สิ่งที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ (พร้อมเทมเพลตฟรี)

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่ข้อมูลตกหล่นไปเพียงจุดเดียว มักไม่ใช่สาเหตุของความบังเอิญที่ทำให้ลูกค้าจ่ายเงินล่าช้า แต่มันจะถูกตีกลับโดยทีมบัญชีที่ไม่สามารถทำจ่ายได้ การรู้ว่า สิ่งที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ มีอะไรบ้าง จึงเป็นวิธีป้องกันไม่ให้คุณต้องมานั่งนับหนึ่งใหม่

คู่มือนี้จะครอบคลุม 10 ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ทุกใบ วิธีตั้งระบบรันเลขที่ใบแจ้งหนี้ ข้อกำหนดที่แท้จริงของ UK, EU และ US รวมถึงวิธีเขียนเงื่อนไขการชำระเงิน ในตอนท้ายยังมีเทมเพลตฟรีให้คุณคัดลอกไปใช้ และ โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี ที่ช่วยกรอกข้อมูลให้คุณแบบอัตโนมัติ

โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้นี้พัฒนาโดยทีมงานผู้อยู่เบื้องหลัง GPT Workspace ซึ่งเป็นส่วนขยายของ Chrome ที่นำ ChatGPT, Claude และ Google Gemini เข้ามาผสานการทำงานใน Google Docs, Google Sheets และ Gmail โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งส่วนขยายก็สามารถใช้งานโปรแกรมนี้ได้

สิ่งที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้: 10 ข้อมูลสำคัญที่ขาดไม่ได้

ไม่ว่าคุณจะอยู่ประเทศไหน 10 ข้อนี้คือสิ่งที่จะทำให้ใบแจ้งหนี้สมบูรณ์แบบที่สุด ส่วนข้อกำหนดทางกฎหมายในหัวข้อถัดๆ ไปก็ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของรายการเหล่านี้

1. คำว่า “Invoice” (ใบแจ้งหนี้) ระบุไว้ด้านบนสุด เพื่อไม่ให้สับสนกับใบเสนอราคาหรือใบเสร็จรับเงิน
2. เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน รันตามลำดับ และห้ามนำเลขเดิมกลับมาใช้ใหม่
3. ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของคุณ รวมถึงหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลข VAT หากมี
4. ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า และหมายเลข VAT ของลูกค้าสำหรับลูกค้าธุรกิจในประเทศที่มีการจัดเก็บ VAT
5. วันที่ออกใบแจ้งหนี้ (วันที่คุณออกเอกสาร)
6. วันที่ส่งมอบ วันที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการ หากเป็นคนละวันกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้
7. รายละเอียดของแต่ละรายการ: ระบุว่าเป็นค่าอะไร จำนวนเท่าไร และราคาต่อหน่วยเท่าไร
8. ยอดรวม ยอดส่วนลด อัตราภาษี และจำนวนภาษี โดยแยกแต่ละรายการให้อยู่คนละบรรทัด
9. ยอดรวมสุทธิที่ต้องชำระ พร้อมระบุสกุลเงินให้ชัดเจน
10. เงื่อนไขและวิธีการชำระเงิน: วันครบกำหนดชำระ รายละเอียดบัญชีธนาคารหรือลิงก์สำหรับชำระเงิน และค่าปรับกรณีชำระล่าช้า (ถ้ามี)

นอกจากนี้ยังมีข้อมูลทางเลือกอีก 2 บรรทัดที่จะช่วยลดการถามตอบผ่านอีเมลได้มาก นั่นคือ หมายเลขใบสั่งซื้อ (PO) ของลูกค้า (ถ้ามี) และข้อความสั้นๆ เช่น “ขอขอบคุณ กรุณาชำระเงินภายใน 14 วัน”

เลขที่ใบแจ้งหนี้: วิธีตั้งระบบรันเลขให้รองรับการเติบโต

เลขที่ใบแจ้งหนี้เป็นจุดที่คนมักทำพลาดบ่อยที่สุด ส่วนใหญ่มักจะเริ่มจากเลข 1 แล้วข้ามไปข้ามมา แนะนำให้เลือกรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งตั้งแต่ตอนนี้ แล้วคุณจะไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับมันอีกเลย

3 รูปแบบการรันเลขที่ใช้งานได้จริง

รันตามลำดับ: 0001, 0002, 0003 วิธีนี้เรียบง่าย แต่ก็ทำให้ลูกค้าทุกคนรู้ว่าคุณส่งใบแจ้งหนี้ออกไปแล้วกี่ใบ

อิงตามวันที่: 2026-014 หรือ 20261030-01 จัดเก็บตามปีได้ง่าย และดูไม่ออกว่ามีเลขไหนข้ามไปบ้าง

อิงตามลูกค้า: ACME-007 มีประโยชน์มากเมื่อลูกค้าเจ้าหนึ่งได้รับใบแจ้งหนี้หลายใบ และทีมบัญชีของพวกเขาต้องการค้นหาจากตัวอักษรนำหน้า

กฎเหล็กที่ต้องใช้กับทุกรูปแบบ

ห้ามนำเลขเดิมกลับมาใช้ใหม่เด็ดขาด แม้ว่าใบแจ้งหนี้นั้นจะถูกยกเลิกไปแล้วก็ตาม ให้ใช้วิธีออกใบลดหนี้ (Credit Note) ที่อ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมแทน ซึ่งนี่เป็นสิ่งที่กฎหมาย VAT ของ EU กำหนดไว้สำหรับการแก้ไขเอกสารเช่นกัน

อย่าเริ่มนับ 1 ใหม่ในแต่ละปี ยกเว้นว่าจะมีปีระบุอยู่ในเลขที่ใบแจ้งหนี้ด้วย และควรบันทึกลำดับเลขไว้ในที่เดียวกัน เช่น ในคอลัมน์ของสเปรดชีต เพื่อป้องกันไม่ให้มีการออกเลขซ้ำซ้อนจากการใช้อุปกรณ์หลายเครื่อง

ข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้ในแต่ละประเทศ

ข้อกำหนดทางกฎหมายของใบแจ้งหนี้จะขึ้นอยู่กับประเทศที่คุณจดทะเบียน และดูว่าคุณมีการเรียกเก็บ VAT หรือ GST หรือไม่ ด้านล่างนี้คือข้อมูลอ้างอิงจากแหล่งข้อมูลทางการสำหรับ 3 กรณีที่พบบ่อย

สหราชอาณาจักร (UK)

HMRC ระบุว่าใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมี: เลขที่เอกสารที่ไม่ซ้ำกัน ชื่อบริษัท ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของคุณ ชื่อและที่อยู่บริษัทของลูกค้า รายละเอียดที่ชัดเจนของสิ่งที่คุณเรียกเก็บเงิน วันที่ส่งมอบ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ ยอดเงินที่เรียกเก็บ จำนวน VAT (ถ้ามี) และยอดรวมที่ต้องชำระ (GOV.UK)

ผู้ประกอบการจดทะเบียนพาณิชย์ (Sole traders) จะต้องแสดงชื่อของตนเองและชื่อทางการค้า รวมถึงที่อยู่ที่สามารถจัดส่งเอกสารทางกฎหมายได้หากใช้ชื่อธุรกิจ ส่วนบริษัทจำกัดจะต้องใช้ชื่อบริษัทเต็มตามที่ปรากฏในหนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัท

หากทั้งคุณและลูกค้าจดทะเบียน VAT ทั้งคู่ คุณจะต้องออกใบกำกับภาษี (VAT invoice) ซึ่งจะมีรายละเอียดมากกว่า รวมถึงต้องระบุหมายเลข VAT ของคุณและแยกแสดงยอด VAT อย่างชัดเจน (GOV.UK)

สหภาพยุโรป (EU)

EU มีข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป หน้าข้อมูลการออกใบแจ้งหนี้ของคณะกรรมาธิการยุโรประบุว่าต้องมี วันที่ออกเอกสาร เลขที่เอกสารที่รันตามลำดับและไม่ซ้ำกัน ชื่อเต็มและที่อยู่ของผู้ขายและลูกค้า หมายเลข VAT ของลูกค้าในกรณีที่ลูกค้าเป็นผู้รับผิดชอบภาษี รายละเอียดและจำนวนของสินค้าหรือบริการ ราคาต่อหน่วยที่ไม่รวมภาษี ส่วนลด (ถ้ามี) วันที่ส่งมอบหรือวันที่ชำระเงินหากเป็นคนละวันกัน อัตราและจำนวน VAT และการแยกรายละเอียด VAT ตามอัตราหรือข้อยกเว้น (European Commission)

นอกจากนี้ยังต้องระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ของคุณลงไปด้วย ส่วนใบลดหนี้จะต้องมีการอ้างอิงที่ชัดเจนถึงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับและระบุว่ามีการแก้ไขอะไรบ้าง

ในหน้าเดียวกันยังอธิบายถึงใบกำกับภาษีอย่างย่อที่มีข้อมูล 4 รายการ ได้แก่ วันที่ออกเอกสาร หมายเลข VAT ของผู้ขาย ประเภทของสินค้าหรือบริการ และจำนวน VAT ที่ต้องชำระ ทั้งนี้ การจะออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้หรือไม่และเมื่อใดนั้น ขึ้นอยู่กับประเทศสมาชิกของคุณ ดังนั้นควรตรวจสอบกฎหมายของประเทศนั้นๆ ก่อนนำไปใช้

สหรัฐอเมริกา (US)

ไม่มีกฎหมายของรัฐบาลกลางที่กำหนดรูปแบบหรือข้อมูลในใบแจ้งหนี้ของสหรัฐอเมริกา IRS ถือว่าใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารประกอบสำหรับรายรับรวม การซื้อ และค่าใช้จ่าย และขอให้เอกสารดังกล่าวระบุผู้รับเงิน จำนวนเงิน วันที่ และรายการสินค้าหรือบริการ (IRS)

ในทางปฏิบัติ ข้อมูลสำคัญ 10 ข้อข้างต้นถือเป็นมาตรฐานทั่วไป ส่วนภาษีการขาย (Sales tax) ในพื้นที่ที่มีการบังคับใช้ จะเป็นเรื่องของระดับรัฐและท้องถิ่น โดยให้แสดงแยกเป็นอีกบรรทัดพร้อมระบุอัตราภาษี

ทดลองใช้ GPT Workspace

ใช้งาน ChatGPT, Claude และ Google Gemini ได้โดยตรงใน Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Gmail และ Google Drive โดยไม่ต้องสลับแท็บ

เริ่มต้นใช้งานฟรี

เงื่อนไขการชำระเงิน วันครบกำหนด และค่าปรับล่าช้า

“เงื่อนไขการชำระเงิน” คือบรรทัดที่เปลี่ยนเอกสารธรรมดาให้กลายเป็นการเรียกเก็บเงิน ควรเขียนเป็นวันที่ ไม่ใช่สูตรคำนวณ เช่น “ครบกำหนด 13 พฤศจิกายน 2026” จะชัดเจนกว่าคำว่า “Net 14” ซึ่งลูกค้ากว่าครึ่งอาจต้องไปค้นหาความหมายเอาเอง

ในสหราชอาณาจักร หากไม่มีการตกลงวันที่ชำระเงิน ลูกค้าจะต้องชำระเงินภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับใบแจ้งหนี้ หรือได้รับสินค้าหรือบริการ (GOV.UK) ธุรกิจยังสามารถเรียกเก็บดอกเบี้ยตามกฎหมายสำหรับการชำระเงินล่าช้าทางการค้าในอัตรา 8 เปอร์เซ็นต์บวกกับอัตราดอกเบี้ยพื้นฐานของธนาคารแห่งประเทศอังกฤษ (GOV.UK)

คุณไม่จำเป็นต้องเก็บดอกเบี้ยก็ได้ แต่การระบุไว้ว่าคุณสามารถทำได้ก็เป็นวิธีเตือนความจำที่มีประโยชน์ เขียนแค่บรรทัดเดียวก็พอ เช่น “การชำระเงินล่าช้าอาจมีค่าปรับหรือดอกเบี้ยตามกฎหมาย”

ใส่ช่องทางการชำระเงินไว้ถัดจากเงื่อนไข หากเป็นการโอนเงินผ่านธนาคาร ให้ระบุชื่อบัญชี เลขที่บัญชี และรหัสสาขา หรือ IBAN และ BIC หากเป็นการชำระผ่านบัตรหรือออนไลน์ ให้ใส่ลิงก์ชำระเงิน ลูกค้าจะจ่ายเงินเร็วขึ้นเมื่อไม่ต้องคอยถามว่าต้องจ่ายอย่างไร

แจกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีที่คุณสามารถคัดลอกไปใช้ได้เลย

นี่คือรูปแบบข้อความธรรมดา คุณสามารถคัดลอกไปวางใน Google Docs แล้วแทนที่ข้อความในวงเล็บได้เลย เทมเพลตนี้ครอบคลุม 10 ข้อมูลสำคัญ รวมถึงข้อกำหนดของ UK และ EU ที่กล่าวไปข้างต้น

ใบแจ้งหนี้ (INVOICE)

จาก: [ชื่อธุรกิจของคุณ]
[ที่อยู่]
[อีเมล] · [เบอร์โทรศัพท์]
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี / VAT: [ระบุหมายเลข]

ถึง: [ชื่อบริษัทลูกค้า]
[ชื่อผู้ติดต่อ]
[ที่อยู่]
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีลูกค้า: [ระบุหมายเลข ถ้ามี]

เลขที่ใบแจ้งหนี้: [2026-014]
วันที่ออกใบแจ้งหนี้: [30 ต.ค. 2026]
วันที่ส่งมอบ: [1 ถึง 24 ต.ค. 2026]
วันครบกำหนดชำระ: [13 พ.ย. 2026]
หมายเลข PO: [ถ้ามี]

รายละเอียด                   จำนวน    ราคาต่อหน่วย    จำนวนเงิน
[ค่าออกแบบ, วัน]                 3        600.00   1,800.00
[ค่าภาพสต็อก]                   1         85.00      85.00

ยอดรวม                                            1,885.00
ส่วนลด                                                0.00
VAT 20%                                             377.00
ยอดรวมสุทธิ (USD)                                   2,262.00

การชำระเงิน: โอนเงินเข้าบัญชี [ชื่อบัญชี], [IBAN], [BIC]
เงื่อนไข: กรุณาชำระเงินภายใน 14 วัน การชำระเงินล่าช้าอาจมีค่าปรับตามกฎหมาย
ขอขอบคุณ

หากคุณไม่อยากพิมพ์ใหม่ โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี มีช่องข้อมูลหลักให้คุณกรอกในรูปแบบฟอร์ม พร้อมคำนวณยอดรวม ภาษี และยอดสุทธิให้เสร็จสรรพ สามารถดาวน์โหลดเป็น PDF ได้โดยไม่ต้องสมัครสมาชิก นอกจากนี้ยังมีโหมด AI ที่รองรับการพิมพ์ประโยคคำสั่ง เช่น “ค่าออกแบบ 3 วันสำหรับ Acme วันละ $600, VAT 20%, ครบกำหนด 14 วัน” แล้วระบบจะกรอกรายการสินค้า ภาษี และวันครบกำหนดให้คุณโดยอัตโนมัติ

สำหรับเวอร์ชัน Google Docs หรือ Google Sheets ที่มีสูตรคำนวณ รวมถึงวิธีใช้แถบเครื่องมือ GPT Workspace เพื่อร่างใบแจ้งหนี้จากคำสั่ง Prompt สามารถดูได้ที่ วิธีทำใบแจ้งหนี้สำหรับฟรีแลนซ์ และถ้าคุณต้องการสรุปขั้นตอนทั้งหมดแบบสั้นๆ ภายใน 2 นาที ลองอ่าน วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ PDF ด้วยโปรแกรมฟรี

5 ข้อผิดพลาดที่ทำให้ได้เงินช้า

ปัญหาการจ่ายเงินล่าช้าส่วนใหญ่มักเริ่มต้นจากตัวใบแจ้งหนี้เอง และนี่คือ 5 ข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยที่สุด

ส่งใบแจ้งหนี้ไปให้คนที่ลาออกไปแล้ว หรือส่งให้ผู้จัดการโปรเจกต์แทนที่จะเป็นฝ่ายบัญชี (Accounts Payable) ควรสอบถามให้แน่ใจก่อนว่าใครคือผู้รับผิดชอบเรื่องใบแจ้งหนี้ก่อนที่คุณจะส่งใบแรกไป

ลืมใส่หมายเลขใบสั่งซื้อ (PO) บริษัทใหญ่ๆ หลายแห่งไม่สามารถทำจ่ายใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีหมายเลข PO ได้ ไม่ว่าข้อมูลส่วนอื่นจะถูกต้องแค่ไหนก็ตาม

ยอดรวมผิดพลาดจากการปัดเศษ ซึ่งมักเกิดจากการคำนวณภาษีจากยอดรวมที่พิมพ์ด้วยมือ ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของสูตรคำนวณหรือโปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ดีกว่า บทความ วิธีใช้ AI ใน Google Sheets จะแสดงสูตรและคำสั่ง Prompt ของ GPT Workspace ที่ช่วยจัดการชีตเรียกเก็บเงินให้ถูกต้อง

ไม่ได้ระบุวันครบกำหนดชำระ ทำให้เกิดการต่อรองว่า “คุณส่งมาเมื่อไหร่นะ?” ดังนั้น ควรระบุวันที่ให้ชัดเจนเสมอ

ไม่มีการติดตามทวงถาม การส่งอีเมลเตือนอย่างสุภาพในวันครบกำหนด และส่งอีเมลที่จริงจังขึ้นในอีกสองสัปดาห์ต่อมา จะช่วยให้คุณได้รับเงินตามใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ บทความ คำสั่ง Prompt ให้ AI เขียนอีเมลสำหรับ Gmail ของเรามีตัวอย่างให้ทั้งสองแบบ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บทสรุป

สิ่งที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้สรุปได้เป็น 10 ข้อมูลสำคัญ ได้แก่ หัวเอกสาร เลขที่เอกสารที่ไม่ซ้ำกัน รายละเอียดของทั้งสองฝ่าย วันที่สองรายการ (วันที่ออกและวันที่ส่งมอบ) รายละเอียดสินค้าหรือบริการ การแยกรายละเอียดภาษี ยอดรวม และเงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจน หากเพิ่มหมายเลข VAT และหมายเลข PO ในกรณีที่จำเป็นเข้าไปด้วย ใบแจ้งหนี้ของคุณก็จะผ่านฉลุยสำหรับทีมบัญชีทุกแห่ง

คัดลอกเทมเพลตด้านบนไปใช้ หรือให้ โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี สร้างไฟล์ PDF ให้คุณก็ได้ ส่วนการทำใบแจ้งหนี้รายเดือนใน Google Docs และ Google Sheets นั้น GPT Workspace สามารถช่วยร่างใบแจ้งหนี้จากคำสั่ง Prompt และจัดการรายชื่อลูกค้าของคุณให้เป็นระเบียบได้ง่ายๆ