Vad en faktura ska innehålla (med gratis mall)

En faktura som saknar ett fält blir inte betald för sent av en slump. Den skickas tillbaka av en ekonomiavdelning som inte kan hantera den, och att veta exakt vad en faktura ska innehålla är det bästa sättet att slippa onödiga förseningar.

Den här guiden går igenom de tio fält som varje faktura behöver, hur du sätter upp en nummerserie, vad som faktiskt krävs i EU, Storbritannien och USA, samt hur du formulerar dina betalningsvillkor. I slutet hittar du en gratis mall som du kan kopiera, och en gratis fakturagenerator som fyller i fälten åt dig.

Generatorn är skapad av teamet bakom GPT Workspace, ett tillägg till Chrome som integrerar ChatGPT, Claude och Google Gemini direkt i Google Docs, Google Sheets och Gmail. Du behöver dock inte tillägget för att använda fakturageneratorn.

Vad en faktura ska innehålla: De 10 viktigaste fälten

Oavsett vilket land du befinner dig i gör dessa tio punkter din faktura komplett. De juridiska kraven i kommande avsnitt är i princip bara delar av den här listan.

Ordet “Faktura” (eller “Invoice”) högst upp, så att den inte förväxlas med en offert eller ett kvitto.
Ett unikt fakturanummer, i löpande följd, som aldrig återanvänds.
Ditt företagsnamn, adress och kontaktuppgifter, plus ditt organisationsnummer eller momsregistreringsnummer (VAT-nummer) om du har ett.
Kundens namn och adress, samt deras momsregistreringsnummer för företagskunder i länder med moms.
Fakturadatum (dagen du ställer ut den).
Leveransdatum, när varorna eller tjänsterna levererades, om det skiljer sig från fakturadatumet.
En beskrivning av varje artikel: vad det är, antal och à-pris (styckpris).
Delsumma, eventuell rabatt, momssats och momsbelopp, var och en på en egen rad.
Totalt att betala i en tydligt angiven valuta.
Betalningsvillkor och hur man betalar: förfallodatum, bankuppgifter (t.ex. Bankgiro, IBAN) eller betallänk, samt eventuell dröjsmålsränta.

Två valfria rader kan spara dig mycket mejlande: kundens inköpsordernummer (PO-nummer) om de har angett ett, och en kort hälsning som “Tack för samarbetet, vänligen betala inom 14 dagar.”

Fakturanummer: Så sätter du upp en nummerserie som fungerar

Fakturanumret är det fält som oftast blir fel, vanligtvis genom att man börjar på 1 och råkar hoppa över några nummer. Välj ett format nu så slipper du tänka på det igen.

Tre format som fungerar bra

Löpande: 0001, 0002, 0003. Enkelt, men det avslöjar för varje kund exakt hur många fakturor du har skickat.

Datumbaserat: 2026-014 eller 20261030-01. Lätt att sortera årsvis, och eventuella luckor blir mindre uppenbara.

Kundbaserat: ACME-007. Praktiskt när en specifik kund får många fakturor och deras ekonomiavdelning söker på prefix.

Regler som gäller för alla format

Återanvänd aldrig ett nummer, inte ens om en faktura makuleras. Ställ istället ut en kreditfaktura som hänvisar till originalet. Detta är också vad EU:s momsregler kräver vid korrigeringar.

Börja inte om från 1 varje år om inte året ingår i själva numret. Se också till att hålla koll på nummerserien på ett och samma ställe, till exempel i en kolumn i ett kalkylblad, så att du inte råkar skapa samma nummer från två olika enheter.

Fakturakrav i olika länder

De juridiska kraven på en faktura beror på var du är registrerad och om du debiterar moms. Här är vad de officiella källorna säger för tre vanliga marknader.

Storbritannien

Skattemyndigheten HMRC listar vad varje faktura måste innehålla: ett unikt identifikationsnummer, ditt företagsnamn, adress och kontaktinformation, kundens företagsnamn och adress, en tydlig beskrivning av vad du tar betalt för, leveransdatum, fakturadatum, debiterade belopp, eventuellt momsbelopp och totalbeloppet (GOV.UK).

Enskilda näringsidkare (sole traders) måste också ange sitt eget namn och eventuellt företagsnamn, plus en adress dit juridiska dokument kan levereras om de använder ett företagsnamn. Aktiebolag (limited companies) måste använda det fullständiga företagsnamnet exakt som det står i registreringsbeviset.

Om både du och din kund är momsregistrerade måste du utfärda en momsfaktura (VAT invoice). Den innehåller fler detaljer, bland annat ditt momsregistreringsnummer och momsen redovisad separat (GOV.UK).

Europeiska unionen (EU)

EU har en gemensam grundlista för en fullständig momsfaktura. Europeiska kommissionens faktureringssida listar utställningsdatum, ett unikt löpnummer, säljarens och köparens fullständiga namn och adresser, köparens momsregistreringsnummer (om köparen är skattskyldig), beskrivning och mängd av varor eller tjänster, enhetspris exklusive moms, eventuella rabatter, leverans- eller betalningsdatum om det skiljer sig, momssats och momsbelopp, samt en uppdelning av momsen per skattesats eller undantag (European Commission).

Ditt eget momsregistreringsnummer (VAT-nummer) ska också finnas med. Kreditfakturor måste ha en tydlig hänvisning till den ursprungliga fakturan och ange vad som ändras.

Samma sida beskriver en förenklad faktura med fyra punkter: utställningsdatum, säljarens momsregistreringsnummer, typ av varor eller tjänster och momsbeloppet som ska betalas. Om och när du får utfärda en sådan beror på vilket medlemsland du befinner dig i, så dubbelkolla alltid de nationella reglerna först.

USA

Det finns ingen federal lag som dikterar layouten eller fälten på en amerikansk faktura. Skattemyndigheten IRS behandlar fakturor som underlag för bruttointäkter, inköp och utgifter, och kräver att sådana dokument identifierar betalningsmottagaren, beloppet, datumet samt varan eller tjänsten (IRS).

I praktiken är de tio grundläggande punkterna ovan standard. Försäljningsskatt (sales tax), där det är tillämpligt, är en fråga för delstater och lokala myndigheter. Redovisa den på en separat rad tillsammans med skattesatsen.

Vad en faktura ska innehålla: de tio viktigaste fälten i en checklista

Testa GPT Workspace

Använd ChatGPT, Claude och Google Gemini direkt i Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Gmail och Google Drive. Slipp byta flik.

Kom igång gratis

Betalningsvillkor, förfallodatum och dröjsmålsränta

“Betalningsvillkor” är raden som förvandlar ett dokument till ett krav på betalning. Skriv det som ett tydligt datum, inte som en formel: “Förfallodatum: 13 november 2026” är mycket tydligare än “14 dagar netto”, vilket hälften av dina kunder ändå måste dubbelkolla.

I Storbritannien gäller att om inget betalningsdatum har avtalats, måste kunden betala inom 30 dagar från att ha mottagit fakturan, varan eller tjänsten (GOV.UK). Företag kan också ta ut lagstadgad dröjsmålsränta på sena kommersiella betalningar med 8 procent plus Bank of Englands styrränta (GOV.UK).

Du måste inte ta ut dröjsmålsränta, men att skriva att du har rätt till det är en bra knuff i rätt riktning. En enda rad räcker: “Vid försenad betalning debiteras lagstadgad dröjsmålsränta.”

Placera betalningsmetoden bredvid villkoren. För en banköverföring innebär det kontonamn, kontonummer och clearingnummer (eller Bankgiro/Plusgiro), alternativt IBAN och BIC. För kort- eller onlinebetalningar lägger du in betallänken. Kunder betalar snabbare när de slipper fråga hur de ska göra.

Gratis fakturamall att kopiera

Här är en layout i ren text. Klistra in den i ett Google Docs-dokument, fyll i uppgifterna inom parentes, så täcker du in de tio viktigaste fälten samt kraven för både EU och Storbritannien.

FAKTURA

Från: [Ditt företagsnamn]
[Adress]
[E-post] · [Telefon]
Org.nr / Momsreg.nr (VAT): [nummer]

Till: [Kundens företag]
[Kontaktperson]
[Adress]
Kundens momsreg.nr: [nummer, om tillämpligt]

Fakturanummer: [2026-014]
Fakturadatum: [30 okt 2026]
Leveransdatum: [1 till 24 okt 2026]
Förfallodatum: [13 nov 2026]
PO-nummer: [om angivet]

Beskrivning                   Antal    À-pris      Belopp
[Designarbete, dagar]           3        600,00    1 800,00
[Bildbyråbilder]                1         85,00       85,00

Delsumma                                           1 885,00
Rabatt                                                 0,00
Moms 20%                                             377,00
TOTALT ATT BETALA (USD)                            2 262,00

Betalning: Banköverföring till [kontonamn], [IBAN], [BIC]
Villkor: Betalning inom 14 dagar. Vid försenad betalning debiteras lagstadgad dröjsmålsränta.
Tack för samarbetet.

Om du hellre slipper skriva in allt manuellt, har vår gratis fakturagenerator de viktigaste fälten som ett formulär. Den räknar ut delsumma, moms och totalbelopp, och låter dig ladda ner en PDF helt utan registrering. Dess AI-läge förstår dessutom meningar som “3 dagars design för Acme à 600 kr/dag, 25 % moms, förfaller om 14 dagar” och fyller automatiskt i artiklar, moms och förfallodatum åt dig.

För en version i Google Docs eller Google Sheets med inbyggda formler, och för att se hur sidofältet i GPT Workspace kan skapa en faktura från en enkel prompt, läs vår guide om hur du skapar en faktura som frilansare. Vill du ha en snabbversion av hela processen på två minuter kan du läsa hur du skapar en PDF-faktura med gratisgeneratorn.

Fem misstag som försenar betalningen

De flesta sena betalningar beror på själva fakturan. Dessa fem misstag dyker upp om och om igen.

Fakturan är adresserad till en person som har slutat, eller till projektledaren istället för ekonomiavdelningen. Fråga alltid vem som ska ta emot fakturor innan du skickar den första.

Inköpsordernumret (PO-numret) saknas. Många större företag kan helt enkelt inte betala en faktura som saknar PO-nummer, oavsett hur korrekt den är i övrigt.

Totalbeloppet är fel på grund av ett avrundningsfel, oftast för att momsen har räknats ut på en manuellt inskriven delsumma. Låt en formel eller generator sköta matematiken. I guiden hur du använder AI i Google Sheets visar vi formlerna och GPT Workspace-promptarna som städar upp ditt faktureringsark.

Förfallodatumet saknas, vilket gör att “när skickade du den?” förvandlas till en förhandling. Ange alltid ett tydligt datum.

Uppföljningen uteblir. En artig påminnelse på förfallodagen och en lite bestämdare två veckor senare räddar de flesta fakturor. Våra AI-prompter för att skriva e-post i Gmail innehåller mallar för båda.

Jämförelse av fakturakrav: fält för Storbritannien, EU och USA samt en gratis fakturamall

Vanliga frågor (FAQ)

Måste en faktura vara signerad?

Inte i Storbritannien, EU eller USA. Ingen av de officiella listorna som nämns ovan kräver en underskrift. En PDF som skickas via e-post och innehåller fälten i den här guiden är en fullt giltig faktura.

Vad är skillnaden mellan en faktura och ett kvitto?

En faktura är en begäran om betalning och anger när den ska vara betald. Ett kvitto bekräftar att betalningen har tagits emot. Om en kund betalar på plats kan du markera fakturan som "Betald" tillsammans med datumet, så fungerar den som både och.

Måste jag lägga på moms om jag inte är momsregistrerad?

Nej. Om du inte är momsregistrerad får du inte ta ut moms. Lämna momsraden på noll eller ta bort den helt. Behåll resten av fälten, särskilt det unika fakturanumret och datumen.

Kan jag ändra en faktura efter att jag har skickat den?

Ändra inte och skicka om den under samma nummer. Ställ istället ut en kreditfaktura som hänvisar till det ursprungliga fakturanumret och anger vad som ändrats. Skapa sedan en ny faktura med nästa löpnummer vid behov. På så sätt hålls din nummerserie intakt och du uppfyller EU:s regler för korrigerade fakturor.

Sammanfattning

Vad en faktura ska innehålla kokar ner till tio fält: rubriken, ett unikt nummer, båda parters uppgifter, två datum, specificerade rader, momsredovisning, totalbelopp och tydliga betalningsvillkor. Lägg till momsregistreringsnummer och PO-nummer där det krävs, så kommer fakturan att godkännas av vilken ekonomiavdelning som helst.

Kopiera mallen ovan, eller låt vår gratis fakturagenerator bygga PDF:en åt dig. För din månatliga fakturering i Google Docs och Google Sheets kan GPT Workspace skapa fakturan utifrån en enkel prompt och samtidigt hålla ordning på din kundlista.