โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี: สร้างไฟล์ PDF ใน 2 นาที

งานเสร็จแล้ว ลูกค้าแฮปปี้ แต่สิ่งเดียวที่ขวางกั้นระหว่างคุณกับเงินค่าจ้างก็คือเอกสารที่คุณยังไม่ได้ทำ โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี จะเปลี่ยนเรื่องน่าปวดหัวนี้ให้กลายเป็นงานง่ายๆ ใน 2 นาทีผ่านเบราว์เซอร์: แค่พิมพ์ข้อมูลของคุณและรายการสินค้า ดูพรีวิวที่อัปเดตแบบเรียลไทม์ แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF ได้เลย

การเปิด Word มัวแต่หาไฟล์ของเดือนที่แล้วแล้วมานั่งพิมพ์ที่อยู่ใหม่เป็นวิธีที่ช้าเกินไป คู่มือนี้จะพาคุณไปใช้งาน โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้บน gpt.space พร้อมโชว์ฟีเจอร์โหมด AI ที่ช่วยกรอกแบบฟอร์มให้จากคำสั่งแค่ประโยคเดียว และแนะนำสิ่งที่คุณควรทำต่อหลังจากบันทึกใบแจ้งหนี้เสร็จแล้ว

เครื่องมือนี้พัฒนาโดยทีมงานผู้อยู่เบื้องหลัง GPT Workspace ซึ่งเป็นส่วนขยายของ Chrome ที่นำเอา ChatGPT, Claude และ Google Gemini เข้ามาผสานรวมไว้ใน Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Gmail และ Google Drive โดยตัวโปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้นี้สามารถใช้งานได้ทันที ไม่ต้องติดตั้งส่วนขยายและไม่ต้องสร้างบัญชี

โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีที่ดีควรเป็นอย่างไร

เว็บไซต์ทำใบแจ้งหนี้ “ฟรี” ส่วนใหญ่มักจะมีลูกเล่นแอบแฝงอยู่สองแบบ ไม่ไฟล์ PDF ติดลายน้ำจนกว่าคุณจะยอมจ่ายเงิน ก็ปุ่มดาวน์โหลดถูกซ่อนไว้หลังหน้าสมัครสมาชิกที่จะคอยส่งอีเมลสแปมหาคุณไปเป็นปีๆ

แต่ โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี บน gpt.space ไม่มีข้อผูกมัดเหล่านั้น ไม่ต้องสมัครบัญชี ไม่มีลายน้ำ และไม่ต้องอัปโหลดข้อมูลใดๆ ทั้งแบบฟอร์ม พรีวิว และไฟล์ PDF จะทำงานและประมวลผลอยู่แค่ในแท็บเบราว์เซอร์ของคุณเท่านั้น ข้อมูลที่คุณพิมพ์จะไม่ถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์เลย

ประเด็นสุดท้ายนี้สำคัญกว่าที่คิด เพราะใบแจ้งหนี้มีทั้งที่อยู่ของคุณ ที่อยู่ของลูกค้า ข้อมูลบัญชีธนาคาร และราคา ซึ่งเป็นข้อมูลส่วนตัวที่คุณคงไม่อยากให้ไปตกอยู่ในฐานข้อมูลของคนแปลกหน้าแน่นอน

และนี่คือสิ่งที่คุณจะได้รับจากเครื่องมือนี้:

• ใส่ข้อมูลธุรกิจของคุณ ข้อมูลลูกค้า เลขที่ใบแจ้งหนี้ และวันที่ได้สองแบบ (วันที่ออกและวันครบกำหนด)
• เพิ่มรายการสินค้าพร้อมระบุจำนวน ราคาต่อหน่วย และคำนวณยอดรวมให้อัตโนมัติ
• กำหนดอัตราภาษี (VAT, GST หรือภาษีการขาย) ที่คำนวณจากยอดรวมย่อยและแสดงแยกเป็นอีกบรรทัดให้เห็นชัดเจน
• ตัวเลือกสกุลเงินที่ปรับรูปแบบตัวเลขให้เข้ากับทุกยอดเงิน ตั้งแต่ USD, EUR ไปจนถึง THB และ JPY
• พรีวิวดูตัวอย่างได้แบบเรียลไทม์ พร้อมปุ่มดาวน์โหลดเป็น PDF

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์ฟรี: ทำตามได้ทีละขั้นตอน

ใช้เวลาแค่ 2 นาทีจริงๆ ถ้าคุณมีข้อมูลของลูกค้าเตรียมไว้พร้อมแล้ว มาดูขั้นตอนทั้งหมดกันเลย

ขั้นตอนที่ 1: เปิดโปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้

เข้าไปที่ โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ หน้าเว็บจะแสดงผลเป็นสองคอลัมน์: ด้านซ้ายคือแบบฟอร์ม ส่วนด้านขวาคือพรีวิว (ถ้าเปิดบนมือถือจะเรียงซ้อนกันบนล่าง)

ขั้นตอนที่ 2: กรอกข้อมูลของคุณ

ใส่ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และอีเมลของคุณ หากคุณเป็นผู้ประกอบการอิสระ (ฟรีแลนซ์) ให้ใช้ชื่อจริงของคุณร่วมกับชื่อทางการค้า เพราะในหลายๆ ประเทศมักจะกำหนดให้ระบุทั้งสองชื่อนี้ลงในใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มข้อมูลลูกค้า

พิมพ์ชื่อบริษัทลูกค้า ข้อมูลติดต่อ และที่อยู่ สำหรับลูกค้าธุรกิจในสหภาพยุโรป (EU) หรือสหราชอาณาจักร (UK) อย่าลืมใส่หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (VAT number) ของพวกเขาด้วย เพราะมีผลต่อกฎการเสียภาษีแบบ Reverse-charge

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดเลขที่และวันที่

ตั้งเลขที่ใบแจ้งหนี้ให้ไม่ซ้ำกันและเรียงตามลำดับ เช่น 2026-014 จากนั้นกำหนดวันที่ออกเอกสารและวันครบกำหนดชำระเงิน การใช้เลขที่เอกสารแบบไม่ซ้ำกันถือเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายใน UK และ EU และเป็นมาตรฐานการทำงานสากลทั่วไป ดังที่อธิบายไว้ในบทความ สิ่งที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนที่ 5: ใส่รายการสินค้า ภาษี และสกุลเงิน

เพิ่มรายการบริการหรือสินค้าบรรทัดละ 1 รายการ: ระบุรายละเอียด จำนวน และราคาต่อหน่วย คอลัมน์ยอดรวม ยอดรวมย่อย บรรทัดภาษี และยอดสุทธิจะอัปเดตอัตโนมัติในขณะที่คุณพิมพ์ และหากคุณเปลี่ยนสกุลเงิน ตัวเลขทั้งหมดก็จะถูกปรับรูปแบบใหม่ในพริบตา

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบพรีวิวและดาวน์โหลด

ลองอ่านพรีวิวดูสักรอบโดยสวมบทบาทว่าคุณเป็นลูกค้า จากนั้นคลิกปุ่ม Download PDF เลือก “Save as PDF” ในหน้าต่างการพิมพ์ที่เด้งขึ้นมา แล้วบันทึกไฟล์ได้เลย

หน้าต่างการพิมพ์นี้เป็นแบบเดียวกับที่ Chrome ใช้พิมพ์หน้าเว็บทั่วไป ดังนั้นคุณสามารถใช้เทคนิคเดียวกับใน คู่มือแปลง Markdown เป็น PDF ของเราได้เลย: คงค่าระยะขอบ (margins) ไว้ตามค่าเริ่มต้น และปิดการแสดงหัวกระดาษและท้ายกระดาษ (headers and footers) หากเบราว์เซอร์ของคุณมีการแทรกลิงก์ URL เข้ามา

โหมด AI: อธิบายงานที่ทำด้วยประโยคเดียว

การมานั่งพิมพ์รายการทีละบรรทัดเป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างเสียเวลา โดยเฉพาะเมื่องานของคุณมีการคิดเงินปะปนกันทั้งแบบรายวัน รายชั่วโมง และค่าใช้จ่ายจิปาถะ โหมด AI จะเข้ามาแทนที่ความยุ่งยากนี้ด้วยการพิมพ์แค่ประโยคเดียว

สลับไปใช้โหมด AI แล้วพิมพ์สิ่งที่คุณทำลงไป เช่น: “งานออกแบบ 3 วันให้บริษัท Acme วันละ $600, VAT 20%, ครบกำหนดชำระใน 14 วัน” ตัวโปรแกรมจะแปลงข้อความนี้ให้กลายเป็นรายการงาน 3 วันในราคา 600 ตั้งค่าภาษีเป็น 20 เปอร์เซ็นต์ และกำหนดวันครบกำหนดชำระเงินเป็นอีก 2 สัปดาห์นับจากวันนี้ให้ทันที

คุณสามารถระบุรายละเอียดได้มากเท่าที่ต้องการ เช่น “คอนเซปต์โลโก้ 2 แบบ แบบละ 450, แก้ไขงาน 1 รอบ 300, บวกค่ารูปสต็อก 85, ไม่มีภาษี” ระบบก็จะสร้างรายการให้ 3 บรรทัดพร้อมระบุภาษีเป็นศูนย์

ทุกอย่างที่ AI กรอกให้ยังสามารถแก้ไขได้ตามปกติ คุณอาจใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อร่างข้อมูลแบบเร็วๆ ก่อน จากนั้นค่อยมาปรับราคาหรือเปลี่ยนชื่อรายการในแบบฟอร์มปกติให้เป๊ะขึ้นก่อนกดดาวน์โหลด

ทดลองใช้ GPT Workspace

ใช้งาน ChatGPT, Claude และ Google Gemini ได้โดยตรงใน Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Gmail และ Google Drive โดยไม่ต้องสลับแท็บไปมา

เริ่มต้นใช้งานฟรี

โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์ฟรี vs Word, Excel และแอปทำใบแจ้งหนี้

โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้บนเบราว์เซอร์ไม่ใช่ตัวเลือกเดียวที่มี และอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่เหมาะกับทุกคนเสมอไป ลองมาดูเปรียบเทียบกับอีกสามทางเลือกที่คนส่วนใหญ่มักจะนึกถึงกัน

Word และ Google Docs ชนะเลิศในเรื่องการจัดหน้าตาเอกสาร แต่สอบตกเรื่องการคำนวณ: ยอดรวมทุกตัวคือตัวเลขที่คุณต้องพิมพ์เอง และถ้าพิมพ์ผิดก็หมายความว่าคุณต้องส่งเอกสารใหม่ให้ลูกค้า ส่วนสเปรดชีต (Spreadsheets) จะช่วยแก้ปัญหาเรื่องการคำนวณและรองรับลูกค้าได้เป็นสิบๆ ราย นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมบทความ วิธีทำใบแจ้งหนี้สำหรับฟรีแลนซ์ ของเราถึงแนะนำการตั้งค่า Google Sheets ให้คำนวณยอดรวมแบบอัตโนมัติ

แอปทำใบแจ้งหนี้จะคุ้มค่าก็ต่อเมื่อคุณต้องการระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ การรับชำระเงินผ่านบัตรเครดิตบนใบแจ้งหนี้ หรือการดึงข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณ แต่ถ้าคุณยังไม่ต้องการฟีเจอร์เหล่านั้น โปรแกรมทำใบแจ้งหนี้ ฟรีที่สร้างไฟล์ PDF ดูสะอาดตาก็เพียงพอต่อการใช้งานแล้ว

หลังดาวน์โหลดเสร็จ: การส่ง การติดตาม และการทำใบแจ้งหนี้ซ้ำ

การได้ไฟล์ PDF มานั้นเป็นเรื่องง่าย แต่สิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังจากนี้ต่างหากที่จะเป็นตัวตัดสินว่าคุณจะได้เงินตรงเวลาหรือไม่

ส่งอีเมลให้สั้นและชัดเจน

แนบไฟล์ PDF ไปกับอีเมลและเขียนข้อความให้กระชับไม่เกินสามบรรทัด: ระบุว่าใบแจ้งหนี้นี้เป็นค่าอะไร ยอดเงินเท่าไหร่ และครบกำหนดเมื่อไหร่ หากทีมบัญชีของลูกค้าต้องการเลขที่ใบสั่งซื้อ (PO) ให้ใส่ไว้ในหัวข้ออีเมลและในใบแจ้งหนี้ด้วย

ถ้าคุณต้องเขียนอีเมลแบบนี้บ่อยๆ GPT Workspace สามารถช่วยร่างอีเมลตอบกลับและอีเมลติดตามงานได้โดยตรงใน Gmail จากคำสั่งสั้นๆ แค่บรรทัดเดียว คู่มือการใช้ AI เขียนอีเมลสำหรับ Gmail ของเรามีตัวอย่างคำสั่ง (Prompts) สำหรับการส่งอีเมลเตือนความจำแบบสุภาพในวันที่ 30 และแบบที่จริงจังขึ้นในวันที่ 45

บันทึกข้อมูลเก็บไว้เสมอ

บันทึกไฟล์ PDF ไว้ในโฟลเดอร์ที่ตั้งชื่อตามปี และจดบันทึกเลขที่เอกสาร ชื่อลูกค้า ยอดเงิน และวันครบกำหนดชำระลงในสเปรดชีต บันทึกนี้คือสิ่งที่คุณจะต้องใช้ตรวจสอบเวลาที่ลูกค้าบอกว่าจ่ายเงินแล้ว และเป็นสิ่งที่นักบัญชีของคุณจะต้องเรียกดูในช่วงยื่นภาษี

ใน Google Sheets แถบเครื่องมือด้านข้างของ GPT Workspace สามารถช่วยจัดระเบียบรายการเหล่านั้นให้คุณได้ เช่น แยก “Acme Ltd, London” ออกเป็นสองคอลัมน์ หรือร่างสรุปยอดใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ ดู วิธีใช้ AI ใน Google Sheets สำหรับสูตรและคำสั่งต่างๆ

ทำใบแจ้งหนี้ซ้ำใน Google Docs

สำหรับลูกค้าที่คุณต้องเรียกเก็บเงินทุกเดือน การใช้เทมเพลตใน Google Docs ย่อมดีกว่าการมานั่งกรอกฟอร์มใหม่ทุกครั้ง เพียงติดตั้งส่วนขยาย เปิด Google Docs ขึ้นมา แล้วสั่งงานผ่านแถบด้านข้างว่า “ร่างใบแจ้งหนี้ให้ Acme สำหรับเดือนตุลาคม: ค่าที่ปรึกษา 12 ชั่วโมง ชั่วโมงละ $150, VAT 20%, ครบกำหนดใน 30 วัน” จากนั้นก็แค่ปรับจำนวนชั่วโมงในแต่ละเดือนแล้วดาวน์โหลดเป็น PDF ได้เลย

ติดตั้ง GPT Workspace ใน Chrome หรืออ่านรีวิวบน Chrome Web Store ก่อนตัดสินใจได้เลย ไม่ว่าคุณจะเลือกทางไหน โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ก็ยังคงใช้งานได้ฟรีเสมอ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บทสรุป

โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีควรทำหน้าที่หลักเพียงอย่างเดียวให้ดีที่สุด นั่นคือการเปลี่ยนข้อมูลและรายการสินค้าของคุณให้กลายเป็นไฟล์ PDF ที่ถูกต้องและดูสะอาดตา โดยไม่ต้องบังคับให้สร้างบัญชี เพียงแค่เปิด เครื่องมือนี้ กรอกแบบฟอร์มหรืออธิบายงานในโหมด AI ตรวจสอบพรีวิว แล้วกดดาวน์โหลดได้เลย

เมื่อบันทึกไฟล์ PDF เสร็จแล้ว ให้ส่งแนบไปกับอีเมลสั้นๆ จดบันทึกข้อมูลลงในสเปรดชีต และปล่อยให้ GPT Workspace จัดการเรื่องการทำใบแจ้งหนี้ซ้ำใน Google Docs รวมถึงการส่งอีเมลแจ้งเตือนใน Gmail การจะได้รับเงินตรงเวลา เริ่มต้นจากการส่งใบแจ้งหนี้ให้เสร็จตั้งแต่วันนี้นี่แหละ