“4-पर्सन हायरिंग पैनल के लिए स्ट्रक्चर्ड इंटरव्यू डिब्रीफ टेम्प्लेट लिखें। शामिल करें: हर इंटरव्यूअर के लिए 2-3 वाक्य में टॉप इंप्रेशन रिकॉर्ड करने का सेक्शन, हर कॉम्पीटेंसी को 1-4 स्केल पर स्कोर करने के लिए ग्रिड, सिंगल स्ट्रॉन्गेस्ट पीस ऑफ एविडेंस और सिंगल बिगेस्ट कन्सर्न नोट करने की जगह, और थ्री ऑप्शन वाला फाइनल रिकमेंडेशन फील्ड: स्ट्रॉन्ग यस, यस विद रिजर्वेशन्स, नो। पूरा टेम्प्लेट एक पेज पर रखें।”

यह एक रिपीटेबल डिब्रीफ फॉर्मेट है, 60 सेकंड में बना, जिसे पूरी टीम हर कैंडिडेट पर कंसिस्टेंटली यूज करेगी।

ऑफर एक्सेप्ट करने के बाद इन वर्कफ्लोज को ऑनबोर्डिंग डॉक्युमेंटेशन तक एक्सटेंड करने के तरीके देखें Google Workspace में HR मैनेजर्स के लिए AI।

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Google Docs, Sheets, Slides, Gmail और Drive में सीधे ChatGPT, Claude और Gemini का इस्तेमाल करें। टैब स्विचिंग की जरूरत नहीं।

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ऑफर्स, रिजेक्शन्स और कैंडिडेट कम्युनिकेशन

रिक्रूटिंग का आखिरी पड़ाव वो कम्युनिकेशन है जो या तो हायर को क्लोज करते हैं या फ्यूचर ओपनिंग्स के लिए रिलेशनशिप प्रोटेक्ट करते हैं। दोनों ज्यादातर रिक्रूटिंग टीम्स के इन्वेस्टमेंट से ज्यादा मायने रखते हैं।

Docs में ऑफर लेटर्स ड्राफ्ट करना

ऑफर लेटर्स एक स्टैंडर्ड स्ट्रक्चर फॉलो करते हैं, लेकिन हर एक में स्पेसिफिक वेरिएबल्स होते हैं: बेस सैलरी, बोनस टारगेट, इक्विटी, स्टार्ट डेट, कॉन्टिंजेंसीज। GPT Workspace एक ब्रीफ से बेस ड्राफ्ट जनरेट करता है ताकि आप ब्लैंक डॉक्युमेंट से शुरू न करें:

“सीनियर सॉफ्टवेयर इंजीनियर के रूप में जॉइन कर रहे कैंडिडेट के लिए ऑफर लेटर लिखें। कॉम्पेनसेशन: $190,000 बेस सैलरी, $25,000 एनुअल बोनस टारगेट, 4-साल के क्लिफ-एंड-वेस्ट शेड्यूल पर 0.4% इक्विटी। स्टार्ट डेट: आज से 30 दिन। रोल फुली रिमोट है। बैकग्राउंड चेक और रेफरेंस वेरिफिकेशन के लिए स्टैंडर्ड कॉन्टिंजेंसी लैंग्वेज शामिल करें। फॉर्मल लेकिन अप्रोचेबल टोन।”

आपकी लीगल टीम अभी भी हर ऑफर को आउट होने से पहले रिव्यू करेगी। यह नहीं बदलता। जो बदलता है वह यह है कि आप उन्हें 25 मिनट की बजाय 3 मिनट में एक कंप्लीट ड्राफ्ट दे रहे हैं।

रिजेक्शन ईमेल्स जो आपके एम्प्लॉयर ब्रांड को प्रोटेक्ट करें

रिजेक्शन पर कैंडिडेट एक्सपीरियंस को ज्यादातर रिक्रूटिंग टीम्स अंडररेट करती हैं। एक जेनरिक “हमने दूसरा रास्ता चुना” ईमेल याद रह जाता है। एक रिस्पेक्टफुल, स्पेसिफिक मैसेज उस रिजेक्शन के बाद भी गुडविल बनाता है।

“प्रोडक्ट मैनेजर रोल के लिए फाइनल राउंड तक पहुंचे लेकिन ऑफर न पाने वाले कैंडिडेट के लिए रिजेक्शन ईमेल लिखें। उनकी कैंडिडेसी की क्वालिटी स्वीकार करें। ईमानदारी से कहें कि डिसीजन क्लोज था। डिसीजन के स्पेसिफिक रीजन्स देने से बचें। कंपनी में फ्यूचर रोल्स के लिए दरवाजा खुला रखें। वार्म टोन, 150 शब्दों से कम।”

यह मैसेज जनरेट करने में 30 सेकंड और पर्सनलाइज करने में 2 मिनट लगते हैं। रिजेक्शन के दौरान अच्छा बर्ताव किए गए कैंडिडेट्स कभी-कभी दूसरे कैंडिडेट्स रेफर करते हैं। कुछ 18 महीने बाद वह एक्सपीरियंस हासिल करके फिर से अप्लाई करते हैं जो इस बार गैप था। इन्वेस्टमेंट रियल है।

शेड्यूलिंग कम्युनिकेशन, स्टेटस अपडेट्स और ऑफर नेगोशिएशन के लिए, Gmail में ChatGPT का इस्तेमाल करके अपने इनबॉक्स से बाहर निकले बिना हर टचपॉइंट ड्राफ्ट करें।

रिक्रूटर्स के लिए 10 ChatGPT प्रॉम्प्ट्स

ये GPT Workspace के जरिए Gmail, Google Docs और Google Sheets में काम करते हैं। कॉपी करें और एडाप्ट करें:

1. “[कंपनी] में [टाइटल] को खुले [रोल] के बारे में 120-शब्द का कोल्ड आउटरीच ईमेल लिखें। हमारी कंपनी [एक वाक्य] करती है। रोल [लोकेशन/रिमोट] है। 20-मिनट की कॉल के लिए लो-प्रेशर आस्क के साथ खत्म करें।”
2. “मेरे पहले आउटरीच का जवाब न देने वाले कैंडिडेट को 60-शब्द का फॉलो-अप लिखें। स्वीकार करें कि शायद वे अभी उपलब्ध नहीं। बिना पुशी हुए दरवाजा खुला रखें।”
3. “[टाइटल] के लिए फुल जॉब डिस्क्रिप्शन लिखें। जिम्मेदारियां: [लिस्ट]। रिक्वायर्ड क्वालिफिकेशन्स: [लिस्ट]। प्रिफर्ड: [लिस्ट]। टोन: इंक्लूसिव और डायरेक्ट, कोई बजवर्ड्स नहीं।”
4. “[रोल] के लिए 10 स्ट्रक्चर्ड इंटरव्यू सवाल जनरेट करें। बिहेवियरल, सिचुएशनल और कॉम्पीटेंसी सवाल शामिल करें। स्ट्रॉन्ग आंसर कैसा लगता है पर 2-वाक्य का नोट जोड़ें।”
5. “[स्टेज] तक पहुंचे कैंडिडेट के लिए रिजेक्शन ईमेल लिखें। वार्म रहें, क्लोज डिसीजन स्वीकार करें, और फ्यूचर रोल्स के लिए दरवाजा खुला रखें।”
6. “Google Sheets के लिए कैंडिडेट पाइपलाइन ट्रैकर बनाएं। कॉलम: नाम, रोल, सोर्स, स्टेज, स्कोर (1-5), रिक्रूटर नोट्स, फॉलो-अप डेट, नेक्स्ट स्टेप।”
7. “[रोल] कैंडिडेट के लिए इंटरव्यू इनवाइट ईमेल लिखें। डेट, टाइम, फॉर्मेट (वीडियो कॉल), वे किससे बात करेंगे, क्या उम्मीद करें, और कैलेंडर लिंक प्लेसहोल्डर शामिल करें।”
8. “[बेस सैलरी, बोनस, इक्विटी, स्टार्ट डेट] के साथ [रोल] के लिए ऑफर लेटर ड्राफ्ट करें। फॉर्मल लेकिन अप्रोचेबल। स्टैंडर्ड बैकग्राउंड चेक कॉन्टिंजेंसी लैंग्वेज शामिल करें।”
9. “पैसिव कैंडिडेट के लिए LinkedIn InMail मैसेज लिखें (300 कैरेक्टर से कम)। उनके बैकग्राउंड से कुछ स्पेसिफिक रेफर करें। एक सवाल के साथ खत्म करें।”
10. “[रोल] के लिए 5-सवाल का रेफरेंस चेक गाइड बनाएं। कवर करें: सिमिलर वर्क पर परफॉरमेंस, वर्किंग स्टाइल, क्रिटिकल फीडबैक को कैसे हैंडल करते हैं, और उनके मैनेजर क्या अलग करेंगे।”

Google ऐप के अनुसार और प्रॉम्प्ट्स के लिए देखें Google Workspace के लिए बेस्ट ChatGPT प्रॉम्प्ट्स।

शुरुआत कैसे करें

इस हफ्ते जो टास्क आपका सबसे ज्यादा समय ले रहा है, उससे शुरुआत करें। ज्यादातर रिक्रूटर्स के लिए यह आउटरीच या जॉब डिस्क्रिप्शन होता है। एक वर्कफ्लो चुनें, gpt.space से GPT Workspace इंस्टॉल करें, और जज करने से पहले इसे तीन दिन टेस्ट करें।

पहला आउटरीच ईमेल जो आप जनरेट करेंगे वह परफेक्ट नहीं होगा। आप अपनी वॉइस मैच करने के लिए कुछ चीजें एडजस्ट करेंगे। पांचवें तक, एडजस्टमेंट 30 सेकंड लेंगे। बीसवें तक, आपके पास एक सिस्टम होगा जो पहले के किसी भी तरीके से तेज चलेगा।

AI हायरिंग डिसीजन नहीं लेता। यह उस ड्राफ्टिंग वर्क को हैंडल करता है जो उन डिसीजन्स के आसपास होता है: तेज, ज्यादा कंसिस्टेंट, कम ड्रेनिंग। यही वो घंटे फ्री करता है जो रिक्रूटर्स को अपने जजमेंट वाले हिस्सों पर खर्च करने चाहिए: रिलेशनशिप्स बनाना, हायरिंग मैनेजर्स के साथ कैलिब्रेट करना, और सही कैंडिडेट्स को आगे बढ़ाना।