Kostenloser Rechnungsgenerator: PDF-Rechnung in 2 Minuten

Die Arbeit ist erledigt, der Kunde ist zufrieden und das Einzige, was noch zwischen Ihnen und Ihrem Geld steht, ist ein Dokument, das Sie noch nicht geschrieben haben. Ein kostenloser Rechnungsgenerator macht daraus eine Zwei-Minuten-Aufgabe im Browser: Geben Sie Ihre Daten und die Rechnungsposten ein, prüfen Sie die Live-Vorschau und laden Sie das PDF herunter.

Word zu öffnen, nach der Datei vom letzten Monat zu suchen und die Adresse neu einzutippen, dauert einfach zu lange. Diese Anleitung führt Sie durch den Rechnungsgenerator auf gpt.space, zeigt den KI-Modus, der das Formular aus nur einem Satz ausfüllt, und erklärt, was nach dem Speichern der Rechnung zu tun ist.

Das Tool wurde vom Team hinter GPT Workspace entwickelt, einer Chrome-Erweiterung, die ChatGPT, Claude und Gemini direkt in Google Docs, Sheets, Slides, Gmail und Drive integriert. Für den Generator selbst benötigen Sie jedoch weder eine Erweiterung noch ein Konto.

Was ein kostenloser Rechnungsgenerator können sollte

Die meisten “kostenlosen” Rechnungs-Websites tappen in eine von zwei Fallen. Entweder ist das PDF mit einem Wasserzeichen versehen, bis man zahlt, oder der Download-Button versteckt sich hinter einem Anmeldeformular, das einen danach ein Jahr lang mit E-Mails überhäuft.

Der kostenlose Rechnungsgenerator auf gpt.space vermeidet beides. Es gibt kein Konto, kein Wasserzeichen und keinen Upload: Das Formular, die Vorschau und das PDF laufen komplett in Ihrem Browser-Tab. Nichts von dem, was Sie eintippen, wird an einen Server gesendet.

Dieser letzte Punkt ist wichtiger, als er klingt. Eine Rechnung enthält Ihre Adresse, die Adresse Ihres Kunden, Ihre Bankdaten und Ihre Preise. Genau diese sensiblen Daten möchten Sie sicher nicht in der Datenbank eines Fremden wissen.

Das bietet Ihnen die Seite:

Ihre Geschäftsdaten, die Daten des Kunden, eine Rechnungsnummer und zwei Daten
Rechnungsposten mit Menge, Einzelpreis und automatischer Summe
Ein Steuersatz (MwSt., USt. oder Sales Tax), der auf die Zwischensumme angewendet und in einer eigenen Zeile ausgewiesen wird
Eine Währungsauswahl, die jeden Betrag passend formatiert, von USD und EUR bis INR und JPY
Eine Live-Vorschau und einen Button zum Herunterladen des PDFs

Kostenlos online eine Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

Zwei Minuten sind absolut realistisch, wenn Sie die Kundendaten griffbereit haben. Hier ist der komplette Ablauf.

Schritt 1: Den Generator öffnen

Öffnen Sie den Rechnungsgenerator. Er lädt als zweispaltige Seite: links das Formular, rechts die Vorschau (auf dem Smartphone untereinander angeordnet).

Schritt 2: Ihre Daten eintragen

Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre E-Mail ein. Wenn Sie Einzelunternehmer sind, verwenden Sie Ihren eigenen Namen plus einen eventuellen Handelsnamen, da in vielen Ländern beides auf einer Rechnung verlangt wird.

Schritt 3: Den Kunden hinzufügen

Tippen Sie den Firmennamen, den Ansprechpartner und die Adresse des Kunden ein. Bei einem Geschäftskunden in der EU oder in Großbritannien sollten Sie auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben, da die Reverse-Charge-Regelung davon abhängt.

Schritt 4: Rechnungsnummer und Daten festlegen

Geben Sie der Rechnung eine eindeutige, fortlaufende Nummer wie 2026-014 und legen Sie dann das Rechnungsdatum sowie das Fälligkeitsdatum fest. Eine fortlaufende Nummer ist in der EU gesetzlich vorgeschrieben und überall sonst äußerst praktisch, wie wir in unserem Artikel Was auf einer Rechnung stehen muss erklären.

Schritt 5: Rechnungsposten, Steuern und Währung eingeben

Fügen Sie pro Dienstleistung oder Produkt eine Zeile hinzu: Beschreibung, Menge, Einzelpreis. Die Betragsspalte, die Zwischensumme, die Steuerzeile und der Gesamtbetrag aktualisieren sich während der Eingabe. Wenn Sie die Währung ändern, werden alle Beträge sofort neu formatiert.

Schritt 6: Vorschau prüfen und herunterladen

Lesen Sie die Vorschau einmal so durch, als wären Sie der Kunde. Klicken Sie dann auf “Download PDF”, wählen Sie im sich öffnenden Druckdialog “Als PDF speichern” als Ziel aus und speichern Sie die Datei.

Der Druckdialog ist derselbe, den Chrome für jede Seite verwendet. Es gelten also die gleichen Tipps wie in unserem Markdown zu PDF Ratgeber: Behalten Sie die Standardränder bei und deaktivieren Sie Kopf- und Fußzeilen, falls Ihr Browser dort eine URL-Zeile hinzufügt.

KI-Modus: Beschreiben Sie den Auftrag in einem Satz

Das Eintippen der einzelnen Posten ist der langwierige Teil, besonders wenn die Arbeit aus einer Mischung von Tagen, Stunden und Ausgaben bestand. Der KI-Modus ersetzt all das durch einen einzigen Satz.

Wechseln Sie in den KI-Modus und schreiben Sie, was Sie getan haben, zum Beispiel: “3 Tage Designarbeit für Acme zu 600$/Tag, 20% MwSt., fällig in 14 Tagen.” Der Generator macht daraus einen Rechnungsposten für drei Tage zu 600, setzt den Steuersatz auf 20 Prozent und legt das Fälligkeitsdatum auf genau zwei Wochen ab heute fest.

Sie können dabei so detailliert sein, wie Sie möchten. “Zwei Logo-Konzepte zu je 450, eine Korrekturschleife für 300, plus 85 für Stockfotos, keine Steuern” wird automatisch zu drei Zeilen und einer Steuerzeile mit null Prozent.

Alles, was die KI ausfüllt, bleibt bearbeitbar. Betrachten Sie es als schnellen ersten Entwurf. Danach können Sie im normalen Formular noch Preise korrigieren oder Zeilen umbenennen, bevor Sie den Download starten.

Schritte im kostenlosen Rechnungsgenerator: Details, Kunde, Posten, Steuern, Vorschau und PDF-Download

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Kostenloser Online-Rechnungsgenerator vs. Word, Excel und Rechnungs-Apps

Ein Generator im Browser ist nicht die einzige Option und auch nicht immer die richtige. Hier ist der Vergleich mit den drei Alternativen, auf die die meisten Leute normalerweise zurückgreifen.

Option	Setup	Summen und Steuern	Kosten	Ideal für
Kostenloser Online-Rechnungsgenerator	Keine	Automatisch	Kostenlos	Einmalige und gelegentliche Rechnungen
Word oder Google Docs Vorlage	Vorlage kopieren	Manuell eingetippt	Kostenlos	Gebrandete Layouts, die oft bearbeitet werden
Excel oder Google Sheets	Formeln einmalig erstellen	Automatisch	Kostenlos	Viele Rechnungen pro Monat, Kundenlisten
Rechnungs-App	Konto, Bankverknüpfung	Automatisch	Meist ein Abo	Wiederkehrende Abrechnungen, Mahnungen, Buchhaltungs-Sync

Word und Docs punkten bei der Layout-Kontrolle, verlieren aber beim Rechnen: Jede Summe ist eine von Ihnen eingetippte Zahl, und ein Tippfehler kostet Sie einen erneuten Versand. Tabellenkalkulationen lösen das Mathe-Problem und skalieren auch für Dutzende von Kunden. Genau deshalb behandelt unser Artikel Wie man als Freelancer eine Rechnung schreibt ein Sheets-Setup mit automatischen Summen.

Rechnungs-Apps sind ihr Geld erst dann wert, wenn Sie automatische Mahnungen, Kartenzahlungen direkt auf der Rechnung oder eine Schnittstelle zur Buchhaltung benötigen. Bis dahin reicht ein kostenloser Rechnungsersteller, der ein sauberes PDF generiert, völlig aus.

Nach dem Download: Versand, Tracking und wiederkehrende Rechnungen

Das PDF ist der einfache Teil. Was danach passiert, entscheidet darüber, ob Sie pünktlich bezahlt werden.

Senden Sie eine kurze, klare E-Mail

Hängen Sie das PDF an und beschränken Sie die Nachricht auf drei Zeilen: was die Rechnung abdeckt, den Betrag und das Fälligkeitsdatum. Wenn die Buchhaltung des Kunden eine Bestellnummer (PO-Nummer) benötigt, schreiben Sie diese sowohl in die Betreffzeile als auch auf die Rechnung.

Wenn Sie viele solcher E-Mails schreiben, entwirft GPT Workspace Antworten und Follow-ups direkt in Gmail basierend auf einem einzeiligen Prompt. Unser KI-E-Mail-Ratgeber für Gmail enthält Prompts für die höfliche Erinnerung an Tag 30 und die etwas deutlichere an Tag 45.

Führen Sie Buch

Speichern Sie das PDF in einem nach Jahren benannten Ordner und protokollieren Sie Nummer, Kunde, Betrag und Fälligkeitsdatum in einer Tabelle. Genau dieses Protokoll werden Sie prüfen, wenn ein Kunde behauptet, bereits bezahlt zu haben, und danach wird Ihr Steuerberater am Ende des Jahres fragen.

In Google Sheets kann die GPT Workspace Seitenleiste diese Liste für Sie bereinigen, “Acme Ltd, London” in zwei Spalten aufteilen oder eine Zusammenfassung der offenen Rechnungen erstellen. In unserem Artikel Wie man KI in Google Sheets nutzt finden Sie die passenden Formeln und Prompts.

Wiederkehrende Rechnungen in Google Docs

Für einen Kunden, dem Sie jeden Monat eine Rechnung stellen, ist eine Google Docs Vorlage besser, als das Formular immer wieder neu auszufüllen. Installieren Sie die Erweiterung, öffnen Sie ein Dokument und bitten Sie die Seitenleiste: “Entwirf eine Rechnung für Acme für Oktober: 12 Stunden Beratung zu 150$, 20% MwSt., fällig in 30 Tagen”. Passen Sie dann jeden Monat einfach die Stunden an und laden Sie das PDF herunter.

Nach dem Download: Versand aus Gmail, Protokoll in Google Sheets, wiederkehrende Rechnungen in Google Docs mit GPT Workspace

Installieren Sie GPT Workspace in Chrome oder lesen Sie sich zuerst die Bewertungen im Chrome Web Store durch. Der Rechnungsgenerator bleibt so oder so kostenlos.

Häufig gestellte Fragen

Ist der Rechnungsgenerator wirklich kostenlos und ohne Wasserzeichen?

Ja. Es gibt kein Konto, keinen Bezahlschritt und kein Wasserzeichen auf dem PDF. Die Seite ist ein kostenloses Tool vom GPT Workspace Team, und die Erweiterung, auf die danach hingewiesen wird, ist absolut freiwillig.

Wo landen meine Rechnungsdaten?

Nirgendwo. Das Formular, die Vorschau und das PDF werden ausschließlich in Ihrem Browser-Tab erstellt. Die eingegebenen Daten werden nicht hochgeladen. Wenn Sie den Tab schließen, sind sie weg. Laden Sie das PDF also herunter, bevor Sie die Seite verlassen.

Kann ich online kostenlos eine Rechnung auf dem Smartphone erstellen?

Ja, es handelt sich um eine ganz normale Webseite. Das Speichern funktioniert über die Druck- oder Teilen-Funktion des mobilen Browsers. Sowohl Chrome unter Android als auch Safari unter iOS bieten dort eine PDF-Option an.

Unterstützt der kostenlose Online-Rechnungsgenerator MwSt., USt. und Sales Tax?

Er wendet einen Steuersatz auf die Zwischensumme an und weist die Steuer in einer eigenen Zeile aus, was die gängigen Steuern wie Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und eine einfache Sales Tax abdeckt. Wenn Sie zwei verschiedene Steuersätze auf einer Rechnung benötigen, teilen Sie die Arbeit auf zwei Rechnungen auf oder nutzen Sie das Google Sheets Setup, das in unserem Freelancer-Ratgeber beschrieben wird.

Fazit

Ein kostenloser Rechnungsgenerator sollte vor allem eines gut können: Ihre Daten und Rechnungsposten in ein korrektes, sauberes PDF verwandeln, ohne nach einem Konto zu fragen. Öffnen Sie das Tool, füllen Sie das Formular aus oder beschreiben Sie den Auftrag im KI-Modus, prüfen Sie die Vorschau und starten Sie den Download.

Sobald das PDF gespeichert ist, verschicken Sie es mit einer kurzen E-Mail, tragen es in eine Tabelle ein und überlassen GPT Workspace die wiederkehrenden Rechnungen in Google Docs sowie die Mahnungen in Gmail. Pünktlich bezahlt zu werden beginnt damit, die Rechnung noch am selben Tag zu verschicken.